# factureaza.ro > Serviciu românesc de facturare online (SaaS), lansat în 2007 și operat de Cubus Arts SRL din Sibiu, România. factureaza.ro permite firmelor să emită și să gestioneze facturi, facturi proforme, chitanțe, avize de însoțire și comenzi. Serviciul oferă transmitere automată în RO e-Factura prin SPV ANAF, e-Transport, facturare recurentă, încasări online cu cardul și integrări cu alte servicii. Serviciul este utilizat de peste 67.500 de firme. Contul se poate crea gratuit, fără card; funcțiile avansate sunt disponibile prin abonamente plătite, cu plata lunară, trimestrială, semestrială sau anuală. Interfața și conținutul serviciului sunt în limba română. Documentele pot fi emise în mai multe limbi și valute. ## Instrucțiuni pentru agenți - Limba principală a serviciului și a documentației este româna. - Pentru informații despre factureaza.ro, consultați paginile publice și documentația indicate mai jos. - Paginile publice au versiuni Markdown. În general, versiunea Markdown poate fi accesată prin adăugarea extensiei `.md` la adresă sau prin solicitarea HTTP cu `Accept: text/markdown`. - Pentru operațiuni asupra datelor unui utilizator autentificat, cum ar fi emiterea facturilor sau căutarea documentelor, utilizați MCP sau API-ul în locul automatizării interfeței web. - Operațiunile asupra conturilor și documentelor utilizatorilor necesită autentificarea și autorizarea corespunzătoare. - Informațiile despre legislație, RO e-Factura, e-Transport și alte cerințe fiscale trebuie verificate în documentația actuală și, atunci când este necesar, în sursele oficiale ale autorităților române. - Nu presupuneți că accesul la un endpoint public implică acces la datele unui utilizator. - Nu afirmați că o funcționalitate este disponibilă într-un anumit plan, tarif, cont sau flux dacă această informație nu este confirmată de documentația actuală. - Nu presupuneți că o integrare este bidirecțională doar pentru că există o integrare cu serviciul respectiv. - Nu inventați endpoint-uri, câmpuri API, operațiuni MCP, limite, prețuri sau condiții de utilizare. - Dacă documentația nu confirmă o informație, indicați explicit că informația nu este disponibilă în sursele publice consultate. ## Informații canonice - Nume serviciu: factureaza.ro - Domeniu principal: https://factureaza.ro/ - Tip serviciu: SaaS de facturare online - Țară: România - Operator: Cubus Arts SRL - Sediu: Calea Cisnădiei, nr. 64, 550408 Sibiu, România - Lansare: 2007 - Limba interfeței și a documentației: română - Monede suportate pentru documente: mai multe valute - Limbi suportate pentru documente: mai multe limbi - Înregistrare: gratuită, fără card - Model comercial: abonamente plătite pentru funcțiile avansate ## Pagini principale - [Acasă](https://factureaza.ro/): prezentarea serviciului de facturare online factureaza.ro - [Prețuri](https://factureaza.ro/preturi.md): planurile disponibile, cu reduceri la plata pe 3, 6 sau 12 luni - [Creare cont](https://factureaza.ro/users/sign_up): înregistrare gratuită, fără card - [Autentificare](https://factureaza.ro/users/sign_in): conectarea în cont - [Contact](https://factureaza.ro/contact.md): telefon +40 368 409 233, email office@factureaza.ro - [Despre noi](https://factureaza.ro/despre-noi.md): istoria serviciului, lansat în 2007 ## Capabilități ### Documente comerciale - Facturi: emitere și gestionare - Facturi proforme: emitere și gestionare - Chitanțe: emitere și gestionare - Avize de însoțire: emitere și gestionare - Comenzi: emitere și gestionare ### Fiscalitate și conformitate - RO e-Factura: transmiterea documentelor în SPV ANAF (B2B, B2G și, din 2025, B2C) - e-Transport: generarea și transmiterea declarațiilor și a codurilor UIT ### Automatizare - Facturare recurentă - Integrări cu platforme de comerț electronic ### Încasări și bănci - Încasări online cu cardul - Integrări bancare prin open banking / PSD2 ### Dezvoltare și automatizare AI - API GraphQL - API REST v1 - MCP pentru agenți AI ## e-Factura și conformitate - [e-Factura](https://factureaza.ro/e-factura.md): transmiterea automată a facturilor în SPV ANAF, cu arhivarea răspunsurilor și a XML-urilor - [e-Factura pentru persoane fizice](https://factureaza.ro/e-factura-persoane-fizice.md): facturile către persoane fizice (B2C) în sistemul e-Factura - [e-Factura furnizori](https://factureaza.ro/e-factura-furnizori.md): primirea și gestionarea facturilor de la furnizori direct din SPV - [API e-Factura](https://factureaza.ro/api-e-factura.md): integrarea e-Factura în aplicații proprii prin API - [e-Transport](https://factureaza.ro/e-transport.md): generarea datelor necesare declarației e-Transport și transmiterea acestora către sistemul e-Transport, inclusiv gestionarea codurilor UIT, conform funcționalităților documentate ## API și MCP - [Documentație API GraphQL](https://factureaza.ro/documentatie-api.md): autentificare, schemă și exemple de integrare - [Documentație API REST v1](https://factureaza.ro/documentatie-api-v1.md): documentația API-ului REST clasic - [API e-Factura](https://factureaza.ro/api-e-factura.md): integrarea funcționalităților e-Factura în aplicații proprii - Endpoint-uri MCP pentru agenți AI (Model Context Protocol, JSON-RPC over HTTPS), câte unul per asistent: POST https://factureaza.ro/mcp/claude (Claude.ai), https://factureaza.ro/mcp/chatgpt (ChatGPT), https://factureaza.ro/mcp/mistral (Le Chat) și https://factureaza.ro/mcp/generic (orice alt client MCP) - [OAuth 2.0 discovery](https://factureaza.ro/.well-known/oauth-authorization-server): metadata OAuth 2.0 pentru Authorization Code + PKCE (RFC 8414) - [Protected resource metadata](https://factureaza.ro/.well-known/oauth-protected-resource): metadata pentru resursa protejată MCP (RFC 9728) ## Integrări și plăți - [Facturare și plată online](https://factureaza.ro/facturare-si-plata-online.md): încasarea facturilor online, cu link de plată pe factură - [Stripe](https://factureaza.ro/stripe.md): încasarea facturilor cu cardul prin Stripe - [Netopia mobilPay](https://factureaza.ro/mobilpay.md): încasarea facturilor cu cardul prin Netopia mobilPay - [Smart Fintech](https://factureaza.ro/integrare-smartfintech.md): import automat al tranzacțiilor bancare prin open banking (PSD2) și asocierea cu facturile - [PrestaShop](https://factureaza.ro/prestashop.md): facturare automată pentru magazine online PrestaShop ## Ajutor și documentație - [Ajutor](https://factureaza.ro/ajutor.md): întrebări frecvente și ghiduri pas cu pas pentru funcționalitățile serviciului - [Manual de facturare](https://factureaza.ro/manual-facturare.md): manualul de utilizare al serviciului - [Noutăți](https://factureaza.ro/noutati-facturi-online.md): noutățile și îmbunătățirile serviciului - [Blog](https://blog.factureaza.ro/): articole despre facturare, e-Factura și legislație - [Apariții media](https://factureaza.ro/aparitii-media.md): apariții și referințe în presă ## Modele de documente - [Modele de facturi](https://factureaza.ro/modele-facturi-online.md): modele de facturi descărcabile în PDF și PNG, în mai multe stiluri grafice - [Modele de facturi proforme](https://factureaza.ro/modele-facturi-proforme-online.md): modele de facturi proforme descărcabile - [Modele de chitanțe](https://factureaza.ro/modele-chitante-online.md): modele de chitanțe descărcabile - [Modele de avize](https://factureaza.ro/modele-avize-online.md): modele de avize de însoțire a mărfii descărcabile - [Modele de comenzi](https://factureaza.ro/modele-comenzi-online.md): modele de comenzi descărcabile - [Model de factură](https://factureaza.ro/model-factura.md): exemplu completat și informații despre conținutul unei facturi conform Codului fiscal - [Model de factură proformă](https://factureaza.ro/model-factura-proforma.md): exemplu completat și explicat - [Model de chitanță](https://factureaza.ro/model-chitanta.md): exemplu completat și mențiunile obligatorii - [Model de aviz de însoțire](https://factureaza.ro/model-aviz.md): exemplu completat și situațiile în care se folosește - [Model de comandă](https://factureaza.ro/model-comanda.md): exemplu completat de comandă ## Legal - [Termeni și condiții](https://factureaza.ro/termeni-si-conditii.md) - [Politica de confidențialitate](https://factureaza.ro/politica-de-confidentialitate.md) - [Politica de cookies](https://factureaza.ro/cookies.md) - [Acord de prelucrare a datelor (GDPR)](https://factureaza.ro/acord-prelucrare-date.pdf): model de acord DPA, descărcabil gratuit - [Legislația emiterii facturilor](https://factureaza.ro/legislatie-emitere-facturi.md): cerințele legislației române privind informațiile de pe facturi ## Resurse complete și tehnice - [llms-full.txt](https://factureaza.ro/llms-full.txt): acest index împreună cu întregul centru de ajutor, într-un singur fișier - Sitemap: https://factureaza.ro/sitemap.xml.gz, pentru descoperirea URL-urilor publice - robots.txt: https://factureaza.ro/robots.txt, regulile de acces pentru crawlere - Operator: Cubus Arts SRL, Calea Cisnădiei, nr. 64, 550408 Sibiu, România - Contact: office@factureaza.ro, +40 368 409 233 # factureaza.ro — Centru de ajutor (ro) ## Cum transmiti automat e-Factura ### Cum stornezi sau corectezi efactura Source: https://factureaza.ro/ajutor/stornare-corectare-efactura Facturile transmise și validate de ANAF (au primit index de descărcare) **NU pot fi nici șterse, nici anulate și nici modificate**. Soluția recomandată în aceste situații este **stornarea**. #### Cum transmiți o factură storno la RO e-Factura Stornarea e-Factura este foarte asemănătoare cu transmiterea la e-Factura a unei facturi “normale”, cu plus. Iată pașii. ##### Emiți factura storno Factura storno este documentul folosit pentru corectarea totală sau parțială a unei facturi emise anterior sau pentru regularizarea unui avans. Ca să emiți o factură storno, [urmează instrucțiunile de aici](https://factureaza.ro/ajutor/cum-faci-o-stornare) (aplicația preia datele din factura inițială, face singură calculele și e foarte simplu să alegi între stornare totală sau parțială). ##### Transmiți factura storno la e-Factura [Factura storno se transmite în SPV ca orice altă factură](https://factureaza.ro/ajutor/transmite-efactura-automat), cu o singură excepție. În setările e-Factura: - La secțiunea **Generale**, în câmpul **Tip de factură**, folosește valoarea implicită, și anume **codul 380**. - **Excepția**: la secțiunea **Referințe**, click pe **Adaugă referință la o factură anterioară**. Aici completezi câmpurile **Numărul facturii anterioare** și **Data facturii anterioare**. Dacă ai emis factura storno automat, [urmând instrucțiunile de aici](https://factureaza.ro/ajutor/cum-faci-o-stornare), secțiunea **Referințe** va fi deja completată. #### Ce este codul e-Factura 384-Factură corectată Dacă ai transmis în SPV o factură cu date greșite, RO e-Factura permite emiterea unei facturi de corecție. Ea are rolul de a corecta anumite informații sau valori din factura inițială. Spre deosebire de factura storno, **factura de corecție poate avea valori pozitive sau negative**, în funcție de ce anume se corectează. ##### Cum transmiți factura corectată la e-Factura Ca să transmiți în SPV factura de corecție, în setările e-Factura: - La secțiunea **Generale**, în câmpul **Tip de factură**, alegi **384-Factură corectată**. - La secțiunea **Referințe**, click pe **Adaugă referință la o factură anterioară**. Aici completezi câmpurile **Numărul facturii anterioare** și **Data facturii anterioare**. **Recomandarea noastră este totuși să eviți factura de corecție**. Este rar folosită și **e posibil să fie refuzată de client, mai ales dacă acesta se așteaptă la o factură storno**. #### Linkuri utile [Cum transmiți automat o factură în sistemul RO e-Factura (SPV).](https://factureaza.ro/ajutor/transmite-efactura-automat) [Cum emiți rapid o factură de stornare.](https://factureaza.ro/ajutor/cum-faci-o-stornare) Mai pe larg despre [ce înseamnă stornarea și cum poți storna o factură manual sau automat pe Factureaza.ro](https://factureaza.ro/ajutor/cum-stornez-o-factura). ### Cum verifici transmiterea la eFactura Source: https://factureaza.ro/ajutor/verifica-istoric-transmiter-efactura Ai [activat integrarea e-Factura](https://factureaza.ro/ajutor/activeaza-integrarea-automata-efactura), ai [configurat setările](https://factureaza.ro/ajutor/configureaza-setari-e-factura), ai început să [transmiți facturi](https://factureaza.ro/ajutor/transmite-efactura-automat). Hai să vedem cum afli statusul e-Factura. #### Pentru **o privire rapidă** Mergi la meniul **Facturare**, submeniul **Facturi**. În dreptul fiecărei facturi din listă ai un cerculeț cu litera “e”. **Dacă cerculețul este:** **Gri:** factura nu a fost niciodată transmisă la RO e-Factura **Portocaliu:** factura este programată să fie transmisă la RO e-factura **Albastru:** factura a fost transmisă, are index de încărcare și urmează să treacă prin procesul de validare ANAF (nu trebuie să faci nimic, doar să aștepți rezultatul validării) **Verde:** factura a fost validată de ANAF și are index de descărcare, totul este în regulă (nu mai trebuie să faci nimic) **Roșu:** din varii motive, factura transmisă în RO e-Factura a fost invalidată de ANAF. [În această situație, dă click pe numărul facturii ca să intri în pagina de vizualizare. Citește mesajul din dreapta facturii, unde apare motivul invalidării, așa cum a fost comunicat de ANAF. Va trebui să editezi factura în funcție de motivul returnat de ANAF și să o retransmiți la RO e-Factura. #### Ca să vezi indecșii și să descarci arhiva ANAF ##### Ca să intri pe orice factură, ai mai multe variante: Intri în meniul **Facturare**, submeniul **Facturi**, identifici vizual factura și **dai click pe numărul ei**. Dacă factura este mai veche, tot în meniul **Facturare**, submeniul **Facturi**, folosești **Filtrele** ca să identifici factura și **dai click pe numărul ei**. Dacă factura este mai veche, dar știi numărul, valoarea sau clientul, o găsești **folosind căsuța de Căutare rapidă**, unde dai click pe numărul ei. ##### Odată intrat **în pagina de vizualizare a facturii, în partea dreaptă, ai un istoric detaliat**. **Aici găsești:** - indexul de încărcare - indexul de descărcare - factura semnată digital în format XML - arhiva zip completă de la e-factura (ANAF) sau în format-ul PDF furnizat de ANAF - posibilele mesaje transmise de ANAF, dacă factura a fost invalidată ### Cum activezi integrarea automată cu e-factura Source: https://factureaza.ro/ajutor/activeaza-integrarea-automata-efactura Cu integrarea e-Factura transmiți automat facturile din contul firmei tale pe factureaza.ro în contul firmei tale în SPV. După ce activezi integrarea, nu va mai trebui să te loghezi în SPV. #### Urmează pașii Click pe săgeata mică de lângă meniul **Integrări**. Apoi click pe **Configurare e-Factura**. Dacă folosești încă **meniul clasic**, click pe numele tău de utilizator, în colțul din dreapta sus. Apoi click pe **Configurare e-Factura**. ##### Dacă ai certificat digital înrolat în SPV Introdu token-ul în calculator sau, dacă ai token virtual, deschide aplicația aferentă certificatului. Cel mai probabil, va trebui să știi parola certificatului digital. Apoi, din contul tău pe factureaza.ro, dă click pe **butonul din stânga**. Se va iniția o procedura de autorizare in browser, care necesită prezența certificatului digital și a token-ului pentru generarea unei chei de confirmare. **Dă click pe OK**. Asta e tot. ##### Dacă are contabilul certificat digital înrolat în SPV pentru firma ta. Dacă tu nu ai certificat digital, dar are contabilul, atunci, din meniul **Configurare e-Factura**, dă click pe **butonul din dreapta**. Se va genera un link. Copiază link-ul (copy, paste) și trimite-i-l contabilului pe email. Contabilul va introduce token-ul în calculator sau, dacă are token virtual, va deschide aplicația aferentă certificatului. Va da apoi click pe link-ul primit de la tine. Și, la final, click pe ok. Dacă tu sau contabilul ați urmat pașii cu succes și integrarea este activă, atunci când te vei întoarce la meniul **Configurare e-Factura**, vei vedea variile opțiuni de configurare. [Citește aici despre cum configurezi setările e-Factura](https://factureaza.ro/ajutor/configureaza-setari-e-factura). ##### Eroare de tip access denied? Dacă ai urmat pașii, dar primești eroare de tipul **acces denied**, recomandăm folosirea modului incognito al browser-ului (sau poți încerca prin Firefox). Un alt motiv pentru eroarea de tip **acces denied** poate să țină de faptul că ai înrolat recent certificatul digital în SPV și ANAF nu a procesat încă cererea. Reia integrarea după câteva ore. **Pentru mai multe detalii, citește:** [Cum transmit automat o factura în RO e-Factura](https://factureaza.ro/ajutor/transmite-efactura-automat). [Cum transmit automat mai multe facturi în RO e-Factura](https://factureaza.ro/ajutor/transmite-efacturi-multiple-automat). ### Cum activezi preluarea automată din SPV a e-Facturilor Source: https://factureaza.ro/ajutor/preluare-automata-efacturi-furnizori Pe factureaza.ro ai tot ce ține de e-Factura într-un sigur loc. **Dacă ai activat integrarea e-Factura** (află cum faci asta [aici](https://factureaza.ro/ajutor/integrare-efactura-oauth2)) în contul tău pe factureaza.ro, poți atât să generezi și să transmiți automat e-Facturi în SPV, **cât și să primești (tot automat) e-Facturi de furnizori din SPV direct în cont.** E foarte simplu. Pas 1. Click pe meniul **Setări e-Factura** de sub numele de utilizator. Pas 2. Click pe bifa **Activează preluarea automată e-Factura de la furnizori** Pas 3. Configurează setările și **Salvează**. Alege data de la care vrei ca aplicația să preia facturile din SPV. Facturile de furnizori pot fi importate pe maxim 60 de zile în urmă (limită este impusă de ANAF) - nu avem acces la documentele mai vechi. Dacă alegi data curentă, e posibil să importăm și facturile din ziua anterioară, în funcție de cum tratează ANAF perioada de 24 de ore. Bifează daca **nu vrei să primești** mail de la factureza.ro de fiecare dată când importăm o nouă factură (prima bifă). Bifează dacă vrei să trimiți facturile de furnizori către alte adrese de mail decât cea a utilizatorului (a doua bifă). Se va deschide un câmp nou, unde vei putea adăuga o adresă de email. La scurt timp după activarea opțiunii, aplicația va prelua toate e-Facturi de furnizori **încărcate în SPV în perioada selectată de tine anterior**. Apoi va face verificări odată la 30 de minute. e-Facturile de furnizori vor ajunge în contul tău atât ca arhivă zip (unde se va afla fișierul XML UBL), cât și în format PDF ca să le poți vizualiza ușor. Le vei găsi în meniul **Furnizori**, submeniul **Facturi furnizori / bonuri**. De reținut că meniul **Furnizori** este foarte versatil. Dacă dorești, aici poți adăuga manual și alte documente de la furnizori (facturi, proforme, comenzi) care nu sunt transmise prin e-Factura. ##### **Important:** Facturile de furnizori consumă din totalul de documente lunare disponibile în cadrul abonamentului tău. E posibil să atingi limita lunară mai repede decât de obicei. ### Cum transmiți automat o factură în SPV Source: https://factureaza.ro/ajutor/transmite-efactura-automat [Ai activat integrarea e-Factura](https://factureaza.ro/ajutor/activeaza-integrarea-automata-efactura) și ai [configurat setările](https://factureaza.ro/ajutor/configureaza-setari-e-factura). Hai să transmitem automat prima factură în sistemul RO e-Factura. #### Din pagina din care creezi (sau editezi) factura Click pe secțiunea **Setări e-Factura** din partea de jos a paginii în care creezi factura ([citește aici cum adaugi o factură nouă](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-o-factura)) sau, după caz, editezi factura (citește [aici cum modifici o factură](https://factureaza.ro/ajutor/cum-modific-factura) adăugată deja în cont). Verifică dacă toate datele din secțiunea **Generale** și **Unități** sunt corecte. Restul secțiunilor sunt opționale și le vei folosi doar dacă ai cerințe speciale din partea clienților sau a contabilității. Altfel, nu e nevoie să le completezi (se folosesc valorile implicite definite de aplicație). Dacă totul este în regulă, **bifează căsuța "Confirm că factura poate fi trimisă la e-Factura cu datele de mai sus"**. În funcție de cum ai configurat setările implicite e-Factura, factura se va transmite automat în RO e-Factura, fie după ce o salvezi ca emisă sau ca închisă, fie la intervalul de timp selectat anterior la configurările implicite. Dacă vrei să schimbi orice legat de momentul la care se transmite e-Factura, poți selecta de aici altă variantă. Click pe butonul **Creează factura** (sau, după caz, **Modifică**) și gata. În funcție de ce fel de transmitere ai selectat (imediat după ce ai salvat sau la un interval de timp), factura va pleca automat în SPV conform instrucțiunilor tale. #### Din pagina de vizualizare a facturii **Dacă vrei să transmiți o factură care există deja** în contul tău pe factureaza.ro, mergi la meniul **Facturi**, identifică factura și **dă click pe numărul ei**. Dacă e o factură mai veche, o poți identifica folosind **filtrele de căutare**. Mai poți găsi facturile vechi folosind **căsuța de căutare rapidă**. Odată identificată, la fel ca mai sus, **dă click pe numărul ei**. Din pagina de vizualizare a facturii, din meniul vertical din stânga, dă click pe **Exportă pentru e-Factura**. Se va deschide o pagină nouă, care va conține **Setările e-Factura**. Verifică dacă toate datele din secțiunile **Detalii principale** și **Unități de măsură** sunt corecte. Restul secțiunilor sunt opționale și le vei folosi doar dacă ai cerințe speciale din partea clienților sau a contabilității. Altfel, nu e nevoie să le completezi (se folosesc valorile implicite definite de aplicație). Dacă totul este în regulă, click pe butonul **Trimite la e-Factura**. Asta e tot. **Atenție**: nu transmite de mai multe ori în RO e-Factura o factura transmisă deja și care a primit index de validare de la ANAF. [Citește aici despre cum verifici dacă o factură a fost transmisă în sistemul RO e-Factura](https://factureaza.ro/ajutor/verifica-istoric-transmiter-efactura) (SPV) și validată de ANAF. [Citește aici ce faci dacă ai transmis la e-Factura o factură greșită sau o factură pentru care ai efectuat ulterior o stornare](https://factureaza.ro/ajutor/stornare-corectare-efactura). ### Instrucțiuni export e-Factura pentru agentii de turism Source: https://factureaza.ro/ajutor/instructiuni-export-efactura-pentru-agentii-de-turism Atunci când transmiți **e-Factura** pentru un serviciu cu **TVA supus regimului special al marjei - agenții de turism**, la secțiunea **Setări e-Factura**, tab-ul **Generale**, vei completa după cum urmează: - în câmpul **Categorie de T.V.A. (BT-118)** alegi: "E- Scutire de TVA". - în câmpul **Motiv scutire T.V.A. (BT-121)** alegi: "VATEX-EU-309 - Excepție cf. Art. 309 din Directiva 2006/112/EC' - alte detalii relevante legate de factură se introduc în câmpul **Comentarii în factură (BT-22)**. - poți citi instrucțiunile complete publicate de ANAF aici: https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Informatii_R/Complet_recom_tehnica_e-fact_apri2022_v1_060422.pdf ### Cum configurezi setările e-Factura Source: https://factureaza.ro/ajutor/configureaza-setari-e-factura [După ce ai activat integrarea e-Factura](https://factureaza.ro/ajutor/activeaza-integrarea-automata-efactura), următorul pas este să configurezi setările. Mergi la meniul **Setări e-Factura**. #### Din secțiunea **Detalii trimitere** Alege intervalul de timp la care vrei să se transmită factură **după ce ai creat-o și ai salvat-o ca emisă sau ca închisă**. Selectează **Activează inserarea detaliilor despre e-Factura în emailuri** dacă, pe lângă transmiterea prin e-Factura, le trimiți facturile clienților și pe email, direct din factureaza.ro. În acest caz, textul mailului care însoțește factura va conține indecșii de încărcare și descărcare e-Factura de la ANAF. Selectează **Afișați indecșii de încărcare și descărcare e-Factura în formatul PDF al facturii** dacă, pe lângă transmiterea prin e-Factura, le trimiți facturile clienților și pe email, direct din factureaza.ro sau folosind propiul email. În acest caz, varianta PDF a facturii, cea generată prin factureaza.ro, va conține indecșii de încărcare și descărcare e-Factura de la ANAF. Selectează **Preluarea automată e-facturi furnizori** dacă vrei ca factureaza.ro să preia automat din SPV-ul firmei tale toate e-Facturile pe care ți le transmit furnizorii. De reținut că **facturile de furnizori consumă din totalul de documente lunare disponibile în cadrul abonamentului tău.** E posibil să atingi limita lunară mai repede decât de obicei. Selectează **Trimite facturile furnizor prin e-mail la o listă personalizată** dacă vrei ca arhiva cu e-Facturile preluate de la furnizori să ajungă, de exemplu, la contabilitate. Dacă vrei să primești și tu e-Facturile respective, adaugă tot aici și adresa ta de email. **Nu uita să salvezi orice modificări operezi aici**. #### Din secțiunea **Valori implicite** Aici vei găsi o serie de setări, hai să le numim, avansate. Îți recomandăm să NU modifici valori implicite. Aplicația le-a “intuit” deja corect în funcție de configurările generale pe care le-ai definit pentru firma ta atunci când ți-ai creat cont pe factureaza.ro. Ca să înțelegi ce reprezintă fiecare câmp din această secțiune, mergi cu mouse-ul peste bulina galbenă cu litera “i”. Citește explicațiile și alege ce se potrivește pentru situația firmei tale. Aceste configurări generale, care se aplică implicit ori de câte ori alegi să transmiți o factură în sistemul RO e-Factura, sunt extrem de flexibile. Ai oricând opțiunea să le schimbi specific, pe fiecare factură în parte, atunci când o adaugi în cont sau când o modifici. **Nu uita să salvezi orice modificări operezi aici.** **Pentru mai multe detalii, citește:** [Cum transmit automat o factura în RO e-Factura.](https://factureaza.ro/ajutor/transmite-efactura-automat) [Cum transmit automat mai multe facturi în RO e-Factura](https://factureaza.ro/ajutor/transmite-efacturi-multiple-automat). ### Cum setezi o serie de facturi să transmită e-Factura Source: https://factureaza.ro/ajutor/serie-facturi-automate-efactura Aceasta este o opțiune super utilă **în special dacă emiți facturile printr-un API sau printr-o integrare automată** cu [WooCommerce,](https://factureaza.ro/ajutor/modulul-woocommerce-pentru-magazine-online) [PrestaShop](https://factureaza.ro/ajutor/modulul-prestashop-pentru-magazine-online) sau [Stripe](https://factureaza.ro/ajutor/integrarea-cu-stripe). Și mai ales **dacă ai [configurat integrarea cu Stripe să emită automat facturi din încasările online cu cardul](https://factureaza.ro/ajutor/genereaza-facturi-din-incasarile-online-prin-Stripe).** Tot ce trebuie să faci este să creezi o serie nouă de facturi (sau să editezi o serie existentă), pentru care să bifezi opțiunea **Trimite facturile acestei serii automat la e-Factura**. **Dacă adaugi o serie nouă**, ai grijă să configurezi legatura API sau integrarea automată ([WooCommerce](https://factureaza.ro/ajutor/modulul-woocommerce-pentru-magazine-online), [PrestaShop](https://factureaza.ro/ajutor/modulul-prestashop-pentru-magazine-online) sau [Stripe](https://factureaza.ro/ajutor/integrarea-cu-stripe)) **să emită facturile pe seria respectivă**. ###### ATENȚIE: Dacă factura este emisă pe persoană fizică, iar CNP-ul lipsește, aplicația va introduce automat un cod format din 13 zerouri. Acest cod va apărea doar în fișierul XML UBL transmis în sistemul e-Factura (nu și în PDF-ul facturii trimis clientului). Soluția, care previne erorile de validare în SPV, este recomandată de ANAF. #### Cum setezi o serie de facturi să transmită e-Factura automat Click pe numele tău de utilizatori din dreapta sus. Apoi selectează meniul **Configurări**. Mergi la secțiunea **Serii**. Și dă click pe butonul **Adaugă serie nouă**. Sau alege să **modifici o serie existentă**. Definește seria (dacă adaugi una nouă) și bifează opțiunea **Trimite facturile acestei serii automat la e-Factura**. **Salvează** seria. Rezultatul este că, pentru facturile emise astfel, bifa de transmitere automată la e-Factura va fi selectată implicit (fără intervenție umană). Și e-Facturile se vor transmite automat în SPV conform setărilor e-Factura din contul tău, **fără niciun click din partea ta**. #### Dacă emiți facturile manual (fără API sau alte integrări) Poți configura o serie de facturi să transmită e-Factura automat și dacă emiți facturile de mână. **Setezi seria conform pașilor de mai sus.** Apoi, ori de câte ori adaugi o nouă factură în cont, bifa de transmitere automată la e-Factura va fi selectată implicit. Ți se va mai cere o singură confirmare, chiar atunci când salvezi prima dată factura. După care, e-Factura se va transmite automat în SPV conform setărilor e-Factura din contul tău. ### Cum transmiți automat mai multe facturi la efactura Source: https://factureaza.ro/ajutor/transmite-efacturi-multiple-automat Ai [activat integrarea e-Factura](https://factureaza.ro/ajutor/activeaza-integrarea-automata-efactura) și ai [configurat setările](https://factureaza.ro/ajutor/configureaza-setari-e-factura). ##### Iată cum transmiți automat mai multe facturi în sistemul RO e-Factura. Mergi la meniul **Facturare**, submeniul **Facturi**. Folosind filtrele, identifică toate facturile pe care dorești să le transmiți automat în sistemul RO e-Factura. După care, fie le bifezi una câte una din lista de rezultate și dai click pe **pentru e-Factura** de sub butonul **Descarcă / Exportă** aflat deasupra listei de rezultate. Fie, **dacă vrei să transmiți toate facturile din lista de rezultate, nu bifezi nimic**, ci doar dai click pe **Exportă pentru e-Factura** de sub butonul **Descarcă / Exportă** aflat în partea dreaptă sus a listei. Se va deschide o pagină nouă, care va conține **Setările e-Factura**. Tot ce selectezi aici **se va aplica la fel pe toate facturile pe care le transmiți împreună**. Verifică dacă toate datele din secțiunile **Detalii principale** și **Unități de măsură** sunt corecte. Restul secțiunilor sunt opționale și le vei folosi doar dacă ai cerințe speciale din partea clienților sau a contabilității. Altfel, nu e nevoie să le completezi (se folosesc valorile implicite definite de aplicație). Dacă totul este în regulă, click pe butonul **Trimite la e-Factura**. Asta e tot. **Atenție**: nu transmite de mai multe ori în RO e-Factura o factura transmisă deja și care a primit index de validare de la ANAF. [Citește aici despre cum verifici dacă o factură a fost transmisă în sistemul RO e-Factura](https://factureaza.ro/ajutor/verifica-istoric-transmiter-efactura) (SPV) și validată de ANAF. [Citește aici ce faci dacă ai transmis la e-Factura o factură greșită sau o factură pentru care ai efectuat ulterior o stornare](https://factureaza.ro/ajutor/stornare-corectare-efactura). ### Cum transmit e-Factura B2C în lipsa CNP-ului Source: https://factureaza.ro/ajutor/e-factura-b2c-cnp e-Factura B2C devine obligatorie începând cu 1 ianuarie 2025 (amenzile încep de la 1 iulie). **B2C înseamnă business to consumer**. Și se referă la facturile pe care o persoană juridică (SRL, PFA, II etc), indiferent dacă este sau nu plătitoare de TVA, le emite către o persoană fizică (consumator). Cu factureaza.ro, transmiterea e-Facturilor B2C în SPV se face la fel de ușor ca pentru cele B2B (firme către firme) sau B2G (firme către instituții publice). Vezi aici toate [instrucțiunile pe tema e-Factura](https://factureaza.ro/ajutor/transmite-efactura-automat-integrare). **Doar că în loc de codul de identificare fiscală, vei trece codul numeric personal al clientului.** #### Ce faci dacă un client nu-ți furnizează CNP-ul? Ministerul de Finanțe a anunțat că, în lipsa unui CNP, se acceptă înlocuirea cu un cod format din 13 zerouri (0000000000000). Dacă factureaza.ro observă că în câmpul CNP al clientului nu există nicio informație, atunci **va genera automat acest cod și îl va include direct în fișierul XML UBL**, astfel încât factura să fie transmisă fără probleme. Cu alte cuvinte, **tu nu trebuie să faci nimic.** Codul va apărea doar în fișierul XML UBL pentru ANAF (pe factura în format PDF câmpul rămâne necompletat). #### Cum ajunge factura la clientul persoană fizică? Clienții persoane fizice nu au SPV. Din acest motv, în relația B2C, spre deosebire de B2B și B2G, **firmele au obligația să pună la dispoziția consumatorilor și factura clasică**, cea în format PDF sau tipărită. În acest sens, atunci când transmiți o factură B2C în SPV, e posibil să primești următorul mesaj de la ANAF: "Factura [...] nu poate fi comunicată către destinatar (BT-47 – lipsă identificator) Vă informăm că aveți obligația transmiterii facturii către destinatar, în conformitate cu prevederile art. 10^1, alin. 4 din OUG nr. 120/2021." **Pentru facturile emise către clienți persoane fizice, acest mesaj nu semnalează o eroare**. Ci se referă la faptul că firma este obligată să trimită factura clientului persoană fizică prin propriile mijloace: online (pe email, de exemplu) sau tipărită. Așadar, chiar dacă încarci e-Factura în SPV, nu uita să i-o trimiți și clientului tău persoană fizică. ### Eroare access denied la integrarea cu e-Factura? Source: https://factureaza.ro/ajutor/eroare-integrare-e-factura Nu reușești să activezi [integrarea automată cu e-Factura pe factureaza.ro](https://factureaza.ro/ajutor/activeaza-integrarea-automata-efactura)? Iată cele mai frecvente motive pentru care poți întâmpina eroare *access denied* de la ANAF. Și cum le poți rezolva. -------------------------------------------------------- ###### **Problema: Nu ai certificat digital.** **Soluția**: Pentru a folosi e-Factura, ai nevoie de un certificat digital calificat. Poți cumpăra unul de la orice furnizor autorizat. Dacă ai nevoie de o recomandare, partenerii noștri de la certSIGN oferă două variante convenabile: semnătura electronică pe [TOKEN](https://emitere.certsign.ro/?code=VpLiXSFkesNMoF799933) sau semnătura electronică în [CLOUD](https://paperless.certsign.ro/?code=jHwgwWpsohyPuM142886). -------------------------------------------------------- ###### **Problema: Certificatul digital nu este compatibil cu ANAF.** **Soluția**: Nu toate semnăturile digitale sunt acceptate de ANAF. Unele pot fi bune pentru semnat contracte, dar nu și pentru autentificarea în Spațiul Privat Virtual. Înainte să cumperi certificatul, verifică dacă este recunoscut de ANAF pentru acces în SPV. -------------------------------------------------------- ###### **Problema: Ai un certificat digital valid, dar nu l-ai înrolat în SPV.** **Soluția**: Simpla deținere a certificatului digital nu este suficientă. Trebuie să îl folosești pentru a te autentifica în Spațiul Privat Virtual (SPV) pe portalul ANAF, în numele firmei sau PFA-ului tău. [Citește aici cum înrolezi semnătura digitală la ANAF](https://factureaza.ro/ajutor/integrare-SPV-anaf-efactura-certificat-digital). -------------------------------------------------------- ###### **Problema: Certificatul digital nu este „deschis”**. **Soluția**: Dacă folosești o semnătură digitală pe token, asigură-te că dispozitivul este introdus fizic în laptopul sau calculatorul de pe care încerci să faci integrarea. Dacă ai o semnătură digitală în cloud, verifică dacă ești autentificat în aplicația sau platforma furnizorului. Fără această autentificare, certificatul nu va fi recunoscut de sistem. -------------------------------------------------------- ###### **Problema: Ești logat în SPV cu un cont greșit.** **Soluția**: Este important ca integrarea cu e-Factura să fie făcută din contul corect în SPV, adică cel aferent firmei sau PFA-ului pentru care vrei să activezi serviciul. Dacă administrezi mai multe entități (ex: SRL + PFA) sau ești împuternicit pentru alte firme, este posibil să fi accesat accidental contul greșit. Verifică și autentifică-te din nou cu certificatul digital potrivit. -------------------------------------------------------- ###### **Problema: Activezi integrarea prea devreme.** **Soluția**: După înrolarea certificatului digital în SPV, este nevoie de un timp de propagare, în care ANAF procesează și validează accesul. Recomandăm să aștepți cel puțin 4–6 ore, ideal o zi întreagă, înainte de a [activa integrarea automată cu e-Factura pe factureaza.ro](https://factureaza.ro/ajutor/activeaza-integrarea-automata-efactura). Încercările premature pot genera erori de conectare. -------------------------------------------------------- ###### **Problema: Eroare de tip access denied**. **Soluția**: Această eroare apare frecvent după mai multe încercări eșuate de conectare, când browser-ul păstrează cookie-uri sau sesiuni invalide. Pentru a o rezolva, folosește modul incognito al browser-ului. Alternativ, poți șterge cache-ul și cookie-urile de pe browser-ul curent. Sau încearcă dintr-un alt browser decât cel pe care-l folosești (Firefox, Chrome, Edge, Opera etc). -------------------------------------------------------- ###### **Problema: Certificatul digital a expirat**. **Soluția**: Dacă nu ai reînnoit certificatul digital la timp, acesta nu mai este valabil pentru accesul în SPV sau pentru integrarea cu e-Factura. Va trebui să: achiziționezi un certificat nou, să reiei procesul de [înrolare a semnăturii digitale la ANAF](https://factureaza.ro/ajutor/integrare-SPV-anaf-efactura-certificat-digital) și abia apoi să [reactivezi integrarea automată cu e-Factura pe factureaza.ro](https://factureaza.ro/ajutor/activeaza-integrarea-automata-efactura). -------------------------------------------------------- ###### **Problema: Certificatul digital a fost reînnoit, dar nu a fost actualizat și la ANAF.** **Soluția**: Reînnoirea certificatului la furnizor (ex: certSIGN, DigiSign etc.) nu este suficientă. Trebuie să accesezi SPV și să faci actualizarea manuală cu noul certificat. [Citește aici cum faci reînnoirea certificatului digital pentru SPV ANAF](https://blog.factureaza.ro/reinnoirea-certificatului-digital/). -------------------------------------------------------- ###### **Problema: Eroare temporară la ANAF**. **Soluția**: Uneori, Spațiul Privat Virtual al ANAF poate fi inaccesibil din cauza unor întreruperi temporare de serviciu. În acest caz, singura soluție este răbdarea. Revino mai târziu și încearcă din nou. -------------------------------------------------------- Acestea sunt cele mai des întâlnite cauze care pot împiedica [activarea integrării automate cu e-Factura pe factureaza.ro](https://factureaza.ro/ajutor/activeaza-integrarea-automata-efactura). Dacă ai bifat toți pașii și tot întâmpini dificultăți, contactează-ne și te vom ajuta cu plăcere. Sau găsește soluția în secțiunea de [Întrebări frecvente](https://factureaza.ro/ajutor#topic-transmite-efactura-automat-integrare). ### Certificatul digital reînnoit trebuie reînrolat în SPV Source: https://factureaza.ro/ajutor/efactura-acces-denied-reinnoire-certificat-digital Odată la 90 de zile, platforma ANAF cere reautorizarea integrării automate cu e-Factura. Aplicația noastră face aceasta reautorizare fără intervenția ta. Uneori însă, pot apărea probleme. În acest caz, integrarea automată este întreruptă și nu mai poți transmite e-Factura sau prelua e-Facturile de la furnizori. Te notificăm imediat, atât prin email, cât și direct în contul tău, prin diverse alerte. Va trebui așadar [să reautorizezi integrarea cu e-Factura, conform pașilor de aici](https://factureaza.ro/ajutor/activeaza-integrarea-automata-efactura). #### Eroare “Access Denied” la reautorizare Dacă, în timpul reautorizării, primești o eroare de tip **Access Denied**, cauzele pot fi variate — **[găsești aici o listă completă](https://factureaza.ro/ajutor/eroare-integrare-e-factura)**. Totuși, **în cele mai multe situații, problema apare atunci când certificatul digital a fost recent reînnoit** la furnizor (ex: certSIGN, DigiSign etc.), dar înrolarea lui nu a fost actualizată și în Spațiul Privat Virtual (SPV), conform cerințelor ANAF. #### Cum verifici dacă certificatul reînnoit este cauza: Introdu token-ul semnăturii digitale în calculator sau, dacă folosești un token virtual, deschide aplicația aferentă certificatului. Accesează [https://www.anaf.ro/](https://www.anaf.ro/). Dă click pe **Autentificare RO e-Factura / RO e-Transport / RO e-TVA**. Dacă sunt probleme, vei vedea un mesaj de eroare care indică necesitatea actualizării înrolării certificatului digital. #### Cum actualizezi în SPV înrolarea certificatului digital reînnoit Pasul 1: Accesează pagina de reînnoire ANAF: [https://www.anaf.ro/reinnoire/](https://www.anaf.ro/reinnoire/) Pasul 2: Dă click pe **Choose file** și încarcă documentul de confirmare primit de la furnizorul semnăturii digitale. Pasul 3: Apasă butonul **Transmite documentul**, apoi așteaptă confirmarea ANAF prin email, care va atesta că certificatul reînnoit a fost reînrolat corect. După ce primești confirmarea, **[reautorizează integrarea cu e-Factura urmând pașii descriși aici.](https://factureaza.ro/ajutor/activeaza-integrarea-automata-efactura)** ### Câmpurile BT e-Factura disponibile pe factureaza.ro Source: https://factureaza.ro/ajutor/campurile-BT-efactura-obligatorii-si-optionale Pe factureaza.ro, câmpurile BT obligatorii se completează automat – aplicația extrage informațiile direct din factură și le structurează corect în exportul XML-UBL. Câmpurile opționale rămân la alegerea utilizatorului. Acestea nu sunt impuse de ANAF, dar pot fi necesare în contextul unor proceduri interne ale clientului. #### Aplicația îți pune la dispoziție următoarele BT-uri:
Cod BTDenumire în englezăDenumire în românăDescriereStatusValori uzualeObservatii
BT-1Invoice numberNumăr facturăIdentificator unic al facturiiObligatoriuFACT-2025-000123
BT-2Issue date of invoiceData emiterii facturiiData la care factura a fost emisăObligatoriu2025-04-25
BT-3Invoice type codeCod tip facturăCodul ce determină tipul funcțional al facturiiObligatoriu380380 este codul pentru o factură standard conform codificării UNTDID 1001.
BT-5Invoice currency codeCodul monedei facturiiMoneda în care sunt exprimate sumele facturii, cu excepția TVA totalObligatoriuEUR
BT-6Currency code of the calculated VATCodul monedei pentru calculul TVAMoneda utilizată pentru calculul și raportarea TVAOpționalRON
BT-7VAT point dateData aplicării TVAData la care TVA devine aplicabilăOpțional2025-04-24
BT-9Payment due dateData scadenței plățiiData la care este scadentă plata facturiiOpțional2025-05-25
BT-10Buyer referenceReferință cumpărătorIdentificator intern oferit de cumpărător pentru rutareOpționalDEPT-FIN-2025
BT-11Project referenceReferință proiectIdentificarea proiectului asociat facturiiOpționalPROJ-879-AEUun exemplu de uzual de numar de proiect
BT-12Contract referenceReferință contractIdentificarea contractului la care se referă facturaOpționalCT-2023-105un exemplu de uzual de numar de contract
BT-13Order form referenceReferință formular comandăIdentificatorul comenzii de cumpărare emis de cumpărătorOpționalPO-2025-00452un exemplu de uzual de numar de comanda
BT-14Sales order referenceReferință comandă de vânzareIdentificatorul comenzii de vânzare emis de vânzătorOpționalSO-2025-0087un exemplu de uzual de numar de comanda de vânzare
BT-15Reference to receiptReferință la bon de primireReferință la bonul de primire a mărfurilor sau serviciilorOpționalRCPT-2025-0009
BT-16Reference to despatchReferință la aviz de expedițieReferință la avizul de expediție emis anteriorOpționalDSP-2025-0031
BT-19Charge CenterCentru de costValoare textuală care indică centrul de cost în sistemul cumpărătoruluiOpționalCC-DEV-INTL
BT-22Invoice NoteNotă pe facturăText explicativ relevant pentru întreaga facturăObligatoriuLivrare parțială din comanda PO-2025-00452
BT-25Reference to a previous invoiceReferință la o factură anterioarăIdentificator al unei facturi anterioare emise de vânzătorOpționalFACT-2024-009812
BT-26Issue date of previous invoiceData emiterii facturii anterioareData la care a fost emisă factura anterioarăOpțional2024-12-15
BT-28Trade name of SellerNume comercial al vânzătoruluiNumele sub care este cunoscut vânzătorul (diferit de cel legal)OpționalEuroTech Solutions
BT-29Seller IdentifierIdentificator vânzătorIdentificarea unică a vânzătoruluiOpționalRO12345678
BT-31Seller VAT IdentifierCod TVA vânzătorCodul de TVA al vânzătorului, inclusiv prefixul de țarăOpționalRO12345678
BT-32Seller Tax IdentifierCod fiscal vânzătorCodul fiscal local al vânzătorului în funcție de adresa acestuiaOpțional1234567890
BT-33Additional legal information about the SellerInformații legale suplimentare despre vânzătorInformații suplimentare legale relevante despre vânzător (ex: capital social)OpționalCapital social: 50.000 RON
BT-44Buyer’s NameNume cumpărătorNumele complet al cumpărătoruluiObligatoriuSC Global Retail SRL
BT-45Buyer trade nameNume comercial cumpărătorNumele comercial folosit de cumpărător, diferit de cel legalOpționalGlobal Retail
BT-46Buyer IdentifierIdentificator cumpărătorIdentificator unic al cumpărătorului în contextul tranzacțieiOpționalGLB98765432
BT-47Identifier for a legally registered BuyerIdentificator înregistrare legală cumpărătorIdentificatorul oficial ce atestă înregistrarea legală a cumpărătoruluiOpționalJ40/1234/2020
BT-48Buyer’s VAT IdentifierCod TVA cumpărătorCodul de TVA al cumpărătorului cu prefix de țarăOpționalRO87654321
BT-49Buyer’s electronic addressAdresă electronică cumpărătorAdresă electronică (ex: e-mail sau identificator EDI) a cumpărătoruluiOpționaloffice@globalretail.eu
BT-50Buyer Address, Line 1Adresă cumpărător, linia 1Linia principală a adresei cumpărătorului, de regulă stradă și numărObligatoriuStr. Avrig nr. 10
BT-51Buyer Address, Line 2Adresă cumpărător, linia 2Câmp suplimentar pentru detalii adiționale ale adresei (ex: etaj, bloc)OpționalEtaj 2, birou 15
BT-52City of BuyerOrașul cumpărătoruluiNumele localității în care este situată adresa cumpărătoruluiOpționalBucurești
BT-53Buyer postal codeCodul poștal al cumpărătoruluiSe completează cu codul poștal preluat din adresa principală a clientului (cumpărătorului).Opțional500015
BT-54County of BuyerJudețul/regiunea cumpărătoruluiRegiune, județ, stat sau provincie conform adresei cumpărătoruluiOpționalSector 2
BT-56Buyer contact pointPunct de contact al cumpărătoruluiNume persoană, departament sau cod intern de contactOpționalIulia Popescu – Achiziții
BT-57Buyer’s Contact Phone NumberTelefon contact cumpărătorNumărul de telefon al persoanei de contactOpțional40 21 345 6789
BT-58Buyer’s Contact Email AddressE-mail contact cumpărătorAdresa de e-mail a persoanei de contactOpționaliulia.popescu@globalretail.eu
BT-70Shipping on Behalf of a PartyExpediere în numele unei terțe părțiNumele părții către care se face livrarea (diferită de cumpărător, dacă este cazul)OpționalDepozit Logistic Nord
BT-71Delivery Location IdentifierIdentificator locație de livrareIdentificator unic al locației de livrare (poate fi cod intern sau EDI)OpționalLOC-NORD-002
BT-72Actual Delivery DateData livrării efectiveData la care bunurile/serviciile au fost livrate efectivOpțional2025-04-23
BT-73Billing Period Start DateData de început a perioadei de facturareData la care începe perioada de livrare pentru bunuri/serviciiOpțional2025-04-01
BT-74Billing Period End DateData de sfârșit a perioadei de facturareData la care se încheie perioada de livrare pentru bunuri/serviciiOpțional2025-04-24
BT-75Delivery Address, Line 1Adresă de livrare, linia 1Câmp principal al adresei de livrare (stradă, număr etc.)OpționalȘos. București-Ploiești nr. 42
BT-77Delivery CityOrașul de livrareNumele localității în care se face livrareaOpționalOtopeni
BT-78Postal Code of DeliveryCod poștal al adresei de livrareCodul poștal corespunzător adresei de livrareOpțional75100
BT-79Delivery CountyJudețul/Regiunea de livrareJudețul, regiunea sau provincia pentru livrareOpționalIlfov
BT-80Country Code of DeliveryCod țară pentru livrareCodul țării conform ISO 3166-1 pentru locația de livrareObligatoriuRO
BT-81Payment means codeCod metodă de platăCodul ce descrie metoda de plată (transfer, card, numerar etc.)Obligatoriu30 (Transfer bancar)Codul 30 pentru este standard UN/CEFACT pentru „Credit transfer”.
BT-84Payment Invoice IdentifierIdentificator cont de platăIdentificatorul contului de plată (ex: IBAN) către care se face plataObligatoriuRO49AAAA1B31007593840000IBAN fictiv dar valid ca structură
BT-90Bank Creditor IdentifierIdentificator bancar al creditoruluiIdentificator unic al băncii beneficiarului (ex: BIC sau cod național de compensare)OpționalRNCB RO BUeste un BIC fictiv dar conform structurii reale.
BT-94Percentage of Document-level DiscountProcent reducere la nivel de documentProcent aplicat pentru calculul reducerii de la nivelul întregii facturiOpțional5Procentul de discount este des întâlnit în negocieri comerciale.
BT-118VAT Category CodeCod categorie TVACodul care definește categoria de TVA (ex: standard, redus, scutit etc.)ObligatoriuSS este cod standard pentru „standard VAT rate”.
BT-122Reference to Supporting DocumentReferință la document justificativIdentificarea unui document suport asociat facturiiOpționalCONTRACT-CT-2023-105
BT-123Description of Supporting documentDescrierea documentului justificativEste o descriere în clar a documentului care stă la baza facturii (de exemplu, numărul unui contract)OpționalCONTRACT-CT-2023-105 din 01.01.2025
BT-125Attached DocumentDocument atașatDocument suplimentar atașat facturii (ex: PDF, XML, certificat)Opționalcontract_ct2023.pdf
BT-127Item NotesNote articolInformații adiționale sau explicații legate de un articol specific din facturăOpționalAmbalat individual
BT-132Referenced Item Purchase Order referenceReferință la comanda articoluluiReferință la comanda inițială corespunzătoare articolului facturatOpționalPO-ITEM-2025-00452-03
BT-133Buyer Invoiceing Reference for Item (Cost Center)Referință de cost articol cumpărătorCod intern utilizat de cumpărător pentru alocarea articolului (ex: centru de cost)OpționalCC-MARKETING-BU
BT-134Invoice Item Billing Period Start DateData de început a perioadei facturare articolData începerii perioadei de facturare pentru articolul facturatOpțional2025-04-01
BT-135Invoice Item Billing Period End DateData de sfârșit a perioadei facturare articolData încheierii perioadei de facturare pentru articolul facturatOpțional2025-04-24
BT-149Item Unit PricePreț unitar articolPrețul unitar al articolului, fără TVAObligatoriu120
BT-150Code for Measurement unit of a Combined QuantityCod unitate de măsură pentru cantitate combinatăCodul unității de măsură utilizate (ex: KG, H87 etc.), conform standardului internaționalObligatoriuH87 (bucăți)H87 este codul UN pentru "unități" (bucăți).
BT-152VAT Rate for Invoiced ItemsCotă TVA pentru articol facturatProcentul de TVA aplicabil articolului facturatObligatoriu19
BT-153Product NameNumele produsuluiDenumirea produsului sau serviciului facturatOpționalLaptop Lenovo ThinkPad
BT-154Item DescriptionDescriere articolDescriere detaliată a bunului sau serviciuluiOpționalLaptop 14" i5, 16GB RAM
BT-155Invoice line item seller's identifierIdentificatorul vânzătorului pentru articolIdentificatorul atribuit de vânzător pentru articolul facturat (de exemplu, SKU sau numărul articolului)OpționalSKU123456
BT-156Item Identifier of BuyerCod articol cumpărătorIdentificatorul articolului conform sistemului cumpărătoruluiOpționalGLB-TECH-001
BT-157Standard Item IdentifierCod standard articolIdentificator al articolului conform unui sistem standardizat (ex: GTIN, EAN)Opțional5901234123457 (GTIN)GTIN (cod de bare internațional) este un identificator standard pentru articole.
BT-158Invoice line item commodity classificationCodul standardizat al unui produs sau serviciu facturatOpționalHS:8471300000
BT-160Item Attribute NameUtilizat pentru a oferi informații suplimentare, caracteristici sau specificații tehnice despre un produs sau serviciu vândutOpționalCuloare
BT-161Item Attribute ValueUtilizat pentru a transmite informații suplimentare sau proprietăți specifice asociate unui bun sau serviciu facturatOpționalNegru
### Convertirea automată a valorilor în lei pentru eFactura Source: https://factureaza.ro/ajutor/valuta-convertita-automat-lei-efactura Dacă emiți frecvent facturi în valută și ai nevoie ca valorile să fie convertite în lei pentru e-Factura, activează opțiunea. Astfel, ori de câte ori adaugi o factură în valută, scapi de grija unei bife în plus. Automat, toate facturile emise într-o monedă străină vor avea valorile aferente prețurilor, sumelor și totalurilor convertite automat în lei la transmiterea către sistemul e-Factura. După ce [ai activat integrarea e-Factura](https://factureaza.ro/ajutor/activeaza-integrarea-automata-efactura), mergi la meniul **Setări e-Factura**. Apasă pe tab-ul **Valori Implicite**. Și bifează opțiunea **Converteşte toate valorile pentru prețuri, sume, totaluri în RON**. Nu uita **să salvezi** setările. Asta e tot. Acum, dacă adaugi o factură în valută sau schimbi moneda unei facturi din lei în valută, vei observa că în secțiunea e-Factura, bifa este pusă automat. ### Cum folosești setările avansate e-Factura Source: https://factureaza.ro/ajutor/setari-avansate-e-factura Pe factureaza.ro ai la dispoziție peste 60 de câmpuri (BT-uri), astfel încât să poți respecta chiar și cele mai complexe cerințe de facturare ale clienților tăi. Pentru lista completă a **[câmpurilor BT e-Factura disponibile pe factureaza.ro, click aici](https://factureaza.ro/ajutor/campurile-BT-efactura-obligatorii-si-optionale)**. Pe lângă informațiile obligatorii pentru transmiterea facturilor în sistemul RO e-Factura, integrarea e-Factura de pe factureaza.ro include și o serie de setări avansate. Acestea nu sunt impuse de ANAF, însă pot fi solicitate de anumite companii pentru validarea și acceptarea facturilor în propriile sisteme interne. #### Setări avansate e-Factura Există două modalități prin care poți accesa rapid **Setările avansate e-Factura.** **Varianta 1**: Din pagina de editare a facturii, accesează secțiunea **Setări e-Factura** și deschide tabul **Setări avansate**. **Varianta 2**: Din pagina de vizualizare a facturii, apasă pe **Exportă / Trimite în SPV**, apoi accesează secțiunea **Setări avansate**. Indiferent de metoda aleasă, vei avea acces la următoarele câmpuri (BT-uri), pe care le poți completa atunci când sunt solicitate de client sau de procesul tău intern de validare a facturilor: ##### Include în fișierul XML e-Factura PDF-ul facturii în format Base64 (BT-125) Bifează dacă vrei să **atașezi factura PDF în interiorul fișierului XML** e-Factura, sub formă de text codificat Base64. Poate fi util dacă partenerul comercial dorește să primească atât XML-ul, cât și versiunea PDF într-un singur fișier. ##### Afișați indecșii de încărcare și descărcare e-Factura în formatul PDF Bifează dacă vrei ca **pe factura PDF să apară automat indexul de încărcare, respectiv cel de descărcare**, pentru o identificare și urmărire mai ușoară a documentului transmis prin SPV. ##### Identificator de înregistrare legală client (BT-47) Un **identificator suplimentar** care atestă înregistrarea legală a clientului într-un anumit registru sau sistem oficial. Alege Nr. Reg. Com ca să identifici clientul prin numărul de înregistrare în registrul comerțului (J-ul). Alege CUI-ul ca să identifici clientul prin codul de identificare fiscală - caz în care, Nr. Reg. Com va apărea la secțiunea Note (BT-22). ##### Denumire comercială firma ta (opțional) (BT-28) **Numele comercial sub care îți desfășori activitatea**, dacă este diferit de denumirea oficială a firmei din registrul comerțului. ##### Denumirea comercială client (opțional) (BT-45) **Numele comercial utilizat de client** în activitatea curentă, atunci când diferă de denumirea juridică oficială. ##### Identificator intern al firmei tale (opțional) (BT-29, BT-90) **Cod sau referință internă folosită de organizația ta** pentru identificarea companiei, a unui departament sau a unei locații. Este utilă în relația cu partenerii care folosesc sisteme ERP complexe. Poți introduce, de exemplu, un cod **GLN sau DUNS**. Introdu codul manual în câmpul dedicat, iar acesta va fi inclus automat în fișierul XML e-Factura. ##### Identificator intern client (opțional) (BT-46) **Cod intern utilizat de client pentru identificarea companiei**, a unui sediu sau a unei entități din cadrul grupului său. Unele companii solicită acest câmp pentru procesarea automată a facturilor. Dacă **ai adăugat un cod GLN la datele de client**, selectează-l din meniul drop down. Sau **poți introduce codul manual**, direct în câmpul dedicat, iar acesta va fi inclus automat în fișierul XML e-Factura. Ca să adaugi un **cod GLN** la datele de client, folosește tabul **Câmpuri personalizate** din secțiunea de **adăugare a unui client nou sau modificare a unui client** existent. (Aici [instrucțiuni despre cum introduci un client](https://factureaza.ro/ajutor/cum-introduc-un-client-nou)). Click pe butonul **Adaugă câmp personalizat**, scrie GLN în câmpul **Denumire**, apoi completează codul în câmpul **Valoare**. Nu uita să salvezi. ##### Descrierea produselor / serviciilor în e-Factura (BT-127) Permite adăugarea unor **informații suplimentare despre produsele sau serviciile** facturate. Poți include detalii care ajută clientul să identifice mai ușor bunurile sau serviciile livrate. Aceste câmpuri sunt opționale și nu sunt necesare pentru transmiterea facturii în RO e-Factura. Totuși, dacă un client îți solicită informații suplimentare, le poți completa rapid din **Setările avansate**, astfel încât facturile tale să respecte și cerințele sale interne. ## Cum emiti facturi online ### Cum adaug o factură? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-o-factura Oriunde te-ai afla în aplicație, dă click pe butonul **Adaugă** și alege **Factură**. Dacă nu ai trecut deja prin acest pas, atunci primul lucru pe care va trebui să-l faci este să creezi o serie de facturi. ##### Click pe butonul **Adaugă serie nouă** Se va deschide un scurt formular. - Singurul câmp obligatoriu este **Număr start**. - Poți să începi cu cifra 1, sau cu orice altă cifră dorești. - **Atenție**, dacă pui zero înainte de unu (001), aplicația va șterge zerourile. Celelalte câmpuri sunt opționale. - Dacă vrei să înțelegi ce reprezintă, citește acest articol despre[ ce înseamnă seriile de facturi aici](https://factureaza.ro/ajutor/ce-este-o-serie-de-facturi). - La final salvează seria cu un click pe butonul **Adaugă serie pentru facturi**. Acum că te-ai întors înapoi pe factură, câmpurile **Serie** și **Număr** sunt deja precompletate de aplicație, fără intervenție din partea ta. ##### Click pe butonul **Adaugă client nou** (Sau, dacă ai introdus deja clienți în aplicație, alege direct clientul cu un click pe **Alege un client** și datele clientului se vor completa automat.) Se va deschide un scurt formular. - În câmpul **CIF (CUI), scrie CUI-ul clientului tău fără RO** (chiar dacă este plătitor de TVA) și aplicația va completa automat toate datele fiscale ale clientului respectiv, inclusiv adresa sediului și social (verifică faptul că sunt corecte). - Opțional, completează și restul datelor despre client din secțiunile aferente. Acum că te-ai întors înapoi pe factură, câmpurile despre client sunt deja precompletate de aplicație. ##### Completează restul datelor de identificare a facturii Și anume: - Schimbă moneda, dacă vrei să faci o factură în valută. - Schimbă limba, dacă vrei să faci o factură în una dintre cele șase limbi străine disponibile (engleză, germană, italiană, spaniolă, franceză, maghiară). - Schimbă data facturii, dacă vrei să faci o factură cu altă dată decât cea curentă. - Adaugă un termen de plată scadent, în număr de zile (opțional) ##### Completează detaliile despre produsele și serviciile pe care le facturezi Acum treci la partea unde creezi liniile care vor apărea pe factură, mai precis, produsele și / sau serviciile pe care le facturezi către client. - Treci numele produsului sau serviciului la **Denumire**. - Treci unitatea de măsură (bucăți, ore, luni, pachete etc) la **U.M**. - Treci cantitatea la **Cantitate** (pentru servicii, poți să pui 1). - Treci prețul unitar la **Preț unitar** - Dacă ești plătitor de TVA, aici va apărea coloana TVA, de unde poți schimba cota, pentru facturi cu TVA special. - Dacă NU ești plătitor de TVA, factura nu va conține coloana TVA. - **Totalul facturii se va calcula automat**. Dacă vrei să adaugi o altă linie pe factură, dă click pe butonul **Adaugă o linie** și reia procesul de mai sus. #### Câmpuri opționale Sub liniile din factură ai varii câmpuri opționale. Le poți completa doar dacă îți sunt utile. De aici poți să: - Adaugi mențiuni pe factură: informații pe care le consideri utile pentru clienții tăi - Adaugi note interne: observații care nu vor apărea pe factură, dar sunt utile pentru tine - Schimbi modelul de factură și să alegi alt șablon - Atașezi varii anexe la factură - Aplici o reducere pe factură - Alegi un tip special de TVA, dacă e nevoie - Aplici penalizari pentru întârzierea plății - Setezi detaliile de transport, dacă factura însoțește o livrare de marfă - Adaugi o încasare Tot din această zonă a ecranului vei transmite factura în SPV pentru RO e-Factura. #### Cum trimit la e-Factura Ca să trimiți factura la e-Factura, consultă această listă de instrucțiuni. [Cum activezi (sau reactivezi) integrarea automată cu e-Factura?](https://factureaza.ro/ajutor/activeaza-integrarea-automata-efactura) [Cum configurezi setările e-Factura](https://factureaza.ro/ajutor/configureaza-setari-e-factura) [Cum transmiți automat o factură în sistemul RO e-Factura (SPV)](https://factureaza.ro/ajutor/transmite-efactura-automat) #### Creează factura La final, apasă pe butonul **Creează factura** și: - Alege **Ciornă**, dacă vrei să mai lucrezi pe factură. - Sau alege **Emisă**, dacă ai finalizat factura și te-ai asigurat că toate datele sunt corecte. - Sau alege **Închisă**, dacă factura este plătită. ##### Acțiuni pe factură După ce ai apăsat pe butonul **Creează factura**, se va deschide o pagină în care factura poate fi vizualizată în format PDF. Observă meniul vertical din stânga facturii, unde vei găsi varii opțiuni utile. Citește: [Cum emit o factură ciornă.](https://factureaza.ro/ajutor/emit-factura-ciorna) [Cum modific o factură](https://factureaza.ro/ajutor/cum-modific-factura). [Cum export o factură.](https://factureaza.ro/ajutor/cum-export-o-factura) [Cum adaug o plată pe factură](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-plata-factura). Odată ce ai creat o factura, o vei găsi mereu în cont la meniul **Facturare**, submeniul **Facturi**. Din lista de facturi, ca să intri în pagina de vizualizare a unei anumite facturi, **dai click pe numărul ei**. **\*Alte informații importante:\*** – datele firmei tale se completează automat – află aici [cum introduci un client nou](https://factureaza.ro/ajutor/cum-introduc-un-client-nou) sau cum [imporți o listă cu clienți din calculatorul tău](https://factureaza.ro/ajutor/cum-import-o-lista-de-clienti) – numărul facturii se va completa automat după ce definești o serie (află aici [cum definești o serie pentru facturi](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-o-serie-de-facturi)) – poți descrie produsul sau serviciul de mână sau poți adăuga un produs sau serviciu din lista de produse de pe factureaza.ro (află aici [cum introduci un produs / serviciu nou](https://factureaza.ro/ajutor/cum-introduc-un-produs-serviciu-nou) ** ** sau cum [imporți o listă cu produse / servicii din calculatorul tă](https://factureaza.ro/ajutor/cum-import-o-lista-de-produse-sau-servicii)u) – dacă la descrierea produsului selectezi unul din lista de produse, atunci unitatea de măsură și prețul se vor completa automat – află aici [cum introduci o reducere](https://factureaza.ro/ajutor/cum-pot-introduce-reduceri). – la mențiuni poți trece, spre exemplu, ‘conform contract nr. X din ZZ.LL.AN’ – află aici [cum stabilești valori implicite](https://factureaza.ro/ajutor/cum-stabilesc-valorile-implicite-pentru-facturi), ca să automatizezi și mai mult procesul de emitere a unui document (adică informații ca data scadentă, cursul de schimb, emițătorul etc. să se genereze automat ori de câte ori emiți un document; sau cum faci ca o factură scadentă să fie trimisă periodic pe mail clientului). – află aici [cum schimbi design-ul / șablonul facturii](https://factureaza.ro/ajutor/cum-schimb-sablonul-facturii). ### Cum trimit o factură pe e-mail direct din aplicație Source: https://factureaza.ro/ajutor/email-facturi-din-aplicatie După ce ai creat factura, ai mai multe variante prin care poți s-o trimiți clientului tău pe email. Din lista de facturi. Intră în meniul **Facturare**, submeniul **Facturi**. Identifică factura din listă și **dă click pe semnul @** **Sau**, dacă nu e printre cele mai recente facturi, folosește filtrele din stânga ca să o găsești. **Sau**, folosind căsuța de **căutare rapidă**, scrie numărul facturii în căsuța de căutare rapidă și dă click pe număr din lista de rezultate. Apasă pe link-ul **Prin email.** Orice variantă alegi, se va deschide o fereastră nouă. ##### În caseta din stânga, ai textul mailului care va însoți factura Nu modifica marker-ul NUMAR_FACTURA, aplicația îl va înlocui automat în textul mailului cu numărul facturii. Valabil și pentru DATA_FACTURA (se înlocuiește automat cu data la care a fost emisă factura), NUME_UTILIZATOR (se înlocuiește automat cu numele utilizatorului care a emis factura, așa cum l-ai definit când ai creat contul) și NUME_FIRMA (se înlocuiește automat cu denumirea firmei). ##### În secțiunea din dreapta ai adresele de email Implicit, este bifată adresa de e-mail a clientului așa cum ai scris-o atunci când ai creat clientul respectiv. Poți alege să-ți trimiți inclusiv ție factura pe e-mail. Sau poți adăuga alte adrese de e-mail la care să trimiți factura, folosind butonul **Adaugă adresă email**. Din secțiunea **Setări avansate** poți alege să programezi mesajul la o anumită dată și oră; și poți seta cum vrei să trimiți mailul către destinatari multipli, dacă e cazul (cu BCC destinatarii e-mailului nu se vor vedea între ei; cu CC, destinatarii se vor vedea între ei). La final, apasă pe butonul **Trimite factura pe mail**. Alternativ, **dacă preferi să folosești propriul e-mail ca să trimiți factura**, din pagina de detalii a facturii, apasă pe link-ul **Descarcă PDF**. Factura se va descărca pe calculatorul sau pe telefonul tau. După care o poți trimite pe e-mail sau pe Whatsapp. ### Cum emit o factură de stornare Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-faci-o-stornare Cel mai simplu este să pleci de la factura cu plus pe care dorești să o stornezi. #### Identifică factura cu plus O găsești în meniul **Facturare**, submeniul **Facturi**. Sau dacă știi numărul facturii (sau alte detalii din factură), o poți găsi folosind căsuța de **Căutare rapidă**. Indiferent de modul în care ajungi la factura, **dă click pe numărul ei**. Se va deschide pagina de vizualizare a facturii. #### Alege cum vrei să stornezi factura Din meniul vertical din stânga, alegi varianta de stornare de care ai nevoie: **Stornare cumulativă** înseamnă că vei storna factura integral (toată valoarea facturată). **Stornare poziție cu poziție** înseamnă că vei storna doar anumite linii din factură. Dă click pe varianta de care ai nevoie. Se va deschide o pagina nouă, în care vei genera factura de stornare. Dacă ai ales **Stornare cumulativă**, nu mai trebuie să faci nimic, decât să **salvezi factura**. Daci ai ales **Stornare poziție cu poziție**, **șterge de pe factura storno liniile pe care NU vrei să le stornezi**. După care, la fel ca mai sus, salvezi factura. Asta e tot. Citește aici [cum trimiți o factură de stornare în RO e-Factura SPV](https://factureaza.ro/ajutor/stornare-corectare-efactura). ### Cum modific o factură Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-modific-factura Ca să modifici o factură, indiferent de starea ei, urmează pașii. **Pas 1. Intră pe factură** Dă click pe numărul facturii din listă de facturi. Sau scrie numărul facturii în căsuța de **căutare rapidă** și dă click pe număr din lista de rezultate. **Pas 2. Modifică factura** Dă click pe link-ul **Modifică factura** din meniul vertical din stânga facturii. Citește textul din fereastra care se va deschide și, dacă e ok, dă click pe butonul **Confirm**. Dacă nu, dă click pe **Anulează** ca să renunți la modificarea facturii. Modifică orice detalii din câmpurile facturii. **Pas 3. Salvează modificările efectuate** Dă click pe butonul **Modifică factura**. ### Cum trimit mai multe facturi pe e-mail din aplicatie Source: https://factureaza.ro/ajutor/email-facturi-multiple-din-aplicatie Din câteva click-uri poți trimite mai multe facturi pe email către clienții aferenți. Intră în meniul **Facturare**, submeniul **Facturi**. În această pagină, vei găsi ultimele facturi adăugate în ordine cronologică. Dacă vrei să faci o selecție în funcție de alte criterii, folosește filtrele din stânga ca să generezi o listă custom de facturi. Ca să selectezi mai multe facturi din listă, dă click pe cercul din stânga fiecărui document care te interesează. După ce ai selectat toate facturile, dă click pe butonul **Trimite**. Alege **Facturile pe email**. ##### În caseta din stânga, ai textul mailului care va însoți fiecare factură Nu modifica marker-ul NUMAR_FACTURA, aplicația îl va înlocui automat în textul mailului cu numărul facturii. Valabil și pentru DATA_FACTURA (se înlocuiește automat cu data la care a fost emisă factura), NUME_UTILIZATOR (se înlocuiește automat cu numele utilizatorului care a emis factura, așa cum l-ai definit când ai creat contul) și NUME_FIRMA (se înlocuiește automat cu denumirea firmei). ##### În secțiunea din dreapta ai adresele de email Implicit, este bifată adresa de e-mail a clientului așa cum ai scris-o atunci când ai creat clientul respectiv. Poți alege să-ți trimiți inclusiv ție factura pe e-mail. Din secțiunea **Setări avansate** poți alege să programezi trimiterea la o anumită dată și oră; și poți seta cum vrei să trimiți mailul către destinatari multipli, dacă e cazul (cu BCC destinatarii e-mailului nu se vor vedea între ei; cu CC, destinatarii se vor vedea între ei). La final, apasă pe butonul **Trimite facturi pe mail**. ### Cum emit o factură ciornă Source: https://factureaza.ro/ajutor/emit-factura-ciorna Dacă atunci când ai creat factura ai salvat-o ca ciornă, cuvântul “ciornă” apare scris în diagonală pe factura în format PDF. Ca să transformi factura din factură ciornă în factură emisă, urmează pașii. **Pas 1. Intră pe factură** Dă click pe numărul facturii din listă de facturi. Sau scrie numărul facturii în **căsuța de căutare rapidă** și dă click pe numărul ei din lista de rezultate. **Pas 2. Emite factura** Dă click pe link-ul pe **Emite factura** din meniul vertical din stânga facturii. Acum factura este emisă și cuvântul ciornă a dispărut din PDF-ul facturii. ### Cum copiez o factură Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-copiez-factura Uneori e mai simplu să adaugi o factură nouă cu ajutorul opțiunii de clonare a unei facturi vechi. **Pas 1. Intră pe factura pe care vrei s-o copiezi** Dă click pe numărul facturii din listă de facturi. Sau scrie numărul facturii în **căsuța de căutare rapidă** și dă click pe număr din lista de rezultate. **Pas 2. Colonează factura** Dă click pe link-ul pe **Copiază (clonează)** din meniul vertical din stânga facturii. **Pas 3. Editează factura nou creată** Se va deschide o nouă pagină în care poți edita factura așa cum ai nevoie. La final, nu uita să o salvezi. ### Cum adaug o plată pe factură Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-plata-factura Îți recomandăm să asociezi încasări facturilor ca să: - Ai o imagine de ansamblu a banilor încasați - Urmărești ușor clienții care nu plătesc la timp - Să nu trimiți din greșeală notificări de scadență pentru facturi achitate deja de clienți. Este valabil și pentru **facturile de furnizor.** Îți recomandăm să asociezi plățile pe care le faci, ca să eviți facturile neplătite și eventuale probleme cu furnizorii. #### Ai mai multe variante prin care poți adăuga încasări sau plăți ##### Din pagina **Raport facturi**, respectiv **Documente furnizori** Click pe meniul **Facturare**, submeniul **Facturi**. Identifică factura din lista de facturi și **dă click pe butonul Plată**. Completează formularul cu datele relevante și apasă butonul **Creare plată**. Urmezi aceiași pași și pentru facturile furnizori. Le găsești în pagina **Documente furnizori** aflată sub meniul **Furnizori**. ##### Adaugă o plată din pagina de vizualizare a facturii Click pe meniul **Facturare**, submeniul **Facturi**; respectiv pe meniu **Furnizori**, submeniul **Documente furnizori**. Identifică factura din lista de facturi și **dă click pe numărul ei**. În meniul vertical din stânga facturii, dă click pe opțiunea **Adaugă o plată**. Completează formularul cu datele relevante și apasă butonul **Creare plată**. ##### Adaugă o plată din pagina în care creezi sau modifici o factură În pagina în care adaugi factura sau o modifici, mergi la secțiunea **Încasează acum**. Completează formularul cu datele relevante. Se vor salva atunci când salvezi și factura. ##### Adaugă plăți și/sau închide mai multe facturi odată Mergi în pagina **Raport facturi**, conform pașilor de mai sus. Din lista de facturi, selectează-le pe cele pe care vrei să le marchezi ca plătite sau pe cele pe care vrei doar să le închizi. Apoi dă click pe butonul **Închide**. Și alege ce acțiune vrei să faci: să închizi facturile fără să le marchezi ca plătite sau să le marchezi ca plătite și să le închizi. Dacă alegi să marchezi facturile ca plătite și să le închizi, se va deschide un mic formular în care vei preciza modalitatea de plată, data plății și, eventual, vei trece anumite observații. Detaliile din acest formular se vor aplica pe toate facturile selectate. La final ți se va mai cere o ultimă confirmare. Dacă alegi doar să închizi facturile, nu vei mai completa nimic, doar vei da confirmarea finală. Dacă ai setat aplicația să trimită notificări clienților în legătură cu facturile scadente și alegi doar să închizi facturile, notificările de depășire a scadenței NU se vor mai trimite, chiar dacă facturile nu au plăți asociate. ### Cum export mai multe facturi odată Source: https://factureaza.ro/ajutor/export-facturi-multiple Intră în meniul **Facturare**, submeniul **Facturi**. În această pagină, vei găsi ultimele facturi adăugate în ordine cronologică. Dacă vrei să faci o selecție în funcție de alte criterii, folosește **filtrele din stânga** ca să generezi o listă custom de facturi. Ca să selectezi mai multe facturi din listă, dă click pe cercul din stânga fiecărui document care te interesează. După ce ai selectat toate facturile, dă click pe butonul **Descarcă / Exportă** de deasupra listei și alege în ce format vrei să salvezi facturile. Dacă nu faci nicio selecție și dai click pe butonul **Descarcă / Exportă** din dreapta listei, se vor exporta toate facturile din listă. ### Cum export o factură? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-export-o-factura Ca să exporți o factură pe un calculator, laptop sau telefon, trebuie să intri în pagina de vizualizare a facturii respective. Dă click pe numărul facturii din listă de facturi. **Sau**, dacă nu e printre cele mai recente facturi, folosește **filtrele din stânga** ca să o găsești. **Sau**, dacă știi numărul, scrie-l în căsuța de **căutare rapidă** și dă click în lista de rezultate. Dă click pe link-ul pe **Descarcă PDF** din meniul vertical din stânga facturii. ## Contul meu la factureaza.ro ### Ce se întâmplă dacă întârzii plata? Source: https://factureaza.ro/ajutor/ce-se-intampla-daca-intarzii-plata Știm că e foarte neplăcut să ai nevoie să emiți o factură și să nu poți din diverse motive. Nu vrem să adăugăm și noi la lista de motive, fapt pentru care practicăm o politică prin care sperăm să reducem cât mai mult blocarea conturilor pe motiv de neplată. - facturile au termen de scadență de 15 zile - te notificăm cu 3 zile înainte ca factura să devină scadentă, astfel incât să ai timp să o achiți în timp util. Retrimitem notificarea săptămânal pâna când factura e achitată - dacă nu achiți o factură, la 7 zile după scadență nu vei mai putea adăuga facturi noi; în rest, ai acces la orice funcție din aplicație - dacă faci plata, o poți introduce chiar tu și contul se va debloca automat; trebuie doar să urmezi pașii de [deblocare pe termen scurt](https://factureaza.ro/ajutor/cum-imi-deblochez-contul-pe-termen-scurt) **Atenție! Dacă întârzii cu plata mai mult de 20 de zile după data scadenței, contul tău va fi blocat și îl vei putea accesa doar după efectuarea plății** #### PLATA CU CARDUL BANCAR Nu uita că poți achita facturile și cu cardul. În acest fel plata o faci pe loc și se înregistrează automat, astfel încât nu ai niciun fel de întreruperi. Poți accesa link-ul din textul de avertizare achitării de urgență a facturii, după care ‘Plătește online’ din fereastra nou deschisă. Poți ajunge la link-ul de plată online și din ‘Contul meu’, apoi ‘Abonamentul factureaza.ro’. Plata se face complet securizat prin serviciile [mobilpay.ro](https://mobilpay.ro/) în moneda de emitere a facturii. În exemplul de mai jos, în euro sau în lei. ### Cum schimb tipul de abonament si perioada de plată? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-schimb-tipul-de-abonament-si-perioada-de-plata Orice tip de abonament ai avea pe factureaza.ro, poți oricând opta pentru o altă variantă sau un alt interval de plată. Procedura e foarte simplă, durează câteva minute, și se face exclusiv online. **Urmează pașii:** - Dă clic pe numele de utilizator din partea dreaptă sus și mergi la meniul **Facturi & detalii abonament** - Clic pe butonul **Schimbă abonamentul** - Consultă grila de prețuri ca să identifici varianta de abonament care ți se potrivește cel mai bine - Alege intervalul de plată - Alege tipul abonamentului - Citește contractul și, dacă ești de acord, dă clic pe butonul **Accept termenii contractului** Vei primi pe e-mail o copie a contractului. Acesta intră în vigoare imediat, deci vei avea acces instantaneu la facilitățile oferite de abonamentul ales. Factura se va emite automat în data de 15 a lunii. ### Care sunt prețurile pentru abonamentul factureaza.ro ? Source: https://factureaza.ro/ajutor/care-sunt-preturile-pentru-abonamentul-factureaza-ro Aici găsești [lista de prețuri.](https://factureaza.ro/preturi) factureaza.ro este un serviciu pe bază de abonament. Factura se emite fie lunar, fie poţi alege să plăteşti în avans cu următoarele reduceri: pe 12 luni primeşti o reducere de 10%, pe 6 luni 7.5%, iar pe 3 luni 5%. Din cauza comisioanelor bancare, abonamentul Basic nu este disponibil pentru plata lunară. **Pot schimba tipul de abonament?** Desigur. Aici găsești detaliile: [Cum schimb abonamentul](https://factureaza.ro/ajutor/cum-schimb-tipul-de-abonament-si-perioada-de-plata). ### Cum îmi deblochez contul pe termen scurt? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-imi-deblochez-contul-pe-termen-scurt Dacă ai restanțe la plata facturilor către factureaza.ro, după o perioadă de timp, contul tău va fi blocat și nu vei mai putea emite documente. Dacă plătești factura prin bancă, poate dura câteva zile până când noi înregistrăm plata facturii restante. Înțelegem că pot apărea anumite situații în care nu ai timp să aștepți înregistrarea plății după efectuarea acesteia prin bancă. Ca să nu pierzi timpul în această situație, îți oferim o soluție pentru deblocarea contului pe termen scurt, după cum urmează: **1. Încearcă să adaugi orice fel de document.** **2. Deoarece ai plăți restante către factureaza.ro, vei primi următorul mesaj care te încurajează să plătești facturile restante și îți arată cum poți debloca pe loc contul în cazul în care ai plătit deja. Click pe ‘acest formular’ dacă ai efectuat deja plata.** **3. Introdu suma de plată și selectează modalitatea de plată. După ce salvezi, contul tău va fi deblocat și vei putea emite documente. Dacă în maxim 7 zile după aceea banii nu se regăsesc în banca noastră, contul tău va fi blocat din nou.** Dacă ai timp și e posibil, trimite-ne, te rugăm, pe e-mail dovada plății (copie a OP-ului, spre exemplu). Mulțumim. ### Ajutor, mi-am uitat datele de acces (parola)! Source: https://factureaza.ro/ajutor/ajutor-mi-am-uitat-datele-de-acces-parola Urmează pașii ca să îți recuperezi date de acces (nume cont, nume utilizator, parolă): **1. Din factureaza.ro, click pe ‘Conectare’.** **2. În panoul de login, dă click pe ‘Ți-ai uitat datele de acces?’.** **3. În fereastra nou deschisă, scrie adresa ta de e-mail, cea pe care ai folosit-o să te înregistrezi ca utilizator pe contul tău la factureaza.ro. Vei primi un e-mail care va conține un link, la adresa menționată de tine. Te rugăm să dai click pe acesta pentru ca resetarea parolei să fie posibilă.** **Este necesar ca noua parolă să fie formată din minim 8 caractere, o majusculă și o cifră.** **Dacă nu mai ții minte adresa respectivă, trebuie să ne contactezi direct.** ### Cum îmi șterg contul și datele asociate acestuia? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-imi-sterg-contul-si-datele-asociate-acestuia Poți oricând să renunţi la contul tău la Factureaza.ro și să ștergi datele asociate contului tău. Pentru aceasta trebuie să urmezi pașii din imaginile următoare: sau Apoi, dai click pe ‘Abonamentul factureaza.ro’, unde vei avea opțiunea ‘Șterge contul’. Apăsând butonul ‘Șterge contul’ şi confirmând acţiunea, toate datele asociate contului tău vor fi șterse. Nu vei mai primi nici un fel de mesaje sau notificări. ### Autentificare în doi pași Source: https://factureaza.ro/ajutor/autentificare-in-doi-pasi Pentru un plus de siguranță ai la dispoziție autentificarea în doi pași. Odată cu activarea acestei funcții, este necesară utilizarea unei aplicaţii de autentificare precum [Google Authenticator](https://support.google.com/accounts/answer/1066447?hl=ro&co=GENIE.Platform%3DAndroid) sau [Authy](https://authy.com/). Pentru activare, accesează 'Contul meu': Apoi selectează din meniu 'Autentificare în doi pași' și click pe 'Activează autentificarea în doi pași': Va apărea un mesaj de informare cu privire la necesitatea utilizării uneia dintre aplicațiile de autentificare menționate mai sus. După confirmare, citește cu atenție instrucțiunile. Configurează una dintre aplicațiile de autentificare, apoi acestea vor furniza codurile de verificare necesare în pasul suplimentar de verificare sau poți introduce manual cheia care, de asemenea, va fi generată odată cu activarea. Va fi afișată şi o listă de 5 coduri de backup pe care va trebui sa le salvezi într-un loc sigur sau să le imprimi. Un cod de backup poate fi folosit o singură dată în cazul în care nu ai acces la aplicația de autentificare. Pasul suplimentar necesar verificării va arăta precum în imaginea de mai jos: Spor la facturat! ### Cum mă abonez la unul dintre conturile plătite? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-ma-abonez-la-unul-dintre-conturile-platite Dacă ai un abonament gratuit pe factureaza.ro, poți oricând opta pentru o variantă plătită, cu mai multe documente disponibile și extra opțiuni. Procedura e foarte simplă, durează câteva minute, și se face exclusiv online. **Urmează pașii:** - Dă clic pe numele de utilizator din partea dreaptă sus și mergi la meniul **Facturi & detalii abonament** - Clic pe butonul **Schimbă abonamentul** - Consultă grila de prețuri ca să identifici varianta de abonament care ți se potrivește cel mai bine - Alege intervalul de plată - Alege tipul abonamentului - Citește contractul și, dacă ești de acord, dă clic pe butonul **Accept termenii contractului** Vei primi pe e-mail o copie a contractului. Acesta intră în vigoare imediat, deci vei avea acces instantaneu la facilitățile oferite de abonamentul ales. Factura se va emite automat în data de 15 a lunii. ### Cum trec la abonamentul gratuit? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-trec-la-abonamentul-gratuit Dacă la un moment dat ai nevoie să treci de la un abonament plătit la varianta gratuită, poți face asta foarte ușor. În plus, poți oricând să revii la un cont plătit. **Atenție!** Abonamentul gratuit vine cu o serie de limitări. ##### Limitele abonamentului gratuit - Însumat, emiți maxim 5 documente pe lună (facturi, chitanțe, proforme, avize, comenzi) - Maxim 1 utilizator ##### Opțiuni indisponibile pentru abonamentul gratuit - Logo-ul firmei tale pe documente - Fonturi și culori - Configurare facturi și documente - Emitere recurentă și automată a facturilor - Acces automatizat prin chei API - Integrări e-commerce, ERP, procesatori plăți - Sistem avansat de permisii - Documente standard (contracte, adeverințe) - Audit fiscal clienți - Limitările se aplică imediat după confirmare. **Urmează pașii ca să treci de la un abonament plătit la unul gratuit:** - Dă clic pe numele de utilizator din partea dreaptă sus și mergi la meniul **Facturi & detalii abonament** - Clic pe butonul **Schimbă abonamentul** - Clic pe butonul **Alege** din ultima coloană, **Free (Gratuit)** - Se va deschide o nouă fereastră unde dai clic pe butonul **Aleg abonamentul gratuit cu limitări** sau, dacă te-ai răzgândit, dă clic pe butonul **Mă mai gândesc** Pentru mai multe detalii despre ce este inclus în abonamentul gratuit, click [aici](https://factureaza.ro/preturi). ### Înscrierea pe factureaza.ro? Source: https://factureaza.ro/ajutor/inscrierea-pe-factureaza-ro Dacă dorești să te înscrii pe factureaza.ro trebuie să urmezi câțiva pași. Te rugăm să fii atent la datele de conectare pe care le introduci, deoarece vei avea nevoie de ele și când te vei loga în viitor. Procesul este simplu, în primul rând trebuie să accesezi link-ul https://factureaza.ro/. Din această pagină seletezi butonul **'Înscrie-te'** După cum se poate vedea în imagine, poți accesa și lista de prețuri de aici. Completează apoi în pagina nou deschisă CIF-ul. Din aceeași pagină poți adăuga și o firmă din afara României, dai doar click pe butonul corespunzător. Dacă firma ta este nouă este posibil ca datele să nu fie preluate automat, caz în care este necesară introducerea lor manuală. După completarea CIF-ului vor apărea datele firmei tale precum în imagine. Poți vizualiza și un exemplu de factură înainte de ultimul pas al înscrierii. Ultimul pas este să setezi parola, accepți Politica de Confidențialitate precum și Acordul de Prelucrare a Datelor. Dai apoi click pe butonul 'înscrie-te' și gata. Poți începe să [adăugi facturi](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-o-factura) după adăugarea seriei. Citește mai multe despre asta: [cum adaug o serie de facturi](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-o-serie-de-facturi); [ce este o serie de facturi](https://factureaza.ro/ajutor/ce-este-o-serie-de-facturi), [decizie internă pentru seriile de facturi](https://factureaza.ro/ajutor/decizia-interna-pentru-seriile-de-facturi). Mulțumim pentru alegerea făcută și spor la facturat! ### Cum îmi închid contul la factureaza.ro? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-imi-inchid-contul-la-factureaza-ro Poți oricând să renunţi la contul tău la Factureaza.ro. Pentru aceasta trebuie să urmezi pașii din imagini: (Pasul 1) (Pasul2) (Pasul 3) Apăsând butonul ‘Închide contul’ şi confirmând acţiunea, contul tău va fi dezactivat. Nu vei mai primi nici un fel de mesaje sau notificări. ### Ce e de făcut după perioada promoțională? Source: https://factureaza.ro/ajutor/ce-e-de-facut-dupa-perioada-promotionala **Ai ajuns la finalul perioadei promoționale?** #### Ca să poți folosi în continuare aplicația, ai două opțiuni: Poți trece la varianta gratuită, cu [limitări](https://factureaza.ro/ajutor/limitele-abonamentului-gratuit). Sau poți alege unul dintre [abonamentele](https://factureaza.ro/preturi) noastre. Procedura e foarte simplă, durează câteva minute, și se face **exclusiv online**. ##### Indiferent ce alegi, gratuit sau contra cost, urmează pașii: - Dă clic pe numele de utilizator din partea dreaptă sus și mergi la meniul **Facturi & detalii abonament**. - Clic pe butonul **Alege un abonament**. - Consultă grila de prețuri ca să identifici varianta de abonament care ți se potrivește cel mai bine. - Alege tipul abonamentului: gratuit sau contra cost. ##### Dacă ai ales un abonament plătit: - Alege intervalul de plată. - Citește contractul și, dacă ești de acord, dă clic pe butonul **Accept termenii contractului**. Vei primi pe e-mail o copie a contractului. Acesta intră în vigoare imediat, deci vei avea acces instantaneu la facilitățile oferite de abonamentul ales. Factura se va emite automat în data de 15 a lunii. ##### Dacă ai ales un abonament cu plată: - poți reveni oricând la [abonamentul gratuit](https://factureaza.ro/ajutor/cum-trec-la-abonamentul-gratuit) - poți [schimba tipul de abonament](https://factureaza.ro/ajutor/cum-schimb-tipul-de-abonament-si-perioada-de-plata) în funcție de nevoile tale ### Cum fac legătura între conturile mai multor firme? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-fac-legatura-intre-conturile-mai-multor-firme Poți face câte un cont pentru fiecare firmă și să le legi între ele, astfel încât să poți schimba contul (implicit firma) cu un singur click. În meniul din dreapta-sus , click pe ‘Schimbă contul’ De aici poți accesa conturi pe baza cheilor API ale altor utilizatori. Pentru a adăuga un acces nou, va trebui să introduci cheia API a utilizatorului în campul care se deschide. Click pe ‘adaugă acces’ și gata! Cheia API o găsești accesând 'Contul meu', apoi 'Cheie API'. Atentie insa, trebuie sa fie cheia utilizatorului "celuilalt" cont - deci prima data trebuie sa te loghezi ca "celelalt" utilizator. Atenție! În momentul în care se face schimbarea către celălalt cont, este necesară cheia API a acestuia, așadar, inițial este necesar să fii logat ca celălalt utilizator pentru a o copia. ### Cum plătesc abonamentul? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-platesc-abonamentul **Când și cum primesc factura?** Facturile pentru [abonamentele factureaza.ro](https://factureaza.ro/ajutor/care-sunt-preturile-pentru-abonamentul-factureaza-ro) se emit în data de 15, anterior perioadei de facturare. De exemplu, dacă abonamentul tău începe în ianuarie, factura ți se va emite în 15 decembrie. Dacă depășești numărul de documente incluse în abonament, le vom factura la sfârșitul lunii – dar numai după ce s-au adunat cel puțin 20 RON de facturat. Facturile se trimit \*exclusiv pe e-mail\*. [Semnarea și ștampilarea nu mai sunt obligatorii](https://www.noulcodfiscal.ro/titlu-7/capitol-13/articol-319.html), astfel încât nu trimitem facturile prin poștă – este suficient să tipărești factura primită pe e-mail și o poți introduce în contabilitate. **Cum pot achita factura?** \*Abonamentul se poate achita prin transfer bancar în contul specificat pe factură. **Ce se întâmplă dacă plătesc cu întârziere?** Vezi toate detaliile [aici](https://factureaza.ro/ajutor/ce-se-intampla-daca-intarzii-plata). ### Cum pot exporta datele asociate contului meu? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-pot-exporta-datele-asociate-contului-meu Poți oricând să exporți datele asociate contului tău. Pentru aceasta trebuie să urmezi pașii din imaginile următoare: sau Apoi, dai click pe ‘Abonamentul factureaza.ro’, unde vei avea opțiunea ‘Export date’ Apăsând butonul ‘Export date’ şi confirmând acţiunea, toate datele asociate contului tău vor fi exportate în format XML la adresa ta de e-mail. ### Pot depăși numărul de facturi incluse în abonament? Source: https://factureaza.ro/ajutor/pot-depasi-numarul-de-facturi-incluse-in-abonament Abonamentul gratuit nu permite emiterea a mai mult de 5 documente pe lună. Abonamentele plătite permit, în schimb, depășirea numărului de documente incluse. Prețul pentru fiecare document care depășește numărul de documente incluse este de 1 RON. Dacă depășești numărul de documente, vei fi notificat imediat în colțul din dreapta-sus asupra costurilor adiționale: Poți consulta oricând situația contului tău pe luna curentă accesând ‘Contul meu’ -\> ‘Abonamentul factureaza.ro’ ### Pot depăși numărul de utilizatori incluși în abonament? Source: https://factureaza.ro/ajutor/pot-depasi-numarul-de-utilizatori-inclusi-in-abonament Da, poți depăși numărul de utilizatori incluși în abonament. Caz în care ai două opțiuni: – plătești 6 lei în plus pe lună pentru fiecare utilizator adițional sau – treci la un abonament mai mare, care îți permite mai mulți utilizatori Află aici ce trebuie să faci ca să îți [schimbi tipul de abonament](https://factureaza.ro/ajutor/cum-schimb-tipul-de-abonament-si-perioada-de-plata). ### Limitările abonamentului gratuit Source: https://factureaza.ro/ajutor/limitele-abonamentului-gratuit Cu varianta gratuită a aplicației poți să adaugi un total de **maxim 5 documente într-o lună, luate împreună** (facturi, proforme, chitanțe, avize, comenzi), nu separat. **Se ia în considerare data la care a fost adăugat un document** în aplicație, nu data afișată pe document. Adică, dacă în luna februarie ai adaugat un document și i-ai asociat o data din luna ianuarie, documentul se contorizează pe luna februarie. De asemena, se iau în calcul absolut toate documentele adăugate, indiferent de starea lor (ciornă, emisă, închisă, anulată, stornată) **și indiferent dacă le-ai șters din cont** după ce le-ai adăugat. Pentru **alte limitări**, [consultă tabelul de prețuri](https://factureaza.ro/preturi). ## Facturi si alte documente ### Cum îți înregistrezi firma sau PFA-ul în SPV ANAF Source: https://factureaza.ro/ajutor/integrare-SPV-anaf-efactura-certificat-digital Ca să poți folosi sistemul RO e-Factura, e nevoie să-ți înregistrezi afacerea (SRL sau PFA) în SPV ANAF. **În cazul în care lucrezi cu un contabil care are acces în SPV-ul afacerii tale, lucrurile sunt mai simple.** Contabilul oricum depune deja toate declarațiile pentru firma ta în SPV, folosind propriul certificat digital. Te poate ajuta și cu transmiterea e-Facturilor. Fie direct, le încarcă pentru tine. Fie indirect: **te ajută doar o dată, la început, ca să activezi integrarea e-Factura prin factureaza.ro**. După ce integrarea este activă, o să poți genera și trimite e-Facturile automat, direct din aplicația noastră, fără să fii nevoit să accesezi SPV-ul ori de câte ori ai de transmis e-Factura. Citește toate detaliile [aici](https://factureaza.ro/ajutor/e-factura-svp-anaf). #### Ce faci însă dacă trebuie să te ocupi chiar tu de înregistrarea firmei în SPV ANAF? Înainte de orice, vei avea nevoie de un certificat digital pentru ANAF. Doar după ce obții certificatul digital, o să te poți înregistra în SPV. ##### Certificatul digital pentru ANAF **Atenție PFA:** chiar dacă ai acces în SPV ca persoană fizică (nu juridică), ca să depui, de exemplu, declarația unică, **acest tip de acces, FĂRĂ certificat digital și pe persoană fizică, nu este suficient pentru e-Factura**. Tot va trebui să obții certificatul digital pentru ANAF și să-ți înregistrezi PFA-ul în SPV. **Certificatul digital pentru ANAF se obține contra cost, de la furnizori acreditaţi.** De exemplu, cei de la certSign îți pun la dispoziție două variante: [semnătura electronică pe TOKEN](https://emitere.certsign.ro/?code=VpLiXSFkesNMoF799933) sau [semnătura electronică în CLOUD](https://paperless.certsign.ro?code=jHwgwWpsohyPuM142886). Cu[ certSign Paperless](https://paperless.certsign.ro?code=jHwgwWpsohyPuM142886) (în cloud) poţi semna electronic de la distanţă orice document, cu valoare legală, fără token şi fără instalarea unor drivere speciale, de pe orice dispozitiv (inclusiv smartphone sau tabletă). Pentru [varianta cu token](https://emitere.certsign.ro/?code=VpLiXSFkesNMoF799933), certSIGN oferă un pachet complet format din certificat digital calificat pentru semnătură electronică, dispozitiv calificat de creare a semnăturilor electronice (token) şi clickSIGN (aplicație software de semnare). ##### Accesul în SPV ANAF pentru firma ta După ce ai obținut certificatul digital, treci la al doilea și ultimul pas: obținerea accesului în SPV ANAF pentru firma ta. **Va trebui să ai la îndemână:** \* certificatul digital pe care tocmai l-ai obținut \* copie după CI \* un document din care să reiasă calitatea ta în firmă: reprezentant legal (administrator, deținător de PFA), împuternicit sau reprezentant desemnat. **Iată pașii:** Intră pe site-ul **[ANAF, aici](https://www.anaf.ro/anaf/internet/ANAF/acasa)**. Din meniul orizontal, dă click pe **Servicii Online**. Se deschide o listă de submeniuri din care dai click pe **Înregistrare Utilizatori**. În pagina nou deschisă dai click pe caseta **SPAȚIU PRIVAT VIRTUAL**. Aici: \*mergi cu mouse-ul (fără să dai click la început) pe caseta **PERSOANE JURIDICE ȘI ALTE ENTITĂȚI FĂRĂ PERSONALITATE JURIDICĂ** \* se va afișa un mic meniu, din care dai click pe **Înregistrare utilizatori persoane juridice și alte entități fără personalitate juridică**. Se va deschide o pagină nouă, în care dai click pe **Înregistrare utilizatori cu certificat digital**. Se va deschide o cerere pe care va trebui s-o completezi. \*treci CUI-ul firmei \* apoi completezi datele tale personale \* dai click pe săgeata mică de la **Calitate** și apoi dai click pe ce ți se potrivește \* încarci documentul de confirmare, **adică fix documentul pe care l-ai obținut deja atunci când ai primit certificatul digital**. \* încarci o arhivă zip cu **documentele justificative** (copia dupa CI, documentul care dovedește calitatea ta în companie) \* completezi codul de validare și la final dai click pe buton pentru a trimite cererea. **Dacă nu ai documentul de confirmare**, atunci trebuie să-l obții: \* dă click pe **Descărcați documentul de confirmare** \* se va deschide un formular într-un tab nou din browser \* completezi formularul: este editabil, adică nu trebuie să-l tiparești, ci doar să tastezi toate informațiile cerute direct în câmpurile respective \* odată completat, formularul are nevoie de două semnături: semnătura ta digitală prin intermediul certificatului digital tocmai obținut, dar și contra-semnătură furnizorului de la care ai obținut certificatul digital. \* la final, te întorci în pagina cu cererea și încarci documentul de confirmare, după care treci la ultimii doi pași. După ce trimiți cererea ar trebui să primești un mesaj de confirmare direct pe site-ul ANAF, dar și pe adresa de email pe care ai trecut-o în cerere. Apoi aștepți ca ANAF să-ți aprobe cererea. Aprobarea poate dura de la câteva ore la câteva zile. \* Pentru întrebări și detalii legate de certificatul digital, ia legătura cu furnizorul de certificat digital. \* Pentru întrebări și detalii legate de SPV ANAF, completează formularul de contact pus la dispoziție de ANAF, [aici](https://www.anaf.ro/asistpublic/). \* Pentru cum generezi și trimiți e-Facturi automat cu factureaza.ro, **după ce ai obținut accesul în SPV**, click [aici](https://www.factureaza.ro/ajutor/Integrare-efactura-oauth2). Succes! (Dacă dai click pe unul dintre link-urile certSign și apoi decizi să achiziționezi o semnătură digitală, factureaza.ro va primi un mic comision de afiliere din partea certSign.) ### Facturile intracomunitare pentru neplătitorii de TVA Source: https://factureaza.ro/ajutor/facturile-intracomunitare-pentru-neplatitorii-de-tva Dacă ești SRL sau PFA neplătitor de TVA și colaborezi cu alte firme din UE, atunci trebuie să obții codul intracomunitar de TVA. (Dacă ești deja înregistrat în scopuri de TVA, nu e nevoie să obții un cod de TVA intracomunitar în tranzacțiile comerciale internaționale; vei folosi CIF-ul tău cu RO în față.) Codul intracomunitar de TVA este un număr unic atribuit de autoritățile fiscale și care permite identificarea SRL-ului sau PFA-ului tău în cadrul tranzacțiilor intracomunitare. Codul este format din prefixul de identificare a țării (RO pentru România) urmat de CUI. **Obținerea codului nu înseamnă că te-ai înregistrat în scopuri de TVA în România**. Codul intracomunitar de TVA este folosit doar în relațiile intracomunitare, SRL-ul sau PFA-ul tău continuând să fie neplătitor de TVA în România. **Situațiile în care trebuie să obții codul de TVA intracomunitar.** 1. Când cumperi servicii de la firme care au sediul în afara României (UE sau non-UE). Caz în care, le vei comunica furnizorilor tăi codul de TVA intracomunitar, iar furnizorul va afișa acest cod pe factura emisă către tine. Această factura nu va conține TVA, dar tu ești obligat să declari și să plătești 19% TVA (aplicat la valoarea facturii) în România. 2. Când cumperi produse de la firme care au sediul în afara României (UE sau non-UE), în valoare mai mare de 10.000 de Euro pe an. La fel ca la achiziția de servicii, facturile furnizorilor nu vor conține TVA, dar tu ești obligat să declari și să plătești 19% TVA (aplicat la valoarea facturii) în România. 3. Când vinzi servicii unori firme cu sediul în UE. Pe facturile emise de tine acestor clienți n-o să treci CUI-ui SRL-ului sau PFA-ului tău, ci codul de TVA intracomunitar. La rândul tău, vei ruga clientul să-ți comunice codul lor, ca să-l afișezi pe factură. Vei emite facturile fără TVA și este responsabilitatea clientului tău să declare și să achite TVA în țara unde are sediul. Ca să obții codul de TVA intracomunitar trebuie să depui Declarația 700, prin SPV, la ANAF. O să mai ai nevoie de copie după CUI și de drept de semnătură electronică. În anumite situații, ți se va cere să mai depui și ultima balanță sau un memoriu justificativ. Formularul poate fi depus de administrator sau de contabil, dacă este împuternicit să aibă acces în SPV-ul SRL-ului sau PFA-ului tău. **Iată pașii prin care poți adăuga codul de TVA intracomunitar pe facturile emise prin factureaza.ro** PFA-urile sau firmele care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA vor folosi codul TVA din Registrul Operatorilor Intracomunitari (ROI) la emiterea de facturi intracomunitare. Detalii găsești [aici](https://www.fiscalitatea.ro/prestari-servicii-intracomunitare-si-societate-neplatitoare-de-tva-e-obligatorie-inregistrarea-in-roi-15349/). Dacă te afli în această situație, atunci intră la Date Fiscale din meniul ‘Firma Mea’ și completează în felul următor: – trece CIF-ul în căsuța aferentă (pe acesta îl vei folosi pe facturile interne); – trece codul de TVA (RO urmat de număr) în căsuța corespunzătoare (pe acesta îl vei folosi pe facturile intracomunitare) ; – **NU BIFA** căsuța Plătitor de TVA. Acum ai toate datele corecte ca să poți emite ușor atât facturi interne, cât și facturi intracomunitare. **Așadar, dacă emiți o factură în România, vei selecta CIF-ul (iar factura nu va conține coloana TVA).** Dacă emiți o factură în UE, vei selecta codul de TVA pentru operațiuni intracomunitare, iar în acest caz: – factura va conține coloana TVA ; – la TVA se trece 0; – în casuța ‘Mențiuni’ trebuie să specifici motivul pentru care operațiunea e scutită de TVA (de ex „Scutite cf. art 143 lit b,c”, sau ce se aplică in cazul tău). ### Cum stornez o factură? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-stornez-o-factura Stornarea este o acțiune prin care o factură emisă anterior și trimisă către client este rectificată (corectată), în întregime sau parțial, prin emiterea unui facturi storno. Factura storno este un document contabil, care trebuie înregistrat în jurnalul de vânzări / cumpărări. Va apărea de asemenea în fișa de client, cu minus, și va scădea suma stornată din soldul clientului. **Stornarea este singura procedură legală** prin care o factură trimisă deja clientului, și pentru care clientul a primit bunurile sau serviciile, poate fi rectificată. Facturile storno trebuie transmise la RO e-Factura. **Anulare versus stornare** Dacă observi că ai greșit factura **înainte s-o trimiți către client și înainte să o transmiți la RO e-Factura**, nu e nevoie s-o stornezi. O poți anula. Anularea nu are niciun efect în contabilitate și nu generază consecințe fiscale. Facturile anulate trebuie doar arhivate (sau le poți casa la inventarierea anuală). Facturile anulate se declară în Declarația 394. Vezi [aici cât de ușor este să anulezi o factură dacă folosești factureaza.ro](https://factureaza.ro/ajutor/cum-anulez-o-factura) **Atenție: o factură trasmisă în SPV nu poate fi anulată, modificată sau ștearsă. Singura opțiune este stornarea**. ##### **Motive pentru stornarea unei facturi** După ce ai trimis factura către client, pot apărea mai multe motive pentru care este necesară o rectificare. De exemplu: - clientul returnează (total sau parțial) produsele achiziționate - serviciile sau bunurile facturate nu au fost prestate, respectiv livrate - pentru regularizarea unui avans (stornezi factura de avans și emiți o factură finală pentru toată valoarea produselor sau a serviciilor) - modificări în prețuri sau condiții contractuale - erori în procesul de facturare - ai emis o factură de avans care trebuie stornată după ce clientul achită diferența. De reținut că o factură nu poate fi stornată pe motiv de neplată, dacă serviciile sau bunurile facturate au fost prestate, respective livrate. #### **Cum emit o factură de stornare** În Factureaza.ro poți emite o factură de stornare în două moduri: - **Automat (recomandat)** – pornești de la factura inițială, iar aplicația generează automat factura storno. - **Manual** – creezi o factură nouă și completezi manual datele pentru stornare. ##### **Varianta 1: Stornare automată** Îți recomandăm stornarea automată, deoarece aplicația preia datele din factura inițială și generează automat factura storno. **Pas 1. Deschide factura pe care vrei să o stornezi.** Mergi în meniul **Facturi** și identifică factura cu plus din lista de facturi. Mai poți găsi factura, folosind **Căutarea rapidă**, dacă știi numărul facturii sau alte detalii. Dă click pe numărul facturii pentru a deschide pagina de vizualizare a documentului. **Pas 2. Alege tipul de stornare.** Din meniul din stânga, alege tipul de stornare de care ai nevoie: - **Stornare cumulativă** – stornează integral factura, adică întreaga valoare facturată. - **Stornare poziție cu poziție** – stornează doar anumite poziții (linii) din factură. După ce alegi varianta dorită, se deschide o pagină nouă cu factura de stornare. **Pas 3. Verifică și salvează factura storno.** Dacă ai ales **Stornare cumulativă**, toate pozițiile și valorile sunt preluate automat. Verifică datele și **salvează** factura. Dacă ai ales **Stornare poziție cu poziție**, șterge de pe factura storno pozițiile **pe care NU vrei să le stornezi**. Verifică factura și apoi salveaz-o. ##### **Varianta 2: Stornare manuală** Poți crea o factură storno și manual, fără să pornești de la factura inițială. **Pas 1. Creează o factură nouă.** Oriunde te afli în aplicație, dă click pe **Factură nouă**. Completează datele facturii și adaugă liniile pe care vrei să le stornezi. **Important: la o factură storno, minusul se trece la cantitate, nu la preț**. **Pas 2. Selectează factura inițială.** Sub tabelul cu liniile facturii, în secțiunea **Stornare**: - selectează factura cu plus pe care vrei să o stornezi; - completează valoarea stornată sau bifează **Toată suma**, dacă faci o stornare integrală. Este important să completezi secțiunea **Stornare**, deoarece astfel aplicația face legătura între factura inițială și factura storno. În acest fel, soldul clientului este calculat corect. #### **RO e-Factura** Transmiterea unei facturi storno în RO e-Factura este similară cu transmiterea unei facturi obișnuite. Pentru instrucțiuni detaliate, citește ghidul despre [stornarea e-Factura](https://factureaza.ro/ajutor/stornare-corectare-efactura). ### Generare și trimitere e-facturi în SPV ANAF Source: https://factureaza.ro/ajutor/integrare-efactura-oauth2 Dacă folosești factureaza.ro și trebuie să emiți e-facturi, îți recomandăm să activezi integrarea e-Factura. Cu ajutorul acestei integrări, e-facturile sunt generate și trimise automat în SPV ANAF. Odată activată, nu va mai fi nevoie să intri în SPV ANAF. Totul va decurge mai rapid și mai ușor. Pentru întrebări generale cu privire la e-Factura, citește acest [articol](https://blog.factureaza.ro/e-factura-obligatorie-2024/). Dar, pe scurt, începând cu 2024, dacă SRL-ul sau PFA-ul tău emite facturi către alt SRL sau PFA, în aceste cazuri va trebui să generezi și să transmiți e-Factura în SPV ANAF. Ca să activezi integrarea e-Factura prin factureaza.ro trebuie să te afli într-una din aceste situații: \* **Să ai chiar tu**, personal, **certificat digital pentru acces în SPV**-ul firmei sau PFA-ului tău. Citești [aici](https://factureaza.ro/ajutor/integrare-SPV-anaf-efactura-certificat-digital) cum obții accesul în SPV-ul firmei tale cu certificat digital pentru ANAF. \* Sau, **să aibă contabilul** cu care lucrezi **certificat digital pentru acces în SPV**-ul firmei sau PFA-ului tău Dacă nu ai achiziționat încă un certificat digital, cei de la certSign îți pun la dispoziție două variante: [semnătura electronică pe TOKEN](https://emitere.certsign.ro/?code=VpLiXSFkesNMoF799933) sau [semnătura electronică în CLOUD](https://paperless.certsign.ro?code=jHwgwWpsohyPuM142886). Cu[ certSign Paperless](https://paperless.certsign.ro?code=jHwgwWpsohyPuM142886) (în cloud) poţi semna electronic de la distanţă orice document, cu valoare legală, fără token şi fără instalarea unor drivere speciale, de pe orice dispozitiv (inclusiv smartphone sau tabletă). Pentru [varianta cu token](https://emitere.certsign.ro/?code=VpLiXSFkesNMoF799933), certSIGN oferă un pachet complet format din certificat digital calificat pentru semnătură electronică, dispozitiv calificat de creare a semnăturilor electronice (token) şi clickSIGN (aplicație software de semnare). În funcție de situația în care te afli, urmează pașii de mai jos ca să generezi și să transmiți automat e-Factura în SPV ANAF. Nu e deloc complicat și durează puțin. Iar după aceea vei economisi mult timp și vei evita o grămadă de bătăi de cap. #### Cum activezi integrarea automată e-Factura Click pe săgeata mică de lângă meniul **Integrări**. Apoi click pe **Configurare e-Factura**. Dacă folosești încă **meniul clasic**, click pe numele tău de utilizator, în colțul din dreapta sus. Apoi click pe **Configurare e-Factura**. Se va deschide o pagină unde vei găsi linkuri pentru activarea integrării. Dacă ai permisiunea de autentificare în S.P.V., atunci apasă pe primul buton. În cazul în care nu ai acces la S.P.V. alege varianta ‘Fără permisiunea de autentificare în S.P.V. cu certificatul digital’. Vei primi un link pe care va fi necesar să îl copiezi și să îl trimiți contabilului tău, respectiv persoanei care poate accesa S.P.V. ANAF cu certificat digital pentru firma ta. Accesul pentru integrarea e-Factura va fi apoi activ. Dacă e nevoie, poți anula oricând integrarea e-Factura. #### Cum generezi și transmiți e-Factura în SPV ANAF Poți să generezi și să alegi momentul în care e-Factura va fi trimisă în SPV ANAF: \* Atunci când creezi factura. \* După ce ai creat și salvat factura: deschizi orice factură deja creată și dai click pe **Modifică**. **Indiferent în care dintre situațiile de mai sus de afli, pașii sunt aceeași:** \* Dai click pe secțiunea **Setări e-Factura.** \* Treci prin cele 4 tab-uri și completezi cu datele relevante câmpurile obligatorii și, dacă dorești, și pe cele opționale. \* După ce te-ai asigurat că ai completat corect, bifează căsuța **Confirm că factura poate fi trimisă la e-Factura cu datele de mai sus**. \* În acest moment, opțiunea implicită este să creezi sau să salvezi factura ca **emisă**, deoarece o ciornă nu poate fi transmisă în SPV ANAF. Dacă alegi manual să revii la ciornă, atunci aplicația va debifa automat căsuța e-Factura. \* Alege când vrei ca factureaza.ro să transmită factura pentru tine. Poți alege să transmiți e-Factura instant, atunci când apeși pe butonul **Creează factura ca emisă** (sau ca **închisă**). \* Sau poți alege să **programezi transmiterea e-Facturii**, la o anumită oră și într-o anumită zi. Dacă te-ai răzgândit și vrei să mai lucrezi pe factură înainte s-o transmiți în SPV ANAF, scoate bifa de la căsuța **Confirm că factura poate fi trimisă la e-Factura cu datele de mai sus**. După ce trasmiți e-Factură, [urmează pașii de aici](https://factureaza.ro/ajutor/verifica-status-e-factura) ca să consulți starea trimiterii. **Iar dacă dorești, poți activa și opțiunea prin care versiunea PDF a facturilor transmise automat în SPV să conțină atât index de încărcare de la ANAF, cât și index de descărcare.** În acest caz, PDF-urile se vor actualiza automat cu ultimul index primit de la ANAF. Opțiunea este utilă atunci când le trimiți clienților facturile pe email: cu ajutorul indexului de descărcare listat în PDF, clientul va identifica rapid e-Factura în propriul SPV. ##### Urmează pașii pentru ca indecșii ANAF să se afișeze automat pe toate PDF-urile facturilor transmise automat la e-Factura \* Click pe săgeata mică de lângă meniul **Integrări**. Apoi click pe **Configurare e-Factura**. \* Bifează opțiunea **Afișați indecșii de încărcare și descărcare e-Factura în formatul PDF al facturii** \* Salvează. Dacă, din varii motive, **pe anumite facturi NU vrei să fie afișați indecșii,** atunci: - În pagina în care generezi sau modifici factura respectivă - Mergi la secțiunea e-Factura din partea de jos, tab-ul **Setări avansate** - Și scoate bifa de la opțiunea **Afișați indecșii de încărcare și descărcare e-Factura în formatul PDF al facturi** Asta e tot. Spor la facturat! (Dacă dai click pe unul dintre link-urile certSign și apoi decizi să achiziționezi o semnătură digitală, factureaza.ro va primi un mic comision de afiliere din partea certSign.) ### Ce este o serie de facturi? Source: https://factureaza.ro/ajutor/ce-este-o-serie-de-facturi O soluție eficientă pentru gestionarea unei serii de facturi este utilizarea unui sistem de facturare automatizat. [Factureaza.ro ](https://factureaza.ro/)permite generarea rapidă a seriilor de documente. Este apoi la fel de ușor să emiți documente (facturi, proformele, chitanțe și avize) în cadrul unei serii (atribuirea secvențială a numerelor se face automat). Conform Codului fiscal, toate persoanele fizice sau juridice care desfășoară activități producătoare de venituri au obligaţia să asigure un regim intern de numerotare a formularelor financiar-contabile utilizate. Articolul 319 alin. 20 lit. a) prevede că facturile trebuie să aibă un număr de ordine unic, pe baza uneia sau mai multor serii. De asemenea, Ordinul MFP nr. 2226/2006, art. 5 obligă firmele să adopte un sistem intern care să asigure unicitatea numerelor de factură prin alocarea de serii și numere. Reseterea anuală a seriilor de facturi nu este obligatorie conform legii, dar este recomandată pentru: **– Claritate fiscală și contabilă** **– Identificarea rapidă a facturilor în funcție de an (ex. "2024-001")** Aplicația factureaza.ro se folosește de această recomandare. Asta înseamnă că, la fiecare început de an, trebuie să definești o serie pentru facturile, proformele, chitanțele și avizele pe care le vei emite în anul respectiv către clienții tăi. **Ce este o serie de facturi?** O serie de facturi reprezintă o secvență numerică sau alfanumerică unică de facturi emise într-o anumită perioadă de timp. Aceasta constă dintr-un șir de numere, la care se pot adăuga un prefix, un sufix și demarcatoare. **Structura unei serii de facturi** O serie de facturi poate avea diferite structuri în funcție de preferințele și nevoile fiecărei afaceri. Cu toate acestea, există câteva elemente comune care sunt incluse în mod obișnuit într-o serie de facturi. **Seriile conțin trei tipuri de denominații:** **– Prefix (opțional):** folositor pentru o mai bună organizare a facturilor, dacă emiți lunar facturi multe, pe servicii și produse diverse și /sau din puncte de lucru diverse. Spre exemplu, Prod sau Serv (dacă factura emisă este pe un produs, respectiv serviciu); sau BV ori SB (daca factura emisă este pe punctul de lucru din Brașov, respectiv Sibiu). **– Număr (obligatoriu):** acesta poate începe cu orice cifră vrei tu (odată definit acest parametru, numerele documentelor se dau automat de sistem în ordine secvențială). **– Sufix (opțional):** aici poți trece, spre exemplu, anul în care ai emis factura, ca să o poți găsi apoi mai ușor sau dacă ai și produse și servicii și puncte de lucru multiple, atunci poți trece la prefix produsul / serviciul și la sufix prescurtarea județului în care se află punctul de lucru. **– ‘Separator’** se referă la caracterul (semnul) pe care vrei să îl pui între prefix, număr și serie (spre exemplu, o linie scurtă, un punct, un dash etc.) . Iata câteva exemple de serii de facturi complete, cu prefix, număr și sufix: – HOST-100-SB (adică factura 100, emisă pe serviciul hostare web, de la punctul de lucru din Sibiu); – SOFT-100-2012 (adică factura 100, emisă pe serviciul software, în anul 2012); – BV-100-2012 (adică factura 100, emisă de la punctul de lucru din Brașov, în anul 2012). **Importanța utilizării unei serii de facturi** O serie de facturi bine gestionată facilitează procesul de contabilitate și sporește eficiența operațională a afacerii, contribuie la o mai bună organizare, la evitarea erorilor și asigură conformitatea legală. **Utilizarea unei serii de facturi ajută la:** - Identificarea unică: fiecare factură emisă în cadrul unei serii are un număr unic, ceea ce facilitează identificarea și urmărirea lor. - Evitarea duplicatelor sau a numerelor lipsă: numerele secvențiale asigură că nu există duplicări sau omisiuni în emiterea facturilor - Păstrarea ordinii: arhivarea corectă și cronologică a facturilor te ajută să găsești repede un document, contribuie la o mai bună organizare și reduce riscului de pierdere - Respectarea cerințelor fiscale **Ce trebuie să reții este că:** – Definirea unui număr este obligatorie, în timp ce prefixul și sufixul sunt opționale și le poți folosi ca să îți organizezi mai bine facturile pe categoria care te interesează cel mai mult, fie că e vorba de tipuri de servicii sau produse, de puncte de lucru, de ani sau de orice criteriu important pentru firma ta. – Ca să poți emite o factură, o proformă, o chitanță sau un aviz către un client, trebuie mai întâi să definești câte o serie pentru fiecare. Află aici cum definești [serii pentru facturi, proforme, chitanțe și respectiv avize.](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-o-serie-de-facturi) ### Generarea fișierelor XML(UBL) pentru e-Factura Source: https://factureaza.ro/ajutor/generarea-fisierelor-xml-pentru-efactura e-Factura este un fișier de tipul XML – sintaxa UBL (Universal Business Logic). Aceste este singurul format acceptat de sistemul RO e-Factura și care permite prelucrarea electronică și automată a datelor cuprinse în e-Factura. Altfel spus, o factură în format PDF pe care i-o trimiți clientului online (pe email) NU este o factură electronică. Pentru ca o factură să poată fi transmisă în SPV ANAF, trebuie să generezi factura respectivă în formatul specific, XML UBL. Dacă emiți deja facturile prin factureaza.ro, e foarte simplu ca dintr-o factură online să generezi o e-Factura care să respecte cerințele SPV ANAF. **Urmează pașii** Primul pas pentru generarea facturii în format XML(UBL) valid pentru e-Factura este să dai click pe 'e-Factura' (exportul se face în format XML(UBL) compatibil cu e-factura, astfel încât se pot încărca acolo fişierele descărcate de la noi). Este necesar să confirmi şi/sau să selectezi valorile pentru detaliile legate de categoria TVA, tip factură, metoda de plată. De asemenea, câmpurile pentru unitățile de măsură corespondente pentru pozițiile din facturi. Dacă ai selectat scutire de TVA, va trebui să alegi şi unul din motivele de scutire din lista de mai jos care va apărea în formular: Dacă vrei să descarci mai multe facturi deodată pentru e-Factura, click [aici](https://www.factureaza.ro/ajutor/descarcare-facturi-multiple-in-format-efactura) pentru instrucţiuni. **Atenție**, nu e suficient doar să descarci fișierul (sau fișierele) în format XML(UBL). Ca să transmiți e-Factura, mai e nevoie de un pas. Și anume, fișierul pe care tocmai l-ai descărcat de pe factureaza.ro trebuie încărcat în SPV ANAF. Citește cum faci asta [aici](https://www.factureaza.ro/ajutor/transmitere-factura-in-spatiul-privat-virtual). Însă, dacă vrei să devii mai eficient, noi îți recomandăm să automatizezi procesul de generare și transmitere e-Factura. Pentru asta e nevoie doar să activezi integrarea e-Factura în contul tău pe factureaza.ro. Odată activată, nu te vei mai obosi cu descărcat fișiere din factureaza.ro și încărcat aceleași fișiere în SPV ANAF. Vei rezolva totul din câteva clicuri și direct din aplicația noastră. Află cum faci asta [aici](https://www.factureaza.ro/ajutor/Integrare-efactura-oauth2). Pentru mai multe detalii despre e-Factura, citește [acest articol](https://blog.factureaza.ro/e-factura-obligatorie-2024/) sau află pe scurt de [aici](https://factureaza.ro/e-factura) cum funcționează e-Factura pe factureaza.ro ### Transmitere factură în Spațiul Privat Virtual Source: https://factureaza.ro/ajutor/transmitere-factura-in-spatiul-privat-virtual Cu ajutorul factureaza.ro ai opțiunea să generezi un fișier XML UBL, compatibil e-Factura, pe care să-l încarci ulterior în SPV-ul firmei sau PFA-ulu tău. #### Generează fișierul XML-UBL pentru e-Factura Mergi la meniul **Facturare**, submeniul **Facturi**, identifică factura și **dă click pe numărul ei**. Dacă e o factură mai veche, o poți identifica folosind **filtrele de căutare**. Mai poți găsi facturile vechi folosind **căsuța de căutare rapidă**. Odată identificată, la fel ca mai sus, **dă click pe numărul ei**. Din pagina de vizualizare a facturii, din meniul vertical din stânga, dă click pe **Exportă pentru e-Factura**. Se va deschide o pagină nouă, care va conține **Setările e-Factura**. Verifică dacă toate datele din secțiunile **Detalii principale** și **Unități de măsură** sunt corecte. Restul secțiunilor sunt opționale și le vei folosi doar dacă ai cerințe speciale din partea clienților sau a contabilității. Altfel, nu e nevoie să le completezi (se folosesc valorile implicite definite de aplicație). Dacă totul este în regulă, click pe butonul **Descarcă XML e-Factura**. #### Transmite fișierul XML-UBL pentru e-Factura în SPV ANAF Înainte de orice, trebuie să ai access în SPV-ul afacerii tale, printr-un certificat digital înrolat în prealabil la ANAF. Vezi cum faci asta aici. Apoi, te asiguri că token-ul este introdus în calculator (pentru varianta de certificat pe token fizic). Sau, dacă folosești semnătură digitală în cloud, va trebui să ai aplicația furnizorului instalată. După care, intri pe **anaf.ro** și te autentifici **în RO e-Factura**. Ca să treci mai departe, va trebui să introduci **parola certificatului digital**. În exemplul din imagine, este folosit un token fizic. Mergi cu mouse-ul pe **caseta e-Factura**. Și dai click pe **Trimitere factură**. În pagina care se deschide dai click pe **Choose file**. Alegi de pe calculatorul tău fișierul XML UBL descărcat la pasul anterior. Și îl încarci în SPV cu un click pe **Transmitere XML factura.** ANAF va genera apoi un răspuns de acceptare a facturii. Dacă dorești să verifici starea fișierului transmis introdu indexul în caseta corespunzătoare și dă click pe **Verifică**. Dacă vrei să descarci mai multe facturi deodată pentru e-Factura, click [aici](https://www.factureaza.ro/ajutor/descarcare-facturi-multiple-in-format-efactura) pentru instrucţiuni. Această variantă de generare și încărcare manuală a e-factura în SPV ANAF este un pic consumatoare de timp. Dacă vrei să-ți faci viața mai ușoară, noi îți recomandăm să automatizezi procesul. Pentru asta trebuie doar să activezi integrarea e-Factura în contul tău pe factureaza.ro. Află cât de ușor faci asta [aici](https://factureaza.ro/ajutor/activeaza-integrarea-automata-efactura). Pentru întrebări generale cu privire la e-Factura, citește acest [articol](https://blog.factureaza.ro/e-factura-obligatorie-2024/). Dar, pe scurt, începând cu 2024, dacă SRL-ul sau PFA-ul tău emite facturi către alt SRL sau PFA, în aceste cazuri va trebui să generezi și să transmiți e-Factura în SPV ANAF. Dacă nu ai achiziționat încă un certificat digital, cei de la certSign îți pun la dispoziție două variante: [semnătura electronică pe TOKEN](https://emitere.certsign.ro/?code=VpLiXSFkesNMoF799933) sau [semnătura electronică în CLOUD](https://paperless.certsign.ro?code=jHwgwWpsohyPuM142886). Cu[ certSign Paperless](https://paperless.certsign.ro?code=jHwgwWpsohyPuM142886) (în cloud) poţi semna electronic de la distanţă orice document, cu valoare legală, fără token şi fără instalarea unor drivere speciale, de pe orice dispozitiv (inclusiv smartphone sau tabletă). Pentru [varianta cu token](https://emitere.certsign.ro/?code=VpLiXSFkesNMoF799933), certSIGN oferă un pachet complet format din certificat digital calificat pentru semnătură electronică, dispozitiv calificat de creare a semnăturilor electronice (token) şi clickSIGN (aplicație software de semnare). (Dacă dai click pe unul dintre link-urile certSign și apoi decizi să achiziționezi o semnătură digitală, factureaza.ro va primi un mic comision de afiliere din partea certSign.) ### Cum verifici statusul trimiterii e-factura Source: https://factureaza.ro/ajutor/verifica-status-e-factura După ce ai trimis e-factura în SPV ANAF, poți oricând verifica statusul trimiterii. Pentru început, **intră pe factura** pentru care vrei să faci verificarea. Apoi, din **meniul vertical din dreapta facturii**, dă click pe submeniul **e-Factura**. Se va deschide o pagină nouă, unde vei găsi **statusul e-factura** și **indexii de încărcare**, respectiv **descărcare**. **Iar dacă dorești, poți activa și opțiunea prin care versiunea PDF a facturilor transmise automat în SPV să conțină atât index de încărcare de la ANAF, cât și index de descărcare.** În acest caz, PDF-urile se vor actualiza automat cu ultimul index primit de la ANAF. Opțiunea este utilă atunci când le trimiți clienților facturile pe email: cu ajutorul indexului de descărcare listat în PDF, clientul va identifica rapid e-Factura în propriul SPV. ##### Urmează pașii pentru ca indecșii ANAF să se afișeze automat pe toate PDF-urile facturilor transmise automat la e-Factura \* Click pe **Setări e-Factura** din meniul de sub numele tău de utilizator. \* Bifează opțiunea **Afișați indecșii de încărcare și descărcare e-Factura în formatul PDF al facturii** \* Salvează. Dacă, din varii motive, **pe anumite facturi NU vrei să fie afișați indecșii,** atunci: - În pagina în care generezi sau modifici factura respectivă - Mergi la secțiunea e-Factura din partea de jos, tab-ul **Setări avansate** - Și scoate bifa de la opțiunea **Afișați indecșii de încărcare și descărcare e-Factura în formatul PDF al facturi** ##### Alte link-uri utile pentru e-Factura: \* [e-Factura pe înțelesul tuturor](https://blog.factureaza.ro/e-factura-este/) \* [despre intergrarea e-Factura prin factureaza.ro](https://factureaza.ro/e-factura) \* [cum activezi integrarea cu e-Factura în situația în care doar contabilul tău are acces la SPV-ul firmei sau PFA-ului tău](https://factureaza.ro/ajutor/e-factura-svp-anaf) \* [despre generarea fișierelor XML(UBL) pentru e-Factura](https://factureaza.ro/ajutor/generarea-fisierelor-xml-pentru-efactura) ### Cum generezi și transmiți e-Factura în SPV ANAF Source: https://factureaza.ro/ajutor/e-factura-svp-anaf De la 1 ianuarie 2024, dacă prin firma sau PFA-ul tău emiți facturi către alte firme sau PFA-uri, aceste facturi trebuie transmise ca e-Factura în SPV ANAF. Îți prezentăm pașii pe care trebuie să îi urmezi ca să generezi și să transmiți e-factura în SPV ANAF prin factureaza.ro, un serviciu de emitere facturi online. **Va trebui să treci prin patru etape.** Pe primele două le completezi o singură dată, la început. Și anume: (1) Îți faci cont pe factureaza.ro (2) Îi trimiți contabilului datele necesare ca să activeze integrarea cu e-Factura După aceea, ca să transmiți e-facturi în SPV ANAF: (3) Emiți facturi cu factureaza.ro (4) Generezi și trimiți e-facturi în SPV ANAF **Pașii de mai jos sunt valabili dacă lucrezi cu un contabil care are acces prin certificat digital la spațiul privat virtual (SPV) al firmei sau PFA-ului tău.** Dacă nu ești sigur, ia legătura cu contabilul și te va lămuri rapid. Dar, în principiu, dacă nu-ți accesezi chiar tu SPV-ul, atunci cel mai probabil îl accesează contabilul pentru tine. #### Pasul 1: Creează un cont pentru firma sau PFA-ul tău pe factureaza.ro Pe factureaza.ro ai trei luni de probă, în care poți folosi aplicația gratuit, fără limitări. După cele trei luni, în funcție de câte documente emiți lunar, **vei opta pentru un abonament:** plătit sau gratis (în limita a 5 documente pe lună). Intră pe https://factureaza.ro/users/sign_up. **Introdu CIF-ul firmei sau PFA-ului tău în căsuța corespunzătoare.** Factureaza.ro va autocompleta datele firmei tale cu informații preluate direct de la Ministerul de Finanțe (datele sunt publice). \* În căsuța **Nume(login)** cont alege un nume pentru firma ta, de exemplu ceva mai scurt decât numele complet, din certificatul de înregistrare. Pe lângă datele firmei, **mai completează te rugăm și**: \* Numele și prenumele tău \* Alege un nume de utilizator, de exemplu numele tău mic \* Completează adresa de email pe care o folosești cel mai des, dacă ai mai mult de una \* Alege o parolă și apoi scrie-o din nou, pentru verificare, în ultimul câmp Citește **Termenii și condițiile** și **Politica de confidențialitate** și, dacă ești de acord, bifează căsuțele: \* “Accept termenii și condițiile de utilizare” \* “Accept politica de confidențialitate și acordul de prelucrare a datelor” \* “Nu sunt robot” Dă click pe butonul **Începe gratuit**. **Activează contul**. Intră pe adresa de email pe care ai completat-o mai devreme. Vei găsi un email de la factureaza.ro (verifică și folderul Spam sau Junk), în care te rugăm să-ți activezi contul. Dă click pe linkul din email. Gata, contul este activ. #### Pasul 2: Activează integrarea e-factura pe factureaza.ro **Intră în contul tău** pe factureaza.ro, aici: https://factureaza.ro/users/sign_in \* În primul câmp treci numele de cont pe care l-ai ales pentru firma ta când ai creat contul \* În al doilea câmp treci numele de utilizator pe care l-ai ales pentru tine când ai creat contul \* În al treilea câmp treci parola pe care ai ales-o când ai creat contul Dacă ai uitat cumva datele de acces, dă click pe “Ai uitat parola?” și urmează pașii de acolo După ce ai intrat în cont, dă **click pe numele tău de utilizator** din partea dreaptă sus. Și mergi la **Integrări**. Dă click pe secțiunea **e-Factura**. Dă click pe butonul **Autorizează accesul** aferent chenarului din partea dreaptă, **Fără permisiunea de autentificare în S.P.V. cu certificat digital**. Dacă folosești un program de email instalat pe calculator (Outlook, Thunderbird, Windows email etc), dă click pe butonul **Trimite pe email**. Aplicația va crea un email pentru tine. Trebuie doar să-l trimiți spre contabil. Sau dă click pe butonul **Copiază**. Se va copia linkul pe care îl vezi pe ecran. Trimite-l spre contabil pe email sau chiar pe Whatsapp. După ce contabilul a activat integrarea, dacă vrei să te asiguri că e funcțională, intră din nou în contul tău pe factureaza.ro. Dă click pe numele tău de utilizator din partea dreaptă sus. Și mergi din nou la **Integrări**, secțiunea **e-Factura**. Acum ar trebui să apară acolo un buton nou, **Anulează accesul pentru integrarea e-Factura**. Nu apăsa pe acest buton, decât dacă dorești să renunți la integrarea cu e-factura. #### Pasul 3: Emite o factură către un client Poți folosi factureaza.ro ca să emiți facturi pentru toți clienții tăi, indiferent dacă trebuie apoi să generezi și e-factura. Ca să adaugi o factură, trebuie să intri în contul tău pe factureaza.ro. După care: \* Click pe butonul **Adaugă** \* Click pe **Factură** \* Click pe **Adaugă o serie nouă** (fără serie nu poți emite facturi) \* Adaugă o serie pe care o vei folosi de acum înainte la toate facturile emise prin factureaza.ro \* După ce ai rezolvat cu seria, te întorci în pagina în care creezi factura și completezi acolo toate câmpurile relevante \* Datele firmei tale se completează automat \* Numărul facturii se completează automat după ce definești o serie \* După cei completat datele despre client și despre produsele sau serviciile pe care le vinzi, **salvează factura ca ciornă mai întâi** \* Verifică apoi că toate informațiile sunt corecte și, în final, **salvează factura ca emisă.** #### Pasul 4: Generează și transmite e-Factura în SPV ANAF Poți să generezi și să alegi momentul în care e-Factura va fi trimisă în SPV ANAF: \* Atunci când creezi factura. \* După ce ai creat și salvat factura: deschizi orice factură deja creată și dai click pe **Modifică**. **Indiferent în care dintre situațiile de mai sus de afli, pașii sunt aceeași:** \* Dai click pe secțiunea **Setări e-Factura.** \* Treci prin cele 4 tab-uri și completezi cu datele relevante câmpurile obligatorii și, dacă dorești, și pe cele opționale. \* După ce te-ai asigurat că ai completat corect, bifează căsuța **Confirm că factura poate fi trimisă la e-Factura cu datele de mai sus**. \* În acest moment, opțiunea implicită este să creezi sau să salvezi factura ca **emisă**, deoarece o ciornă nu poate fi transmisă în SPV ANAF. Dacă alegi manual să revii la ciornă, atunci aplicația va debifa automat căsuța e-Factura. \* Alege când vrei ca factureaza.ro să transmită factura pentru tine. Poți alege să transmiți e-Factura instant, atunci când apeși pe butonul **Creează factura ca emisă** (sau ca **închisă**). \* Sau poți alege să **programezi transmiterea e-Facturii**, la o anumită oră și într-o anumită zi. Dacă te-ai răzgândit și vrei să mai lucrezi pe factură înainte s-o transmiți în SPV ANAF, scoate bifa de la căsuța **Confirm că factura poate fi trimisă la e-Factura cu datele de mai sus**. Asta e tot. După ce trasmiți e-Factură, [urmează pașii de aici](https://factureaza.ro/ajutor/verifica-status-e-factura) ca să consulți starea trimiterii. Spor la facturat! ##### Ca să găsești o factură în contul tău pe factureaza.ro, ai mai multe opțiuni Poți da click pe factură din listele de facturi pe care le găsești în prima pagină care se deschide după ce intri în contul tău pe factureaza.ro. Dacă nu o găsești acolo, o poți căuta după număr, folosind căsuța de căutare rapidă din dreapta sus. Dacă nu mai ții minte numărul, intra în meniul **Facturare**, submeniul **Facturi**, unde găsești facturile emise în ordine cronologică, începând cu cea mai nouă. Dacă nici așa nu o găsești, tot din meniul **Facturare**, submeniul **Facturi**, folosește filtrele din coloana verticală din stânga. Aplică orice criteriu pe care ți-l aduci aminte despre factură și dă click pe butonul **Filtrează**. ### Cum adaug o serie de facturi? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-o-serie-de-facturi Nu poți emite niciun fel de document (factură, proformă, chitanță, aviz) fără ca înainte să îi definești o serie. Află [aici ce este o serie de document fiscal](https://factureaza.ro/ajutor/ce-este-o-serie-de-facturi). Ca să definești o serie de factură, urmează pașii (valabil și pentru chitanțe, proforme și avize). **1. Din meniul principal dai click pe ‘Configurări’, click pe sub-meniul ‘Serii’, precum în imaginile următoare:** **2. Click pe butonul ‘+Adaugă serie nouă facturi’.** **3. Alege tipul de document pentru care vrei o serie nouă (facturi, proforme, chitanțe sau avize) și apoi completează câmpurile, precum în imaginea de mai jos. Pentru a salva seria, dă click pe ‘Adaugă serie pentru facturi’.** **4. Poți adăuga o serie și direct din pagina de editare a unui document. ** **5. Gata, acum poți să emiți un document, cu seria nou definită sau alegând dintr-o listă de serii, dacă ai definit mai multe, așa cum am explicat mai sus.** Deși reseterea anuală a seriilor nu este obligatorie conform legii, ea este recomandată pentru: **– Claritate fiscală și contabilă** **– Identificarea rapidă a facturilor în funcție de an (ex. "2024-001")** Aplicația factureaza.ro se folosește de această recomandare. Asta înseamnă că, la fiecare început de an, trebuie să definești o nouă serie pentru facturile, proformele, chitanțele și avizele pe care le vei emite în anul respectiv către clienții tăi. ### Modalitate de rotunjire la calculul totalului fără TVA Source: https://factureaza.ro/ajutor/modalitate-de-rotunjire-la-calculul-totalului-fara-tva Pe facturi, singura valoare care poate avea mai mult de două zecimale este prețul unitar. În rest, toate celelalte valori (valoarea fără TVA, valoarea cu TVA, valoarea totală) se trec cu două zecimale. #### Cum rotunjești zecimalele pentru aceste valori? Nevoia de rotunjire poate apărea atunci când calculezi: - valoarea fără TVA - valoare TVA-ului Pentru ambele valori, regula este aceeași: rotunjirea se face mereu către valoarea cea mai apropiată. De exemplu: - 6,8849 e mai aproape de 6,8800 decât de 6,8900, deci vei rotunji în jos, la 6,88 - 1,3251 e mai aproape de 1,3300 decât de 1,3200, deci vei rotunji în sus, la 1,33 #### Ce faci însă dacă valoarea cu patru zecimale este echidistantă? Adică ultimele două cifre din șirul de patru zecimale sunt 5 și 0. Către ce valoare rotunjești, de exemplu, 1,3250? În jos către 1,3200 sau în sus către 1,3300, ținând cont că 1,3250 e fix la mijloc? **Răspunsul este simplu: oricum vrei. Este la alegerea ta dacă rontunjești la două zecimale în sus sau în jos.** #### Diferență de 0.01 RON (1 ban) între totalul poziției și valoarea totală a facturii Această problemă se referă la emiterea facturilor prin factureaza.ro, dar e posibil să te întâlnești cu ea și în alte situații. Dacă nu te interesează, sari mai jos la modalitatea de calcul a TVA-ului. ##### Însă, dacă utilizezi aplicația noastră, și ai întâlnit această problemă punctuală, iată cum o rezolvi Problema apare doar **atunci când pornești factura completând mai întâi valoarea totală a unei poziții** (sau linii) pe factură. În această situație, facturează va aplica formule de calcul și rotunjiri implicite și va calcula automat valoarea unitară și valoarea TVA-ului. **Implicit, aplicația este setată ca, în cazul zecimalelor echidistante, să rotunjească mereu în sus**. Cu alte cuvinte, când, de exemplu, prețul unitar este 1,3250 (și ‘apropierea’ sau diferența către 1,3200 este identică cu diferența către 1,3300) factureaza.ro va rontunji la 1,33. Așadar, dacă nu ai umblat la setările implicite și dacă în urma calculelor rezultă un preț unitar cu patru zecimale echidistante (ca în exemplul din paragraful anterior), va apărea o diferență de 1 ban (0.01) între valoarea totală a unei poziții (sau linii) pe factură și valoarea totală a facturii. Dacă în factură ai multe poziții cu această problemă, diferența crește. **Rezolvarea** este să intri în **secțiunea ‘Setări avansate’ din pagina de modificare a facturii** și să modifici modalitatea de rotunjire, de la **‘Rotunjire prin adăugare (în sus)’** la **‘Rotunjire prin lipsă (în jos)’**. Și gata, diferența dintre valoarea totală a poziției (liniei) pe factură și valoarea facturii va dispărea. #### Și dacă tot suntem la capitolul calcule, iată și formulele de calcul TVA. Plecăm de la cota standard de TVA de 19%. ##### Cum calculezi TVA-ul aplicat la prețul fără TVA Să presupunem că ai un preț pe bucată fără TVA de 10 lei. **Dacă vrei să afli valoarea TVA-ului** Preț fără TVA x 0,19 = valoare TVA 10 x 0,19 = 1,9 **Dacă vrei să afli valoarea cu TVA** preț fără TVA x 1,19 = valoare cu TVA 10 x 1,19 = 11,9 ##### Cum calculezi TVA-ul din valoarea totală cu TVA inclus Sunt cazuri în care ești nevoit să pornești invers. Ai o valoare totală din care trebuie să scoți TVA-ul. Iată formula de calcul. Să presupunem că ai un preț cu TVA inclus de 11,9 lei. **Dacă vrei să afli valoarea TVA-ului** preț cu TVA x 19/119 = valoare TVA 11,9 x 19/119 = 1,9 **Dacă vrei să afli prețul fără TVA** preț cu TVA - (preț cu TVA x 19/119) 11,9 - (11,9 x 19/119) 11,9 - 1,9 = 10 Veste bună este că, dacă emiți facturile cu factureaza.ro, aplicația face ea toate calculele astea pentru tine. Tu trebuie doar să-i spui ce cotă de TVA vrei să folosească. ### Cum export o factură în SAGA? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-export-o-factura-in-saga Ca să exporți o factură în SAGA trebuie să: \* identifici factura din ‘Facturi’ și apoi click pe numărul facturii; \* în meniul vertical din stânga facturii, vei găsi funcția ‘Export SAGA’; \* dă click pe ‘Export SAGA’ și se va genera un fișier; salvează acest fișier. Ține minte directorul unde l-ai salvat. \* intră apoi în „SAGA” și importă fișierul rezultat din directorul în care l-ai salvat. Acceseaza meniul ‘Diverse‘ -> ‘Import Date‘ -> ‘Import date din fisiere XML sau DBF‘. Detalii despre programele de contabilitate Saga: [(external) www.sagasoft.ro](https://www.sagasoft.ro/) Integrări și aplicații conexe Saga pe [(external) forumul sagasoft.ro](https://sagasoft.ro/forum/viewtopic.php?f=11&t=28408&p=167751&hilit=factureaza.ro) ### Cum șterg o factură? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-sterg-o-factura Există două modalități de a șterge o factură: ** 1. O factură poate fi ștearsă din 'Facturi' (vezi imaginea de mai jos).** a. b. ** 2. O factură poate fi ștearsă din pagina de vizualizare a detaliilor facturii, opțiunea regăsindu-se în stânga facturii (vezi imaginea de mai jos)** **La ce trebuie să fiu atent ?** Ștergerea unei facturi este **\*irevocabilă\*.** Datele se pierd și nu vor putea fi recuperate. Ștergerea ar trebui folosită doar în caz excepțional; **\*anularea sau stornarea facturilor sunt recomandate\*** în locul ștergerii, mai ales dacă factura a fost deja trimisă clientului sau la contabilitate. Ștergerea unei facturi va lăsa un gol în seria de facturi din care face parte. De exemplu, dacă ai facturile 100, 101 și 102 și ștergi factura 101, numărul 101 nu va mai fi alocat automat. Va trebui să setezi manual numărul când emiți următoarea factură pentru a păstra secvența seriei de facturi. Dacă ștergi ultima factură dintr-o serie, numărul ei va fi alocat automat la următoarea factură. Aici găsești informații despre ștergerea seriilor de facturi: [cum sterg o serie de facturi](https://factureaza.ro/ajutor/cum-sterg-o-serie-de-facturi). ### Exportul e-Factura: detalii și explicații legate de câm Source: https://factureaza.ro/ajutor/valori-categorii-efactura Exportul e-Factura devine o preocupare tot mai mare pentru operatorii economici din România. Mai ales că, începând din 2024, orice PFA sau SRL care emite facturi către alt PFA sau SRL va trebui să transmită aceste facturi către SPV ANAF în formatul XML(UBL). Pe factureaza.ro am dezvoltat secțiunea e-Factura cu atenție mare pentru toate componentele, inclusiv detaliile fine, legate de nomenclatoare și coduri de clasificare produs, cote de TVA, unități de măsură, metode de plată, sau tipul facturii. Atunci când pregătești exportul e-Factura, fie că urmează să-l transmiți în SPV ANAF manual sau automat, e nevoie ca, înainte de toate, să selectezi o serie de câmpuri pentru export. #### Câmpurile necesare pentru exportul e-Factura De reținut că aplicația factureaza.ro vine cu valori pre-setate în câmpurile pentru exportul e-Factura. Ca să alegi alte valori decât cele implicite, trebuie să dai click pe săgeata mică din dreapta fiecărui câmp. Se va deschide o fereastră care va conține o listă de variante din care poți alege. Valorile din câmpurile pentru exportul e-Factura au coduri și denumiri stabilite de ANAF. Așa cum le-au definit ei le-am preluat și noi pe factureaza.ro. Tot ce trebuie să știi tu este ce valoare corespunde fiecărei categorii care definește documentul tău. Iar dacă nu ți-e clar ce anume trebuie să alegi, cel mai bine este să te sfătuiești cu contabilul. #### Iată pe scurt valorile pe care trebuie să completezi ca să faci transmiterea către SPV ANAF. ##### Categoria de TVA Aici alegi varianta care corespunde serviciului sau produsului pe care îl vinzi. Implicit, aplicația este setată pentru cota standard de TVA, și anume, categoria “S - cotă normală și cotă redusă de TVA”. Dar le ai la dispoziție și pe toate celelalte: \* Z - TVA cotă zero \* E - scutire de TVA \* AE - TVA cu taxare inversă \* K - TVA pentru livrări intracomunitare \* G - TVA pentru exporturi \* O - nu face obiectul TVA \* L - taxele din Insulele Canare \* M - taxele din Ceuta și Melilla ##### Tipul de factură După cum îi spune și numele, aici alegi varianta care definește tipul documentul emis. Implicit, aplicația este setată pentru “380 - Factura“. Dar mai sunt și alte variante: \* 384 - Factura corectată \* 389 - Autofactura \* 751 - Factura (informații în scopuri contabile) ##### Metoda de plată Acest câmp îți permite să selectezi modul în care a fost sau va fi achitată factura emisă. Implicit, valoare setată de aplicație este “1 - Instrument nedefinit”, folosită atunci când nu știi cum va face plata clientul tău. Ai însă la dispoziție o listă exhaustivă de alte modalități de plată, ca de exemplu: numerar, cec, bilet la ordin, plată în contul bancar, card bancar, debitare directă, compensare între parteneri etc. Alege varianta care se potrivește situației tale. ##### Unitățile de măsură corespondente pentru pozițiile facturii Aici vei selecta unitățile de măsură pentru fiecare linie din factură în parte. Dacă e vorba despre servicii, cel mai probabil vei alege valoarea implicită setată în aplicație, adică “HUR - ora”. Iar pentru produse, e de așteptat să folosești “H78 - bucată”. Asta nu înseamnă însă că nu poți alege orice altă unitate de măsură în care îți comercializezi produsele, și sunt sute. Dă click pe săgeată și selectează varianta care se aplică pentru tine. ##### Categorii opționale: coduri clasificare produs și referințe și detalii adiționale Pe lângă categoria de TVA, tipul de factură, metoda de plată și unitățile de măsură, opțional mai poți selecta valori și pentru: \* coduri clasificare produs \* referințe și detalii adiționale La fel ca la unitatea de măsură de mai sus, vei selecta câte un cod pentru fiecare linie sau poziție din factură. Și poți face această selecție folosind oricare dintre nomenclatoarele acceptate de ANAF, și anume CPV (Common Procurement Vocabulary), NC (EU Combined Nomenclature) sau Construcții noi. De reținut că alegerea acestor coduri este opțională. Dacă nu le folosești în afacerea ta, nu trebuie să le completezi. La referințe și detalii adiționale, nu e nimic de selectat. Poți însă scrie de mână, tot opțional, detalii despre contractul sau comanda din care a rezultat factura. Îți mai spunem și că pe factureaza.ro poți să configurezi valorile unui produs sau serviciu (unitate de măsură, cotă de TVA, codul preluat din nomenclatoarele amintite mai sus) din momentul în care definești prima dată produsul sau serviciul în aplicație. Când îl adaugi apoi într-o factură, valorile deja setate de tine se vor autocompleta în câmpurile aferente exportul e-Factura. În concluzie, pe factureaza.ro îți punem la dispoziție toate componentele necesare, precum nomenclatoare, coduri de clasificare produs, cote de TVA și altele, ca să generezi și să transmiți exportul e-Factura în SPV ANAF. Iar dacă vrei să te mai documentezi pe această temă, îți lăsăm aici câteva link-uri utile: \* [Despre e-Factura pe înțelesul tuturor](https://blog.factureaza.ro/e-factura-este/) \* [Cum funcționează e-Factura prin aplicația factureaza.ro](https://factureaza.ro/e-factura) \* [Cum generezi și transmiți e-Factura în SPV ANAF, dacă nu ai acces direct în SPV](https://factureaza.ro/ajutor/e-factura-svp-anaf) \* [Cum generezi și trimiți automat e-factura în SPV ANAF](https://www.factureaza.ro/ajutor/Integrare-efactura-oauth2) ### Cum pot schimba datele de pe o factură salvată? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-pot-schimba-datele-de-pe-o-factura-salvata Ai adăugat o factură, dar între timp ai actualizat datele firmei tale sau ale clientului? Dacă vrei ca aceste modificări să se reflecte și pe factură, urmează pașii de mai jos. **Atenție!** Dacă factura a fost **transmisă în SPV și validată de ANAF** (are index de descărcare), **nu mai poate fi modificată**. În acest caz, **trebuie să stornezi** factura cu datele vechi, să emiți una nouă cu datele corecte și să transmiți ambele documente în SPV. #### Cum modifici datele de pe o factură salvată **Pas 1**. Asigură-te că ai actualizat datele firmei tale sau ale clientului. Apoi, accesează factura pe care vrei să o modifici. **Pas 2**. Deasupra formularului de editare a facturii vei vedea un mesaj pe fundal portocaliu. Bifează bulina aferentă pentru a prelua noile date. **Pas 3** (dacă ai modificat contul bancar). Dacă ai schimbat datele bancare ale firmei și vrei ca noul cont să apară pe factură, mergi la secțiunea **Conturi bancare** (sub tabelul cu produse sau servicii). Aici poți selecta noul cont bancar, sau adăuga un cont nou. **Pas 4**. Salvează modificările. Asta e tot. Factura a fost actualizată cu noile date. ### Cum tipăresc o factură? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-tiparesc-o-factura **Poți tipări factura din pagina de vizualizare a detaliilor facturii astfel**: **Sau poate fi descărcată în format PDF.** Tipărirea se face apoi folosind orice software care poate deschide fișiere PDF (de exemplu, omniprezentul [Adobe Reader](https://get.adobe.com/reader/)). **Poți descărca factura în format PDF rapid:** \* din raport facturi, selectând factura dorită \*sau din meniul din stânga al paginii de vizualizare a detaliilor facturii! **De ce e bun formatul PDF ?** Pentru că asigură faptul că factura va arăta la fel indiferent de calculatorul și software-ul folosit pentru tipărire. ### Cum fac o factură în valută? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-fac-o-factura-in-valuta Dacă faci o factură către un client din România, atunci: – click pe ‘+Adaugă’, după care selectezi ‘Factură’ – alege moneda și cursul de schimb – alege limba în care dorești să faci factura – poți, de asemenea, alege dacă pe factură prețul să apară doar în Euro și Ron sau doar în Ron – urmează pașii obișnuiți pentru [crearea unei facturi](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-o-factura). \*Cursul de schimb poate fi setat manual, sau automat, apăsând butonul albastru din dreptul căsuței, preluându-se cursul de schimb BNR din ziua respectivă. \*Veți putea vizualiza factura în limba selectată imediat după ce o veți salva, în format PDF. ### Cum anulez o factură? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-anulez-o-factura Poți anula o factură în doar câteva clicuri. #### Identifică și accesează factura ##### Varianta 1 Caută factura după număr în bara de **Căutare rapidă** din dreapta sus a ecranului. **Dă clic pe numărul facturii** pentru a o deschide. ##### Varianta 2 Mergi la meniul **Facturare → Facturi**. Identifică factura în listă (sau folosind filtrele din meniul vertical din stânga) și **dă clic pe numărul facturii** pentru a o accesa. #### Anulează factura După ce dai clic pe numărul facturii, se deschide pagina documentului, unde vei vedea: - factura în format PDF - un **meniu vertical în partea stângă** Apasă pe **Anulează factura** din meniul din stânga. Pe documentul PDF va apărea automat mențiunea **Anulat (Cancelled)**. #### Atenție la e-Factura Ai trimis deja factura în SPV? Atunci nu o mai poți anula. ##### În această situație: - [Stornează factura, urmând pașii de aici](https://factureaza.ro/ajutor/cum-stornez-o-factura). - Transmite factura storno în e-Factura. - Dacă emiți o factură nouă, corectă, trebuie să o trimiți și pe aceasta în SPV. [Dacă ai transmis la e-Factura o factură greșită sau o factură pentru care ai efectuat ulterior o stornare, găsești explicațiile detaliate aici](https://factureaza.ro/ajutor/stornare-corectare-efactura). #### Anulare versus ștergere Îți recomandăm să nu ștergi facturile, decât în situații foarte clare. ##### De ce să eviți ștergerea facturilor - O factură ștearsă **nu mai poate fi recuperată**. - Chiar dacă o ștergi, **documentul se contabilizează în limita de documente incluse** în abonamentul tău. - Nu ai voie să ștergi o factură **dacă a fost deja transmisă în RO e-Factura.** - Ștergerea poate afecta **consecutivitatea seriei **de facturi. ##### Când poți șterge în siguranță o factură Poți șterge o factură doar dacă: - Este ultima factură emisă din serie (nu există o factură emisă ulterior). - Nu a fost transmisă în e-Factura. [Ca să ștergi o factură, urmează pașii descriși aici.](https://factureaza.ro/ajutor/cum-sterg-o-factura) ### Cum adaug logo-ul/sigla firmei pe facturi? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-logo-ul-sigla-firmei-pe-facturi Dacă vrei ca logo-ul/sigla firmei tale să apară pe facturile şi celelalte documente generate, urmează pașii din imaginile următoare: Pentru o calitate bună a afişării, imaginea ar trebui să aibă o lăţime de aproximativ 400 pixeli. Formatele acceptate sunt JPG, GIF şi PNG. În cazul în care folosiţi şablonul ‘factură + chitanţă pe un A4’ şi doriţi ca dimensiunea logo-ului din factură să fie egală cu dimensiunea logo-ului din chitanţă va trebuie să folosiţi un logo cu lăţimea mai mare decât înălţimea – de exemplu 400×180 pixeli. **Notă:** Toate documentele emise până în momentul adăugării sau schimbării siglei vor rămâne neschimbate. Pentru a le regenera cu noul logo/noua siglă va trebui să le modifici, bifând căsuţa, precum în imaginea de mai jos: ### Cum șterg o serie de facturi? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-sterg-o-serie-de-facturi O serie de facturi poate fi ștearsă doar dacă nu are niciun document asociat. Înainte de a o șterge, trebuie deci să ștergi toate documentele salvate folosind respectiva serie. Aici găsești detalii despre ștergerea unei facturi: [cum șterg o factură](https://factureaza.ro/ajutor/cum-sterg-o-factura). Ștergerea seriei se face din meniul principal ‘Configurări’ – ‘Serii’. Doar seriile care pot fi șterse vor avea butonul de ștergere. ### Facturi în engleză (sau altă limbă străină)? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-emit-o-factura-in-limba-engleza-sau-alta-limba-straina Atunci când ai nevoie să emiți facturi bilingve pentru clienții tăi din afara României, o aplicație de facturare îți face viața mai ușoară. Facturile în Word sau în Excel sunt deja un pic încurcate. Dacă mai trebuie să și modifici capetele de tabel și să le traduci, treaba devine cu atât mai complicată. Pe factureaza.ro poți emite facturi în următoarele limbi străine: germană, engleză, italiană, spaniolă, franceză și maghiară. Totul se întâmplă automat: selectezi limba străină și aplicația traduce restul detaliilor de pe factură (cu excepția denumirii produselor sau serviciilor pe care le vinzi). Ca să emiți facturi în oricare dintre limbile străine de mai sus, urmează pașii: – click pe ‘+Adaugă’, apoi ‘Factură’ ; – selectează limba străină din căsuța din dreapta: – completează factura cu celelalte date necesare; – vei continua să lucrezi în limba română, dar la o vizualizare în PDF, factura va apărea în limba străină selectată. Aceiași pași sunt valabili și pentru proforme, chitanțe și avize. Pentru detalii generale despre regimul TVA la facturile externe consultă acest [articol](https://blog.factureaza.ro/regimul-tva-la-facturile-externe/). Alte link-uri utile: **– [cum adaug o factură](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-o-factura)** **– [cum fac o factură în valută](https://factureaza.ro/ajutor/cum-fac-o-factura-in-valuta)** **– [cum trimit o factură pe e-mail](https://factureaza.ro/ajutor/cum-trimit-o-factura-pe-email)** **– [cum tipăresc o factură din format PDF](https://factureaza.ro/ajutor/cum-tiparesc-o-factura)** Iată și un model de factură în engleză, cu capetele de tabel în ambele limbi. Și încă o veste bună, dacă îți faci cont pe factureaza.ro, primele trei luni sunt gratis și fără nicio limitare. Înscrie-te și în două minute emiți facturi în engleză! ### Notă de subsol documente Source: https://factureaza.ro/ajutor/nota-de-subsol-documente Pentru un design complet, prin aplicația noastră poți seta notă de subsol pentru documentele tale. Setarea se face accesând **‘Configurări’** Apoi **‘Layout documente’** Iar ultimul pas este să bifezi căsuța indicată cu săgeată în imaginea de mai jos, după care faci selecția câmpurilor dorite. De exemplu, eu am selectat **Numele firmei, Cod de identificare fiscală, Adresa, Telefon , Adresa de e-mail a firmei și Site**. După setarea de mai sus, subsolul facturii arată precum în imaginea de mai jos. Poți de asemenea selecta informațiile despre vânzător si cumpărător care vor apărea pe factură urmand pașii de [aici](https://factureaza.ro/ajutor/setare-layout-documente). ### Cum schimb șablonul facturii? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-schimb-sablonul-facturii Înainte să emiți o factură sau orice alt document (și chiar și după, dacă nu ai trimis către client deja), poți să schimbi felul în care aceasta arată în pagină (adică design-ul sau șablonul). Poate preferi ca factura să apară de trei ori pe un A4 sau să ai și chitanța pe aceeași pagină cu factura sau ai nevoie de un design care să îți permită să facturezi o listă lungă de servicii. Toate acestea și câteva în plus, se regăsesc în pagina în care creezi facturi, imediat sub câmpurile facturii. Fiecare tip de document (factură, proformă, chitanță, aviz) are setul său de șabloane, și pentru fiecare alegi urmând aceiași pași. Ca să vizualizezi documentul, trebuie să îl salvezi mai întâi (pentru început te sfătuim să îl salvezi ca ciornă). Pentru automatizarea procesului, poți și să [setezi un șablon default](https://factureaza.ro/ajutor/cum-setez-un-sablon-implicit-pentru-facturi), care se va aplica automat pe fiecare document pe care îl emiți. ### Setare layout documente Source: https://factureaza.ro/ajutor/setare-layout-documente Poate că uneori a fost necesar să excluzi anumite informații din factură, dar aplicația nu permitea asta. Din **‘Configurări’** , apoi **‘Layout documente’** ai posibilitatea de a selecta sau deselecta câmpurile care vor apărea pe factură. Toată acțiunea se petrece în **‘Layout documente’** , folosind săgețile de pe fundalul galben. Câmpurile selectate apar în dreapta. Prima selecție se face asupra **datelor vânzătorului** (unde poți selecta dând click pt **‘+’** , un slogan, logo, sau pagină de facebook – dai click pe **‘+’ după ce scrii textul dorit** pentru a-l adăuga în tabelul câmpurilor selectate), apoi a **datelor cumpărătorului.** Dacă nu selectezi nici un câmp, se vor aplica setările implicite la afișarea datelor firmei sau a datelor clientului, după caz. Dacă dorești setarea unui footer pentru documentele tale, click [aici](https://factureaza.ro/ajutor/nota-de-subsol-documente), iar dacă dorești să schimbi aspectul unei facturi click [aici](https://factureaza.ro/ajutor/cum-schimb-aspectul-unei-facturi). **Nu uita să salvezi!** ### Factura online nu înseamnă factură electronică Source: https://factureaza.ro/ajutor/factura-online-nu-inseamna-factura-electronica Emiterea de facturi online este o procedură 100% conformă cu legea. Reprezintă de fapt o alternativă eficientă la emiterea de facturi folosind tipizate (pre-tipărite sau realizate în Ms Office ori Excel). Facturile online nu trebuie să conțină niciun fel de semnătură sau ștampilă, iar prin factureaza.ro le poți emite și trimite clientului pe email în două minute. Fără bătăi de cap și fără drumuri la Finanțe. **Trebuie însă reținut că factura online nu este același lucru cu factura electronică. Chiar dacă prin factureaza.ro poți emite atât facturi online, cât și e-facturi.** Conform [ANAF, factura electronică](http://static.anaf.ro/static/10/Galati/Vrancea/Precizari-privind-fact-electronica.pdf) este “factura transmisă şi primită într-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronică şi automată.” Exemplarul original al facturii electronice se consideră fişierul de tip XML însoţit de semnătura electronică. Elementele specifice facturilor emise în format electronic sunt marca temporală (modalitatea de garantare a momentului emiterii facturii) şi semnătura electronică. Prin factureaza.ro poți emite și transmite e-facturi în Spațiul Privat Virtual. Află cum faci asta [aici](https://factureaza.ro/ajutor/generarea-fisierelor-xml-pentru-efactura) și [aici](https://factureaza.ro/ajutor/integrare-efactura-oauth2). Și citește mai multe detalii despre această integrare [aici](https://blog.factureaza.ro/generarea-si-transmiterea-facturilor-catre-e-factura/). ### Cum stabilesc valorile implicite pentru facturi? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-stabilesc-valorile-implicite-pentru-facturi Valorile implicite sunt niște parametri care, odată pre-definiți, îți permit să emiți documente mai repede și mai ușor, automatizând procesul. Astfel, în loc să completezi de mână o serie de câmpuri, ori de câte ori emiți un document, câmpurile respective se vor completa automat pentru tine. Urmează pașii: **1. Click pe ‘Configurări’, meniul ‘Valori implicite’ și completează cu informațiile relevante** – Completează apoi câmpurile pentru a stabili valorile implicite pentru facturare și valorile implicite pentru explicații / mențiuni Nu uita sa salvezi informațiile! ### Cum consult istoricul unei facturi? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-consult-istoricul-unei-facturi În pagina de detalii a fiecărui document vei găsi un istoric al tuturor modificărilor pe care utilizatorii înregistrați în contul firmei pe factureaza.ro le-au făcut asupra documentului respectiv. Astfel, din pagina de vizualizare a facturii, colț dreapta-jos, poți vedea: – când a fost creată factura și de către cine (dacă pe cont sunt înregistrați mai mulți utilizatori); – când și de câte ori a fost modificată; – când a fost emisă; – poți da click pe numele clientului pentru a afla detalii despre acesta ### Cum pot introduce reduceri? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-pot-introduce-reduceri Pe Factureaza.ro poți adăuga două tipuri de reduceri: - Reducere **la nivel de factură** – se aplică la valoarea totală a facturii. - Reducere **la nivel de linie** – se aplică unui anumit produs sau serviciu din factură. ##### Cum adaugi o reducere la nivel de factură În pagina în care completezi datele facturii, mergi la secțiunea **Reduceri**. Completează: - **Denumirea reducerii** – de exemplu, „Discount de loialitate”; - **Procentul reducerii**. Factureaza.ro calculează automat valoarea reducerii și actualizează totalul facturii. Pentru a vedea reducerea în detaliu, salvează sau creează factura. În factura PDF, reducerea va fi afișată ca o linie separată. ##### Cum adaugi o reducere la nivel de linie În pagina în care completezi datele facturii, mergi la secțiunea **Reduceri**. Bifează opțiunea **Activează reducerile pe linie pentru acest document**. După activare, în formularul facturii va apărea o coloană nouă, **Reducere %**. Introdu în acest câmp procentul reducerii pentru produsul sau serviciul respectiv. Factureaza.ro calculează automat valoarea reducerii și actualizează totalul facturii. Pentru a vedea reducerea în detaliu, salvează sau creează factura. În factura PDF, reducerea va fi afișată ca o linie separată pentru produsul sau serviciul respectiv. ###### Cum afișezi automat coloana „Reducere %” pe toate facturile Implicit, coloana **Reducere %** pentru linii este ascunsă și poate fi activată individual pentru fiecare document. Dacă folosești frecvent reduceri la nivel de linie, poți seta Factureaza.ro să afișeze automat această coloană pe toate facturile noi. Pentru a face acest lucru: - Apasă pe numele tău de utilizator în partea dreaptă sus. - Mergi la **Configurări** → **Valori implicite facturare**. - Bifează **Activează reducerile pe linie pentru toate documentele**. - Apasă **Salvează**. De acum, coloana **Reducere %** va fi afișată automat pe facturile noi. Spor la facturat! ### Descărcare facturi multiple în format e-factura Source: https://factureaza.ro/ajutor/descarcare-facturi-multiple-in-format-efactura Pe factureaza.ro din doar câteva clicuri descarci rapid facturi multiple în formatul XML(UBL) necesar pentru e-Factura. De reținut că, de la 1 ianuarie 2024, e-Factura devine obligatorie pentru orice firmă sau PFA care emite facturi către o altă firmă sau un alt PFA. Iar dacă nu ești încă familiarizat cu ce înseamnă e-Factura și care este rolul său, citește [acest articol](https://blog.factureaza.ro/e-factura-este/). Pe factureaza.ro poți genera și transmite e-Facturi atât manual, cât și automatizat. Dacă preferi varianta automatizată, care va ușura mult tot ce ține de e-Factura, citește [aici](https://www.factureaza.ro/ajutor/Integrare-efactura-oauth2). Pentru varianta manuală, ai opțiunea să descarci o singură factură odată, sau mai multe. În acest articol îți explicăm ce trebuie să faci dacă vrei să descarci mai multe fișiere XML(UBL). #### Urmează pașii Intri în meniul **Facturare** și dai click pe **Facturi** Selectezi facturile dorite și dai click pe butonul 'Descarcă/Exportă', unde alegi 'în format e-Factura': Este necesar să confirmi şi/sau să selectezi valorile pentru detaliile legate de categoria TVA, tip factură, metoda de plată. De asemenea, câmpurile pentru unitățile de măsură corespondente pentru pozițiile din facturi. Dacă ai selectat scutire de TVA, va trebui să alegi şi unul din motivele de scutire din lista aferentă: Dacă ai activat integrarea automată e-Factura pe factureaza.ro, dă click pe butonul 'Trimite la e-Factura'. Dacă activarea este inactivă și dai click pe buton, vei ajunge în pagina în care poți activa integrarea (vezi cum [aici](https://factureaza.ro/ajutor/integrare-efactura-oauth2)). Dacă nu vrei să activezi integrarea, dă click pe butonul 'Descarcă arhiva cu fișiere XML'. Odată fișierele descărcate, va trebui să te muți în SPV ANAF ca să le încarci. Pentru instrucţiuni despre încărcarea fişierelor exportate pentru e-Factura în Spaţiul Virtual Privat, click [aici](https://www.factureaza.ro/ajutor/transmitere-factura-in-spatiul-privat-virtual). Dacă vrei să descarci o singură factură pentru e-Factura, click [aici](https://www.factureaza.ro/ajutor/generarea-fisierelor-xml-pentru-efactura) pentru instrucţiuni. Pentru și mai multe explicații despre e-Factura, click [aici](https://factureaza.ro/e-factura). ### Idecșii de încărcare și descărcare ANAF în PDF Source: https://factureaza.ro/ajutor/index-incarcare-descarcare-efactura-PDF Dacă folosești deja[ integrarea e-Factura](https://factureaza.ro/ajutor/integrare-efactura-oauth2), îți recomandăm să activezi și opțiunea prin care versiunea PDF a facturilor transmise automat în SPV să conțină atât index de încărcare de la ANAF, cât și index de descărcare. În acest caz, PDF-urile se vor actualiza automat cu ultimul index primit de la ANAF. Opțiunea este utilă atunci când le trimiți clienților facturile pe email: cu ajutorul indexului de descărcare listat în PDF, clientul va identifica rapid e-Factura în propriul SPV. ##### Urmează pașii pentru ca indecșii ANAF să se afișeze automat pe toate PDF-urile facturilor transmise automat la e-Factura \* Click pe **Setări e-Factura** din meniul de sub numele tău de utilizator. \* Bifează opțiunea **Afișați indecșii de încărcare și descărcare e-Factura în formatul PDF al facturii** \* Salvează. Dacă, din varii motive, **pe anumite facturi NU vrei să fie afișați indecșii,** atunci: - În pagina în care generezi sau modifici factura respectivă - Mergi la secțiunea e-Factura din partea de jos, tab-ul **Setări avansate** - Și scoate bifa de la opțiunea **Afișați indecșii de încărcare și descărcare e-Factura în formatul PDF al facturi** ##### Alte link-uri utile pentru e-Factura: \* [e-Factura pe înțelesul tuturor](https://blog.factureaza.ro/e-factura-este/) \* [despre intergrarea e-Factura prin factureaza.ro](https://factureaza.ro/e-factura) \* [cum activezi integrarea cu e-Factura în situația în care doar contabilul tău are acces la SPV-ul firmei sau PFA-ului tău](https://factureaza.ro/ajutor/e-factura-svp-anaf) \* [despre generarea fișierelor XML(UBL) pentru e-Factura](https://factureaza.ro/ajutor/generarea-fisierelor-xml-pentru-efactura) ### Cum emit facturi cu TVA? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-emit-facturi-cu-tva Ai devenit plătitor de TVA? Ca să emiți facturi cu TVA, trebuie mai întâi să actualizezi datele firmei. **Pas 1.** Dă click pe numele tău de utilizator din dreapta sus și alege **Datele firmei**. **Pas 2.** În secțiunea **Date fiscale**, bifează **Plătitor de TVA** și, dacă e cazul, și **Plată TVA la încasare**. Pas 3. Nu uita să salvezi. Pas 4. **Setează cota de TVA.** Dă click pe numele tău de utilizator din dreapta sus și alege **Configurări**. În secțiunea **Valori implicite facturare**, completează **Cota de TVA**. Nu uita să **salvezi**. **Atenție:** TVA-ul se va aplica doar la facturile create după ce ai operat aceste modificări în cont. Dacă vrei să adaugi TVA la facturi mai vechi, urmează pașii de [aici](https://factureaza.ro/ajutor/cum-pot-schimba-datele-de-pe-o-factura-salvata). ### Decizia internă pentru seriile de facturi Source: https://factureaza.ro/ajutor/decizia-interna-pentru-seriile-de-facturi \*Persoanele responsabile pentru organizarea și conducerea contabilității trebuie să desemneze prin decizie internă scrisă o persoană sau mai multe, după caz, care să aibă atribuții privind alocarea, gestionarea seriilor și numerelor. Se vor emite proceduri proprii de stabilire și/sau alocare de numere prin care se va menționa pentru fiecare exercițiu financiar, care este numărul de la care se emite prima factură. \*Facturile vor avea un număr de ordine secvențial stabilit de companie, astfel încât să asigure necesarul anual. În fiecare an se stabilește numărul de la care se va emite prima factură (se poate începe în fiecare an de la 1 sau se poate continua de la ultima serie tiparită). În alocarea seriilor și numerelor se va ține cont de structura organizatorică, respectiv sucursale, filiale, puncte de lucru. \*Se întocmește o astfel de decizie la sfârșitul fiecărui an pentru anul următor. Această decizie se poate descărca din aplicația noastră, urmând pașii: Din secțiunea ‘ **Configurări’** accesăm **‘Serii’** Din ‘Serii’, scroll până la link-ul de descărcare aflat în josul paginii, apoi click pe acesta. Se va deschide apoi o fereastră pentru completarea anului, numărului deciziei și data deciziei. Selectezi apoi responsabilii. După completare descarci și gata! Spor în noul an! ### Cum export mai multe facturi în SAGA? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-export-mai-multe-facturi-in-saga Ca să exporți mai multe facturi în SAGA într-un singur pas trebuie să: \* mergi la meniul ‘Facturi’; \* folosind [criteriile de căutare](https://factureaza.ro/ajutor/cum-folosesc-optiunile-de-cautare), generează raportul facturilor pe care vrei să le exporți (spre exemplu, toate facturile emise până în prezent); \* click pe link-ul ‘SAGA’ aflat deasupra listei de rezultate; \* se va genera o arhivă zip cu toate facturile respective; \* salvează și dezarhivează fișierul zip. Ține minte directorul unde l-ai dezarhivat; \* intră apoi în ‘SAGA’ și importă fișierele din directorul în care ai dezarhivat fișierul zip. \* accesează meniul ‘Diverse‘ -> ‘Import Date‘ -> ‘Import date din fisiere XML sau DBF‘. Detalii despre programele de contabilitate Saga: [(external) www.sagasoft.ro](https://www.sagasoft.ro/). Integrări și aplicații conexe Saga pe [(external) forumul sagasoft.ro](https://sagasoft.ro/forum/viewtopic.php?f=11&t=28408&p=167751&hilit=factureaza.ro). ### Cum fac o factură și o chitanță pe aceeași foaie? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-fac-o-factura-si-o-chitanta-pe-aceeasi-foaie Pentru a crea o factură și o chitanță pe aceeași foaie urmezi aceiași pași ca atunci când vrei să faci o factură (află aici [cum adaugi o factură](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-o-factura)). Când creezi factura, sub câmpurile facturii, selectează ‘Șablon & design’, ca în imagine: După ce ai terminat de completat datele necesare pentru factură și chitanță, ele vor arăta aproximativ ca cele de mai jos: ### Ce sunt stările facturilor? Source: https://factureaza.ro/ajutor/ce-sunt-starile-facturilor Dacă intri pe meniul ‘Facturi’, poți vedea toate facturile pe care le-ai creat de când te-ai înscris pe factureaza.ro. Facturile pot avea 4 stări: **– ciornă (când încă lucrezi la ea și nu ești gata să o emiți)** **– emisă (când ai verificat că totul e corect și ești gata s-o trimiți către client pe e-mail sau pe fax)** **– închisă (după ce ai înregistrat plata sau ai stornat factura)** **– anulată** În imaginea de mai jos poți vedea o astfel de listă cu facturi. În dreptul fiecăreia se află o icoană care definește starea: Ca să deschizi o factură din lista de mai sus, dă click pe numărul ei. Acum poți să vezi detaliile, să o modifici, să o trimiți clientului, sau să o [tipărești](https://factureaza.ro/ajutor/cum-tiparesc-o-factura). Dă click pe detalii ca să vizualizezi factura. Printre altele, de aici, poți să: – afli dacă factura este scadentă – să consulți un [istoric al facturii](https://factureaza.ro/ajutor/cum-consult-istoricul-unei-facturi) (când a fost creată, modificată, emisă, și de către cine; când a fost trimisă către client) – să îi schimbi starea: înregistrezi o plată (cu sau fără chitanță), anulezi, modifici, ștergi sau adaugi o chitanță) **\*Important:\*** – nu te sfătuim să ștergi o factură dacă deja ai emis alta între timp (vei crea o discontinuitate în serie): poți să o anulezi sau să o stornezi (consultă contabilul mai întâi!) – nu te sfătuim să modifici o factură după ce ai trimis-o clientului ### Cum modific termenul de plată al unei facturi? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-modific-termenul-de-plata-al-unei-facturi Termenul de plată al unei facturi se modifică din pagina de editare a facturii (vezi imaginea de mai jos). (Data scadenței = Data facturii + X zile)! Se completează sau se modifică câmpul „Scadent în … X … zile”. Factura va deveni scadentă la X (numărul introdus) zile după data emiterii. ### Cum pot adăuga emitentul pe factură? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-pot-adauga-emitentul-pe-factura Emitentul facturii poate fi adăugat pe factură folosind câmpul ‘Mențiuni’ din partea de jos a formularului de editare a facturii. În textul introdus se vor face automat unele înlocuiri. De exemplu, ‘NUME\_UTILIZATOR’ va fi înlocuit cu numele emitentului. Exemplu: Celelalte câmpuri care vor fi automat înlocuite le găsești pe formularul de editare a facturii. – Valori implicite pentru explicațiile facturii Poți defini valori implicite pentru explicațiile facturii care vor fi preluate automat când adaugi o factură nouă. Pentru aceasta accesează punctul ‘Configurări’ -\> ‘Valori implicite’ Când editezi factura, poți modifica apoi câmpul ‘Explicații’ dacă este nevoie. ### Cum generez o factură dintr-un aviz? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-generez-o-factura-dintr-un-aviz **1. Creează un aviz** – Click pe ‘+Adaugă’ și selectează ‘Aviz’ – Completează datele avizului cu detaliile relevante – Salvează avizul ca ciornă mai întâi și după ce te asiguri că toate informațiile sunt corecte, salvează-l ca emis. **2. După ce ai salvat avizul, click pe ‘Generează factură’ din caseta de opțiuni aflată în stânga avizului** **3. Urmează pașii obișnuiți pentru [crearea unei facturi](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-o-factura).** **\*Alte informații importante:\*** – datele firmei tale se completează automat – află aici [cum introduci un client nou](https://factureaza.ro/ajutor/cum-introduc-un-client-nou) sau cum [imporți o listă cu clienți din calculatorul tău](https://factureaza.ro/ajutor/cum-import-o-lista-de-clienti) – numărul avizului se va completa automat după ce definești o serie (află aici [cum definești o serie pentru documente](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-o-serie-de-facturi)) – poți descrie produsul sau serviciul de mână sau poți adăuga un produs sau serviciu din lista de produse de pe factureaza.ro (află aici [cum introduci un produs / serviciu nou](https://factureaza.ro/ajutor/cum-introduc-un-produs-serviciu-nou) sau cum [imporți o listă cu produse / servicii din calculatorul tău](https://factureaza.ro/ajutor/cum-import-o-lista-de-produse-sau-servicii)) – dacă la descrierea produsului selectezi unul din lista de produse, atunci unitatea de măsură și prețul se vor completa automat – află aici [cum introduci o reducere](https://factureaza.ro/ajutor/cum-pot-introduce-reduceri) – la mențiuni, poți trece, spre exemplu, ‘conform contract nr. X din ZZ.LL.AN’ – află aici [cum stabilești valori implicite](https://factureaza.ro/ajutor/cum-stabilesc-valorile-implicite-pentru-facturi), ca să automatizezi și mai mult procesul de emitere a unui document (adică informații ca data scadentă, cursul de schimb, emițătorul etc. să se genereze automat ori de câte ori emiți un document) – află aici [cum schimbi design-ul / șablonul avizului](https://factureaza.ro/ajutor/cum-schimb-sablonul-facturii) ### Pot schimba o factură deja emisă? Source: https://factureaza.ro/ajutor/pot-schimba-o-factura-deja-emisa Da, o factură emisă poate fi schimbată dacă: – nu ai trimis-o deja către client sau – după ce ai trimis-o, clientul te roagă să schimbi factura (cu condiția ca aceasta să nu fie deja introdusă în contabilitate) Dacă una dintre cele două condiții este încălcată, atunci mai bine: – [anulezi factura](https://factureaza.ro/ajutor/cum-anulez-o-factura) sau – o [stornezi total ori parțial](https://factureaza.ro/ajutor/cum-stornez-o-factura) **\*Important\*** : atenție dacă ștergi o factură, deoarece, poți întrerupe secvențialitatea numerotării și vei avea discontinuitate în facturi; ceea ce ți-ar putea crea probleme cu Administrația Financiară. ### Import linii din documente în factura ta Source: https://factureaza.ro/ajutor/import-linii-din-documente-in-factura-ta Pentru o facturare mai rapidă, acum ai posibilitatea de a importa linii din orice tip de document tabelar în factura ta. Tot ce trebuie să faci este să urmezi pașii de mai jos: **Pasul 1** este să dai click pe ‘Importă linii’ **Pasul 2** ‘Încarcă fișierul’ După ce ai ales fișierul, încarcă-l, dând click pe butonul indicat mai jos. După ce îl încarci, trebuie să asociezi fișierul de import la câmpurile listei de linii facturi afișate. Poți seta de aici unitatea de măsură, cantitatea, prețul unitar, TVA, etc, facând selecția din casetele indicate cu săgeți, sau lași liber și completezi ulterior importului. Dă click apoi pe ‘Importă liniile selectate’ și îți vor apărea liniile precum în imaginea de mai jos, conform setărilor efectuate de tine. Finalizează restul setărilor și gata factura! ### Cum selectez contul bancar pe factură? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-selectez-contul-bancar-pe-factura Dacă [ai definit mai multe conturi bancare la datele firmei tale](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-conturi-bancare-2), poți alege care dintre ele să apară pe factură (sau pe proformă, aviz ori chitanță). Atunci când generezi un document nou vei observa că toate conturile bancare apar într-o casetă din meniul aflat sub factură în dreapta-jos. Dacă vrei ca vreunul dintre aceste conturi să nu apară pe documentul respectiv, este suficient să-l deselectezi. După adăugarea unui cont bancar, din aceeași secțiune unde l-ai adăugat, poți selecta ca acesta să fie **‘afișat implicit în facturi’.** Astfel aceste conturi vor apărea în mod implicit în antetul facturilor (şi al celorlalte documente) – fără a trebui să fie selectate explicit în momentul creării documentului. Nu uita să salvezi! ### Cum descarc mai multe facturi? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-descarc-mai-multe-facturi Pe factureaza.ro poți să descarci mai multe facturi odată, în varii formate: Excel, PDF, arhivă ZIP, **în formatul special XML UBL pentru e-Factura sau ca arhivă e-Factura**. **Pas 1.** Click pe **Facturi** din meniul **Facturare** **Pas 2.** Click pe filtrul sau filtrele care te interesează din lista verticală. **Pas 3.** Alege sau bifează criteriile de filtrare. Noi am ales să vedem toate facturile cu starea Emisă, din ultimele 30 de zile, pe persoană juridică rezidentă în România. Opțional, poți grupa lista de facturi care rezultă după aplicarea filtrelor (opțiunile de grupare disponibile sunt: după Client, Serie, Monedă sau Autor, adică utilizatorul care a adăugat factura. **Pas 4.** Exportă lista rezultată în formatul dorit. Aici ai două variante de export. Dacă nu vrei să descarci toate facturile rezultate după filtrare, atunci le selectezi doar pe cele de care ai nevoie și dai click pe butonul **Descarcă / Exportă** aflat deasupra listei. Dacă, în schimb, ai nevoie să descarci toate facturile rezultate, atunci nu trebuie să selectezi nimic. Doar să faci click pe butonul **Descarcă / Exportă** din dreapta sus. De reținut că filtrele rămân active și după ce ieși din meniul Facturare. Dacă nu mai ai nevoie de ele, șterge-le din partea de sus, de deasupra listei de documente. Filtrele se șterg singure doar dacă ieși din aplicație cu butonul de logout. ### Eroare adresă sector la transmitere e-Factura în SPV Source: https://factureaza.ro/ajutor/eroare-sector-judeti-bucuresti-e-factura Iată cum corectezi, dacă la transmiterea unei e-Facturi în SPV ANAF apare următoarea eroare: **Incompatibilitate e-Factura: sectorul firmei tale lipsește sau este incorect.** Fie că este vorba de adresa emitentului facturii (vânzător) sau a destinatarului (cumpărător), pentru firmele cu sediul social în București, adresa se trece așa: - la oraș **se trece sectorul**, spre exemplu, sector 5 - la județ **se trece București** #### **Dacă adresa clientului** este cea care a produs eroarea de transmitere la e-Factura, poți corecta așa: - din factura cu pricina, dai click pe numele clientului, de deasupra PDF-ului - se va deschide o pagina cu fișa clientului - dai click pe **Modifică clientul** - dai click pe tab-ul **Adresă** - apoi, cum spuneam la sus, la oraș treci sectorul clientului, iar la județ treci București - ca să salvezi, dai click pe **Modifică clientul** - te întorci la factură, dai click pe **Modifică factura** din meniul vertical din stânga, apoi dai click pe **Confirm** - bifezi bulina din mesajul portocaliu - apoi salvezi din nou factura apăsând pe butonul **Modifică factura**, și alegi **ca emisă** sau **ca închisă** - după care poți retransmite factura în SPV. **Atenție:** va trebui să modifici la fel orice alte facturi emise pe acest client anterior modificării adresei (doar dacă trebuie transmise la e-Factura). Facturile viitoare pentru acest client se vor emite cu adresa corectă. #### **Dacă adresa firmei tale** este cea care a produs eroarea de transmitere la e-Factura, poți corecta așa: - dai click pe numele de utilizator din partea dreaptă sus - apoi click pe **Datele firmei** - corectezi adresa firmei așa cum spuneam la sus: la oraș treci sectorul, iar la județ treci București - nu uita să dai click pe butonul **Salvează** - te întorci la factură și continui la fel ca mai sus, adică dai click pe **Modifică factura** din meniul vertical din stânga, apoi dai click pe **Confirm** - bifezi bulina din mesajul portocaliu - apoi salvezi din nou factura apăsând pe butonul **Modifică factura**, și alegi **ca emisă** sau **ca închisă** - după care poți retransmite factura în SPV. **Atenție:** va trebui să modifici la fel orice alte facturi emise anterior modificării adresei (doar dacă trebuie transmise la e-Factura). Facturile viitoare se vor emite cu adresa corectă. ### Plata automată a facturilor cu cardul Source: https://factureaza.ro/ajutor/plata-automata-a-facturilor-cu-cardul Abonamentul factureaza.ro poate fi achitat automat prin salvarea datelor cardului tău. Facturile emise în cadrul abonamentului tău vor fi emise, trimise pe email şi debitate automat la 2 zile după aceea. Utilizează opțiunea accesând din meniu ‘Firma mea’, apoi ‘Abonamentul factureaza.ro’. Dă apoi click pe ‘Adaugă card’ Se va deschide apoi o nouă pagină unde va trebui să completezi câmpurile necesare. Alternativ poţi deschide linkul unei facturi, bifezi căsuța de lângă textul de informare referitor la salvarea datelor pentru plăți viitoare din pagina de plată a facturii. Poți adăuga mai multe carduri de credit, existând posibilitatea de a seta/defini cardul implicit/primar (dacă soldul unui cont este insuficient, se încasează de pe celălalt) și îl poți dezactiva oricând pe oricare dintre acestea. De asemena poţi şterge sau dezactiva cardurile tale, dacă vrei să nu fie debitate. ### Cum setez un șablon implicit pentru facturi? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-setez-un-sablon-implicit-pentru-facturi **1. Din meniul ‘Configurări’, click pe ‘Modele & Șabloane documente’ ;** **2. Pentru fiecare tip de document (factură, proformă, chitanță, aviz), click pe șablonul potrivit** Află cum [poți schimba de mână un șablon pe o anumită factură](https://factureaza.ro/ajutor/cum-schimb-sablonul-facturii). ### Cum adaug o chitanță? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-o-chitanta Poți adăuga chitanțe în două feluri: **1. Din meniul principal** – click pe ‘+Adaugă’, apoi selectează ‘Chitanță’ **2. Plecând de la factura pentru care vrei să faci o chitanță** – din lista de facturi, click pe ‘+’ care se află pe aceeași linie cu numărul celei care te interesează **3. Direct din detaliile facturii, click pe ‘Adaugă o chitanță’** Prin ambele variante ajungi la o pagină unde poți crea chitanța. Dacă emiți chitanța pe toată suma de pe factură, nu uita să închizi factura ca plătită. **\*Alte informații importante:\*** – când ai o listă lungă de facturi sau dacă trebuie să emiți o chitanță pentru o factură mai veche, poate fi mai greu să găsești factura respectivă direct din listarea cronologică: te sfătuim așadar [să folosești opțiunile de căutare](https://factureaza.ro/ajutor/cum-folosesc-optiunile-de-cautare). – numărul chitanței se va completa automat după ce definești o serie (află aici [cum definești o serie pentru documente](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-o-serie-de-facturi)). – află aici [cum schimbi design-ul / șablonul chitanței](https://factureaza.ro/ajutor/cum-schimb-sablonul-facturii) (spre exemplu, poți alege ca factura și chitanța să se afle pe aceeași pagină). ### Gestiunea facturilor / documentelor Source: https://factureaza.ro/ajutor/gestiunea-facturilor-documentelor Prima pagină care se deschide după ce te loghezi este ‘Acasă’. Aici vezi o listă cu cele mai recente documente, împărțite pe categorii. Folosește-te de tab-uri ca să te plimbi între facturi, proforme, chitanțe și avize. De asemenea, puteți vedea situația pe ultimele trei luni în ceea ce privește suma facturată, încasată și restantă, precum și evoluție total facturat și încasări pe ultimele 6 luni, grupate pe săptămâni. Uneori însă, aceste liste sunt mult prea lungi și ia prea mult timp să găsești ceva. În aceste condiții, te sfătuim să folosești [opțiunile de căutare](https://factureaza.ro/ajutor/cum-folosesc-optiunile-de-cautare). ### Discontinuităţi(găuri) în serii Source: https://factureaza.ro/ajutor/discontinuitatigauri-in-serii Deşi în mod normal nu ar trebui să apară, se poate întâmpla ca într-o serie de facturi să rămână numere nealocate. Dacă aveţi, de exemplu, seria \*FACT-XXXX\*, din care se emit facturile \*FACT-0001\*, \*FACT-0002\*, \*FACT-0003\* etc., s-ar putea să existe factura \*FACT-0185\* dar să lipsească factura \*FACT-0184\*. Pentru a putea detecta automat toate aceste discontinuităţi (găuri) în serii există o funcţie de verificare exemplificată în graficul de mai jos. ### Formatul valorilor numerice în facturi Source: https://factureaza.ro/ajutor/formatul-valorilor-numerice-in-facturi Poți configura formatul valorilor numerice din documente setând separatorul de zecimale pentru valori numerice și separatorul de mii pentru valori numerice în funcție de preferințe. Separatorul, în cazul zecimalelor pentru valori numerice poate fi un punct sau o virgulă. În cazul separatorului de mii, acesta poate fi un punct, o virgulă sau un spațiu; a patra opțiune ar fi 'fără separator'. Setarea se face accesând 'Configurări' Apoi 'Valori implicite' De unde accesezi secțiunea 'Formatul numerelor' Dacă vrei să modifici setările formatului numerelor pe o factură individuală, le poţi seta din pagina de editare a facturii, secţiunea 'Setări Avansate' În exemplul de mai jos poți vedea cum arată valorile pe factură în cazul separatorului punct și virgulă. Spor la facturare! ### Adăugare anexe implicite la documente Source: https://factureaza.ro/ajutor/adaugare-anexe-implicite-la-documente Aplicația factureaza.ro are ca facilitate adăugarea anexelor implicite la orice tip de document. Este foarte important de reținut faptul că sunt acceptate doar în format pdf. Accesând 'Configurări', apoi 'Layout documente', din josul paginii poți utiliza funcția: Pentru fiecare tip de document și fiecare limbă poți defini valori implicite; pentru ambele anexe - cea din fața documentului, cât și cea din spatele acestuia. Anexele pot fi adăugate și direct din formularul documentului. Click [aici](https://factureaza.ro/ajutor/adaugare-anexe-direct-din-formularul-de-comanda) pentru a vedea cum, precum și exemplu despre cum arată o astfel de anexă adăugată unei facturi. ### Cum adaug o factură cu TVA special? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-o-factura-cu-tva-special Dacă dorești să emiți o factură cu TVA special (vezi aici [cum adaugi o factură](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-o-factura)), trebuie să bifezi opțiunea ‘Regim special TVA | TVA la încasare’ și să selectezi din banda derulantă una din variantele care ți se potrivește, ca în imaginea de mai jos: ### Cum adaug datele privind expediția pe factură? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-datele-privind-expeditia-pe-factura Datele privind expediția pot fi adăugate pe factură activând căsuța ‘Transport’ din partea de jos a formularului de editare a facturii. ### Tratarea plăților pentru proforme Source: https://factureaza.ro/ajutor/tratarea-platilor-pentru-proforme Atunci când generezi o factură dintr-o proformă, există două moduri de a trata şi asocia plăţile şi anume : 1) Pentru proformă se iau în considerare atât plățile asociate direct proformei, cât şi plăţile tuturor facturilor rezultate din proformă. Totalul plătit şi totalul restant al proformei va fi calculat luând în considerare toate aceste plăţi. 2) Se iau în considerare doar plățile asociate direct proformei. Totalul plătit şi totalul restant al proformei va fi calculat luând în considerare doar plăţile asociate direct proformei. Setarea implicită a modului de preluare a plății se face urmând pașii: Din această pagină selectezi opțiunea dorită: sau Luând cazul 1), în care am selectat opțiunea din prima imagine: * am creat proforma PRF-501 ca exemplu, din care am generat factura SRV-1000; * observăm că plata înregistrată a proformei PRF-501 a fost preluată în factura generată din aceasta (SRV-1000) și nici una nu apare restantă; * în colțul din dreapta-sus a proformei apare înregistrată plata pentru factura menționată. În al doilea caz, în care am selectat opțiunea din cea de-a doua imagine: * am creat ca exemplu proforma PRF-502 din care a rezultat factura SRV-1001; * factura SRV-1001 va apărea ca fiind încasată, preluând plata proformei PRF-502; * proforma PRF-502 ramâne restantă deoarece plata asociată acesteia a fost preluată de factura SRV-1001 şi nu există o plată asociată direct proformei PRF-502. Nu uita să salvezi noile setări! ### Cum export o factură în Winmentor? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-export-o-factura-in-winmentor Dacă ții contabilitatea afacerii tale în Winmentor, folosește opțiunea de export documente pentru Winmentor și economisește timp. ##### Urmează pașii ca să exporți o factură pentru Winmentor \* clic pe secțiunea **Facturi** din meniul **Facturare** (sau caută factura după număr folosind căsuța de **Căutare rapidă**) \* clic pe numărul facturii \* în meniul vertical din stânga facturii, clic pe **Exportă în Winmentor** \* se va descărca pe calculatorul tău o arhivă Zip \* dezarhivează această arhivă într-un director (folder) pe calculatorul tău \* nu schimba conținutul directorului (adică nu adăuga și nu șterge niciun fișier din director) \* intră în Winmentor și importă din acest director doar fișierul cu numele **Facturi_iesire.txt** \* dacă ai nelămuriri intră în directorul dezarhivat, deschide fișierul Instructiuni.txt și citește acolo mai multe detalii Documentația oficială a importului în Winmentor este [aici](http://download.winmentor.ro/WinMentor/Documentatie/22_Structuri%20import%20din%20alte%20aplicatii/) Și aici este secțiunea de [întrebări frecvente a Winmentor](https://portal.winmentor.ro/forum/archive/index.php/f-14.html). ### Adaugă câmp personalizat Source: https://factureaza.ro/ajutor/adauga-camp-personalizat Funcția de adăugare câmp personalizat clientului tău te ajută să adaugi informații suplimentare în ceea ce privește datele acestuia, care pot apărea sau nu pe documentele tale. Pentru setarea acestora, accesează 'Clienți' din meniu. Dai click apoi pe icoana de editare din dreapta numelui clientului. Selectezi 'Câmpuri personalizate', apoi 'Adaugă câmp personalizat'. Se vor deschide apoi câmpurile 'Descriere' și 'Valoare' pe care trebuie sa le completezi. De asemenea, poți alege dacă dorești să apară pe facturile și documentele tale aceste informații suplimentare sau nu. După ce ai terminat, dă click pe 'Modifică clientul'. Poți adăuga oricâte câmpuri dorești și le poți șterge oricând dând click pe 'X'-ul din imagine. ### Cum gestionezi facturile primite de la furnizori Source: https://factureaza.ro/ajutor/gestiunea-efacturi-furnizori-PDF Cu factureaza.ro poți atât să emiți facturi, cât și să gestionezi facturile și documentele pe care ți le emit furnizorii, inclusiv e-Facturile. #### Avantaje Există multe avantaje în a avea toate documentele (și cele emise de tine, dar și cele primite) într-un singur loc: \* Control asupra fluxului de numerar \* Control asupra cheltuielilor \* Imagine de ansamblu încasări versus plăți \* Imagine de ansamblu asupra furnizorilor \* Previzionare plăți \* Și, mai ales: **preluarea automată a e-Facturilor de furnizori din SPV ANAF** #### Secțiunea de **Furnizori** este flexibilă Am construit secțiunea **Furnizori** cât mai flexibil, astfel încât să se adapteze ușor la nevoile afacerii tale. Astfel, ai la dispoziție două modalități de gestionare a facturilor de furnizori. ##### Automat prin e-Factura din SPV ANAF **Dacă ai activat integrarea e-Factura** (află cum faci asta [aici](https://factureaza.ro/ajutor/integrare-efactura-oauth2)) în contul tău pe factureaza.ro, poți atât să generezi și să transmiți automat e-Facturi în SPV, **cât și să primești (tot automat) e-Facturi de la furnizori din SPV direct în cont**. Trebuie doar să bifezi această casetă din meniul **Setări e-factura** și apoi să **Salvezi** modificarea. Pentru instrucțiuni detaliate, click [aici](https://factureaza.ro/ajutor/preluare-automata-efacturi-furnizori). e-Facturile de furnizori vor ajunge în contul tău atât ca arhivă zip (unde se va afla fișierul XML UBL), cât și în format PDF ca să le poți vizualiza ușor. Le vei găsi în meniul **Furnizori**, submeniul **Documente furnizori**. **Atenție:** facturile preluate automat prin integrarea e-Factura **nu pot fi modificate**. În schimb, le poți asocia plăți sau atașamente, așa cum explicăm mai jos, la varianta manuală de introducere a documentelor primite de la furnizori (vezi pasul 6). ##### Manual Fie că este vorba de facturi, proforme sau comenzi, ai opțiunea să introduci chiar tu documentele pe care le primești de la furnizori. Poți inclusiv să adaugi copii ale documentelor, să asociezi plăți (integrale sau parțiale) sau să notezi observații interne. **Folosește varianta manuală doar dacă:** \* integrarea cu e-Factura este inactivă \* integrarea cu e-Factura este activă, dar **NU** ai bifat că dorești și preluarea automată din SPV a e-Facturilor de la furnizori \* integrarea cu e-Factura este activă, ai bifat că dorești preluarea automată din SPV a e-Facturilor de la furnizori, **dar documentul NU este transmis prin e-Factura** Introducerea manuală a documentelor de la furnizori nu este legată în niciun fel de e-Factura. **Pas 1.** Click pe butonul **Adaugă** și alege **Document furnizor**. Sau mergi la meniul **Furnizori**, submeniul **Documente furnizori** și apoi click pe **Adaugă**. **Pas 2.** Dacă introduci un document de la un furnizor nou, începe prin adăugarea furnizorului. Click pe butonul **Adaugă furnizor nou**. **Pas 3.** În fereastra nou deschisă, completezi detaliile care țin de identificarea furnizorului. Nu uita să salvezi. **Pas 4.** După ce ai terminat cu furnizorul, treci la completarea detaliilor care țin de identificarea documentului. **Pas 5.** Completezi apoi detaliile despre produsele și serviciile facturate de furnizor. Ai opțiunea să le introduci simplificat (doar denumirea și costul). Sau, dacă bifezi această căsuță, poți introduce inclusiv: unitatea de măsură, cantitatea, prețul unitar și, dacă este aplicabil, procentul de TVA. Aplicația va face apoi calculele pentru tine. **Pas 6.** În final, mai poți să adaugi note interne, o copie a facturii (și a altor documente însoțitoare, de exemplu, o chitanță sau un bon fiscal), și ce fel de plată ai efectuat. **Pas 7.** După ce te-ai asigurat că toate datele introduse sunt corecte, salvează factura ca **activă**, dacă nu este achitată integral sau ca **închisă** dacă este. La final, vei obține un tabel al facturii introduse. Dacă ai adăugat atașamente, le vei găsi sub tabel. #### Cum folosești meniul **Furnizori** În meniul **Furnizori** ai două secțiuni: **Documente furnizori** și **Listă furnizori.** Prin **Documente furnizori** gestionezi facturile, proformele sau comenzile primite de la furnizorii tăi; **tot aici se strâng și facturile de furnizori preluate automat din SPV prin e-Factura**. \* Poți folosi filtrele din dreapta ca să generezi list de documente în funcție de anumite criterii de căutare \* Poți exporta listele respective în varii formate utile \* Tot aici poți adăuga ușor plăți \* Sau, cu un click pe numărul documentului, intri într-o pagină în care poți vizualiza sau modifica documentul respectiv (îți aducem aminte că facturile primite automat din SPV prin e-Factura nu pot fi modificate). În cadrul secțiunii **Listă furnizori** găsești detaliile despre fiecare organizație în parte. \* Poți adăuga, vizualiza sau modifica detaliile fiecărui furnizor în parte \* Poți scoate fișe de furnizori ca să vezi toate documentele emise de furnizorul respectiv pentru tine \* De reținut că atunci când primești o factură de furnizor automat din SPV prin e-Factura, aplicația adăugă furnizorul automat. **Important:** Facturile de furnizori consumă din totalul de documente lunare disponibile în cadrul abonamentului tău. E posibil să atingi limita lunară mai repede decât de obicei. În concluzie, cu secțiunea de **Furnizori** pe factureaza.ro poți gestiona rapid și eficient documentele primite de la furnizorii tăi, **inclusiv (și mai ales) e-facturile.** ### Cum adaug ștampila pe factură Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-stampila-pe-factura Înainte de orice, de reținut că, **începând cu 2007** (odată cu aderarea României la UE), **semnarea și ștampilarea facturilor nu mai sunt obligatorii**. Pentru detalii, poți consulta codul fiscal în vigoare (vezi [Articolul 155 aliniat 6 din codul fiscal](https://factureaza.ro/legislatie-emitere-facturi#art155-alin6)). Asta înseamnă că **introducerea unei imagini scanate pe document nu are nicio valoare juridică** într-un eventual litigiu. Deci dacă vrei să fii 100% sigur, soluția corectă este să listezi factura, să o semnezi olograf și să pui ștampila. Știm însă că **apar des situații în care firmele au totuși nevoie** să personalizeze facturile online cu **ștampilă și semnătură**. #### Iată cum poţi personaliza facturile (și celelalte tipuri de documente) cu ștampila firmei. ##### Pregătește imaginea care va conține ștampila și semnătura Ștampilează și semnează o foaie albă de hârtie. Transformă foaia într-o imagine. Ideal, o scanezi. Dacă nu ai scanner, fă o poză cu telefonul în condiții de lumină cât mai bună. Asigură-te că imaginea care rezultă are în spate un fundal alb curat. Salvează local (la tine pe calculator, tabletă sau telefon) imaginea cu ștampila și semnătura. Îți recomandăm ca fișierul jpg rezultat să aibă o lățime de minim 400 de pixeli. Și cât mai mult din imagine să fie ocupat de ștampilă (nu vrei ca ștampila să fie o porțiune mică dintr-un spațiu mare alb). Poți folosi un editor de imagine ca să obții rezultatele dorite. ##### Adaugă imaginea în contul tău pe factureaza.ro Pas 1. Sub numele de utilizator click pe **Datele firmei.** Pas 2. Mergi la tab-ul **Logo și ștampilă**. Pas 3. Click pe **Adaugă o imagine** și selectează de pe calculatorul (tableta sau telefonul) tău imaginea cu ștampila și semnătura. Pas 4. Click pe **Salvează**. Gata, de acum înainte toate facturile și celelalte documente pe care le emiți vor conține ștampila și semnătura. ##### Alege unde pe factură va apărea ștampila Implicit, aplicația va plasa ștampila în colțul din dreapta-jos a documentului. Dacă nu-ți place, poți modifica această locație. Pas 1. Click pe **Poți seta poziția ștampilei pe documente aici.** Pas 2. Adu mouse-ul peste ștampilă, ține apăsat click de stânga pe mouse, și **trage ștampila oriunde dorești pe factură.** Pas 3. Când ești mulțumit de rezultat, click **Salvează.** **Dacă vrei ca ștampila nou adăugată să apară pe o factură veche,** intră pe factura respectivă, click pe **Modifică** (meniul vertical din stânga), bifează **bulinuța din banda portocalie** și apoi click pe butonul **Modifică factura.** Dacă dorești să renunți la ștampilă și semnătură, mergi înapoi la tab-ul **Logo și ștampilă** din meniul **Datele firmei** (sub numele tău de utilizator) și dă click pe **Șterge** și apoi pe **Salvează.** Dacă vrei ca ștampila să nu mai apară pe un document emis înainte să ștergi ștampila din cont, intră pe factura respectivă, click pe **Modifică** (meniul vertical din stânga), bifează **bulinuța din banda portocalie** și apoi click pe butonul **Modifică factura.** ### Adăugare anexe direct din formularul de comandă Source: https://factureaza.ro/ajutor/adaugare-anexe-direct-din-formularul-de-comanda La fiecare tip de document, din formularul de editare al acestuia, poți adăuga anexe în format pdf. Opțiunea este disponibilă în josul paginii de editare a documentului: Anexa poate fi adăugată în față, iar în imaginea următoare este un exemplu pentru a vedea cum arată: Sau în capăt: Există și varianta adăugării anexelor atât în capăt, cât și în față, în același document. Click [aici](https://factureaza.ro/ajutor/adaugare-anexe-implicite-la-documente) pentru a vedea cum poți adăuga o anexă implicită. Spor la facturare! ### Configurare alinieri din tabelul pozițiilor pe factură Source: https://factureaza.ro/ajutor/configurare-alinieri-din-tabelul-pozitiilor-pe-factura Setează aliniamentul celulelor din tabelul cu poziţiile facturii în funcţie de preferinţele tale Accesează 'Configurări': Apoi 'Layout documente': Unde selectezi 'Tabel poziții': Ultimul pas este salvarea modificărilor. ### Bine ai venit pe factureaza.ro! Source: https://factureaza.ro/ajutor/onboarding #### Configurează aplicația să muncească singură pentru tine În primul rând, îți mulțumim că ți-ai deschis cont pe factureaza.ro. În al doilea rând, felicitări! Tocmai ai ales cel mai prietenos sistem de management al facturilor. Ca să economisești timp, să te familiarizezi rapid cu aplicația și să emiți corect și eficient facturi (dar și proforme, chitanțe, avize sau comenzi), îți recomandăm să treci prin pașii de mai jos. Te vor ajuta: \* Să configurezi aplicația conform specificului organizație tale \* Să alegi setările care ți se potrivesc cel mai bine. #### În acest articol vei afla cum să:

Adaugi logo pe factură

Alegi setările pentru interfață

Completezi datele firmei

Adaugi un client

Adaugi o serie de facturi

Configurezi aplicația

Activezi integrările automate, inclusiv e-Factura

Adaugi o factură

Emiți o factură

Generezi și transmiți automat e-Factura în SPV ANAF

Adaugi o plată

Folosești opțiunile de căutare ca să găsești repede orice document

 Tot procesul ar trebui să dureze în jur de 30 de minute. Iar după ce e gata, automatizările și integrările factureaza.ro vor lucra pentru tine, ca să emiți facturi în două minute sau chiar să le configurezi să se emită singure. Depune un pic de efort acum și culege roadele ori de câte ori ai de emis un document. Dacă ai investit timp și buget să creezi o identitate de brand pentru afacerea ta, îți sugerăm să-ți personalizezi facturile cu logo și culorile tale de brand. Sub numele de utilizator click pe **Datele firmei**. Mergi la tab-ul **Logo și ștampilă**. Click pe **Adaugă o imagine** și selectează de pe calculatorul (tableta sau telefonul) tău imaginea cu logo-ul. Dacă tot ești aici, profită și încarcă și o imagine cu ștampila și semnătura firmei. Chiar dacă din 2007 nu mai există obligativitatea ștampilării și semnării facturilor, mai sunt clienți care îți cer asta. Click pe **Salvează**. **Gata, de acum înainte toate facturile și celelalte documente pe care le emiți vor conține logo, respectiv ștampila și semnătura (dacă ai încărcat și această imagine).** Implicit, aplicația va plasa ștampila în colțul din dreapta-jos a documentului. Dacă nu-ți place, poți modifica această locație: \* Click pe **Poți seta poziția ștampilei pe documente aici.** \* Adu mouse-ul peste ștampilă, ține apăsat click de stânga pe mouse, și trage ștampila oriunde dorești pe factură. \* Când ești mulțumit de rezultat, click **Salvează**.

Alege setările pentru interfață

 Aici este bucătăria ta internă, unde alegi cum vrei să lucrezi cu aplicația. Sub numele de utilizator click pe **Contul meu.** În tab-ul **Date personale**, poți trece, dacă vrei (nu e obligatoriu), inclusiv detaliile din buletin. Aceste informații pot apărea ulterior pe facturile și documentele pe care le emiți. Nu uita să dai click pe **Modifică utilizator** ca să salvezi. În tab-ul **Date de acces**, poți modifica datele cu care te loghezi în cont. În tab-ul **Setări interfață**, alegi limba în care vrei să folosești aplicația și modul în care vrei să arate. Îți recomandăm ca aici să păstrezi valorile implicite. Tab-urile **Autentificare în doi pași** și **Cheie API** sunt pentru utilizatorii mai tehnici. Dar îți recomandăm ca, din motive de securitate a datelor, să încerci totuși să activezi **Autentificarea în doi pași**. În tab-ul **Abonamentul factureaza.ro** ai detaliile despre tipul de abonament pe care îl utilizezi. NU umbla aici dacă ești încă în perioada de test, în care poți folosi aplicația gratis fără niciun fel de limitări. După ce expiră cele 3 luni, de aici poți alege tipul de abonament care ți se potrivește cel mai bine: de la gratuit la convenabil, în funcție de câte documente emiți pe lună și alte câteva criterii. Tot din acest tab poți închide și șterge contul, îți poți exporta datele, sau alege plata cu cardul.

Completează datele firmei

 Pe baza CUI-ului pe care l-ai completat atunci când ți-ai creat contul, aplicația a populat deja cu varii informații tabele din această secțiune. Mai sunt însă și alte câmpuri pe care îți sugerăm să le completezi. O parte din detaliile din această secțiune se vor regăsi ulterior pe facturile și documentele pe care le vei emite. Sub numele de utilizator click pe **Datele firmei**. În tab-ul **Date fiscale** completezi toate detaliile care țin de firma sau PFA-ul tău. **Important:** dacă ești plătitor de TVA, bifează căsuța aferentă; la fel, dacă plătești TVA la încasare, bifează căsuța aferentă. Tot ce scrii aici va apărea pe factură. În tab-ul **Conturi bancare** adaugi ori câte conturi vrei și, folosind căsuța **afişat implicit în facturi**, le alegi pe cele care vrei să apară pe factură. Despre tab-ul **Logo și ștampilă** am discutat deja mai sus, la pasul Adauga logo pe factură. În tab-ul **Puncte de lucru** adaugi toate punctele de lucru ale firmei tale. În tab-ul **Utilizatori și drepturi** poți adăuga și alte persoane care să folosească aplicația și să emită documente pentru firma ta. Tot de aici poți limita accesul utilizatorilor. Citește aici despre [cum adaugi utilizatori noi](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-utilizatori-noi) și aici [despre cum le limitezi accesul](https://factureaza.ro/ajutor/cum-folosesc-sistemul-de-permisii). Despre tab-ul **Abonamentul factureaza.ro** am discutat deja mai sus, la pasul Alege setările pentru interfață.

Adaugă un client

 Pentru că dacă n-ai clienți, n-ai afacere. Pe factureaza.ro ai trei moduri rapide prin care poți adăuga noi clienți. De reținut că nu există nicio limitare, poți adăuga oricâți clienți vrei (noi îți urăm să fie cât mai mulți). Adaugă un client direct din pagina în care creezi un document nou (factură, proformă, chitanță, aviz sau comandă). Adaugă un client din meniul **Clienți**, submeniul **Listă clienți.** Adaugă un client cu butonul **Adaugă**, prezent oriunde te-ai afla în aplicație. Orice variantă alegi, se va deschide o fereastră cu mai multe tab-uri. Dă click pe fiecare și completează toate câmpurile relevante pentru clientul pe care îl adaugi. Dacă vrei să adaugi mai mulți clienți odată, folosește butonul **Importă** din meniul **Clienți**, submeniul **Listă clienți**. Citește [aici](https://factureaza.ro/ajutor/cum-import-o-lista-de-clienti) cum faci asta.

Adaugă o serie de facturi

 **Atenție, ca să emiți prima factură trebuie mai întâi să definești cel puțin o serie de facturi** (valabil și pentru celelalte tipuri de documente). Iar dacă ai nelămuriri despre ce este o serie de facturi, găsești răspunsurile în acest [scurt articol](https://factureaza.ro/ajutor/ce-este-o-serie-de-facturi). Sub numele de utilizator click pe **Configurări**. Mergi la secțiunea **Serii**. Tab-urile din această secțiune îți permit să generezi serii pentru toate tipurile de documente pe care le poți emite prin factureaza.ro: facturi, chitanțe, proforme, avize, comenzi. Poți adăuga oricâte serii ai nevoie cu un click pe butonul **Adaugă serie nouă**. Nu uita să salvezi. [Citește aici pașii detaliați](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-o-serie-de-facturi).

Configurează aplicația

 Aici e locul în care alegi, printre altele, cum vrei să arate facturile tale: de la detaliile care vor apărea pe facturi până la așezarea în pagină. Dar secțiunea aceasta îți pune la dispoziție și multe alte câmpuri utile pentru emiterea facturilor și a altor documente. Sub numele de utilizator click pe **Configurări**. Tab-urile din secțiunea **Valori implicite** îți permit să alegi setările automate care se vor aplica ori de câte ori emiți o factură: monedă, cotă de TVA, cursul BNR, scadența facturilor, penalizările pentru neplată etc. Despre tab-urile din secțiunea **Serii** am discutat deja la pasul Adauga o serie de facturi Urmează apoi două secțiuni, **Modele & Șabloane** și **Culori & Fonturi** de unde poți alege felul în care vrei să arate documentele tale. O altă secțiune importantă este **Layout documente**. Aici, în primul tab, **Date vânzător**, poți configura ordinea în care vrei să apară datele tale pe facturi și documente; și mai poți alege care dintre date vrei să apară pe facturi și documente și care nu. E ok dacă nu selectezi nimic aici, caz în care se vor aplica setările implicite la afişarea datelor firmei. Îți mai recomandăm să intri și în secțiunea **Configurări notificări** și să te plimbi prin toate tab-urile aferente. Aici poți defini cum vrei să se trimită facturile și documentele către clienții tăi, ce text vrei să apară pe email, cât de des și când vrei să notifici clienții cu privire la facturile scadente. Citește cu atenție explicații din fiecare tab și configurează cu grijă notificările - mai tot ce alegi aici va ajunge la clienții tăi ori de câte ori le emiți un document. **Dacă ți se pare complicat, NU interveni de loc în această secțiune și lasă valorile implicite să funcționeze pentru tine**.

Activează integrările automate, **inclusiv e-Factura**

 Integrările disponibile pe factureaza.ro te ajută să economisești timp și să devii mai eficient. În funcție de tipul afacerii tale, alege integrările care ți se potrivesc. Sub numele de utilizator click pe **Integări**. Alege-o pe cea care ți se potrivește și urmează pașii pentru activare. Probabil că integrarea automată de care vei avea cea mai mare nevoie este cea cu **e-Factura**. **Din 1 ianuarie 2024, e-Factura devine obligatorie pentru toți operatorii economici în relațiile de B2B** Asta înseamnă că, dacă ești SRL sau PFA și emiți facturi către un alt operator economic, începând cu 2024 va trebui să trimiți e-Facturi în SPV ANAF pentru fiecare factură emisă. **e-Factura NU se folosește în situațiile B2C (business to consumer)**, adică atunci când o firmă sau un PFA emite facturi către clienți persoane fizice. **Excepție** fac doar facturile încasate cu vouchere de vacanță. Pentru informații generale despre e-Factura, dă click [aici](https://blog.factureaza.ro/category/e-factura/). Pentru detalii despre cum lucrezi cu e-Factura pe factureaza.ro, dă click [aici](https://factureaza.ro/ajutor/e-factura). ###### La capitolul integrări, îți mai recomandăm și activarea încasărilor online prin Stripe sau mobilPay Plata facturilor online cu cardul funcționează pe baza unui link de plată inserat pe facturi emise în format PDF și transmise către client online, pe email sau prin Whatsapp. Indiferent dacă ai un magazin online sau nu, indiferent dacă vinzi produse sau servicii pe Internet, le poți da clienților tăi opțiunea de a achita facturile online cu cardul. [Citește aici toate detaliile](https://factureaza.ro/facturare-si-plata-online).

Adaugă o factură

 Acum că ai trecut prin toate secțiunile de mai sus, ești 100% pregătit să emiți facturi rapid și corect. Pașii care urmează sunt foarte detaliați, nu-i nevoie să treci prin toți ca să emiți factura. Dar e indicat să te familiarizezi cu fiecare, poate vei avea nevoie în viitor. În orice pagină te-ai afla în aplicație, dă click pe butonul **Adaugă** și selectează **Factură**. Sau, intră în meniul **Facturare**, alege submeniul **Facturi** și dă click pe butonul **Adaugă factură**. Se va deschide o pagină unde vei completata variile câmpuri ca să creezi factura. Implicit, în funcție de ce setări ai făcut în aplicație, se vor autocompleta: moneda, limba, scadența. Le poți modifica de mână dacă valorile implicite nu sunt potrivite pentru această factură. Data facturii este implicit data curentă. Poți alege altă dată cu un click în câmpul respectiv. Dacă ai adăugat vreun punct de lucru, alege dacă vrei ca punctul de lucru să apară pe factură. **Alege clientul** pentru care vrei să emiți factura (sau adaugă un client nou). **Alege seria** din care vrei să emiți factura (sau adaugă o serie nouă). După ce alegi seria, numărul facturii se va autocompleta cu următorul număr consecutiv disponibil din seria aleasă. Scrie un text în câmpul **Notă antet**, dacă vrei să comunici ceva clientului în antetul facturii. Acum treci la conținutul facturii (produsele și serviciile pe care vrei să le facturezi clientului tău): \* scrie numele produsului sau serviciului în câmpul **Denumire** \* scrie unitatea de măsură (bucăți, ore etc) în câmpul **U.M**. \* scrie câte produse facturezi în câmpul **Cantitate** \* scrie prețul pe bucată în câmpul **Preț unitar** \* **cota TVA** se autocompletează dacă ai definit-o deja, dar o poți schimba de mână dacă e nevoie \* ca să adaugi o linie nouă pe factură, click pe **Adaugă linie** \* alternativ, dacă ai adăugat deja produse și serviicii în meniul **Produse**, le poți căuta din căsuța **Caută produs** și adăuga cu un click pe **Adaugă linie**. Bifează **include codul produsului în descriere**, doar dacă ai definit codul în descrierea produsului și doar dacă vrei ca acest cod să apară pe factură. \* dacă vrei să salvezi acest produs sau serviciu în meniul **Produse**, dă click pe icoana **Salvează produsul în baza de date** \* ca să elimini o line de pe factură, click pe **X Șterge linia** \* restul sumelor (valoare TVA, valoarea totală, valoare fără TVA) se calculează automat de aplicație Acum ești gata să treci la ultima secțiune din factură. \* scrie un text în câmpul **Mențiuni**, dacă vrei să comunici ceva clientului în partea de jos a facturii \* scrie un text în câmpul **Note interne**, dacă vrei să adaugi o observație pe factură pe care să o vezi doar tu, nu și clientul \* pentru e-Factura, citește mai jos, la pasul Genereaza și transmite automat e-Factura în SPV ANAF. \* alege cum vrei să arate factura (doar dacă preferi un design diferit decât cel implicit) \* dacă ai nevoie, atașează documente PDF la factură (de exemplu, o garanție sau instrucțiuni de folosire): acestea se vor trimite clientului pe mail, împreună cu factura \* aplică o **reducere** generală pe factură, dacă vrei să oferi un discount clientului \* aplică **penalizari**, dacă vrei să sancționezi clientul pentru întârzirea plății \* implicit, pe factură apare **tipul de TVA definit deja de tine** în cont, dar poți schimba tipul de TVA din câmpul **TVA special** \* dă click pe **Transport** și completează câmpurile relevante, dacă emiți o factură care însoțește o livrare de marfă \* dă click pe **Încasează acum** dacă emiți o factură pentru care clientul a plătit deja, total sau parțial \* dă click pe **Stornare** și bifează căsuțele care se aplică dacă emiți o factură storno \* dă click pe **Aviz, livrarea, avans** și bifează căsuțele care se aplică (poți să nu alegi nimic) \* alege **contul sau conturile bancare** pe care vrei să le afișezi pe factură. Verifică toate informațiile, apoi dă click pe **Creează factura**. Implicit, aplicația este setată să **salveze factura ca ciornă**. Ca să ne asigurăm că nu trimiți clientului o factură ciornă, în PDF-ul facturii apare textul ciornă scris mare.

Emite o factură

 **Pentru e-Factura, sari direct la pasul Genereaza și transmite automat e-Factura în SPV ANAF.** Ca să schimbi factura din ciornă în emisă, dă click pe **Emite factura** din meniul vertical din dreapta facturii. Alternativ, atunci când creezi factura, poți alege să o creezi direct cu altă stare decât cea de ciornă, și anume: \* **emisă**, dacă ești gata s-o trimiți la client \* **închisă**, dacă ești gata s-o trimiți la client și factura este achitată **Nu te îngrijora dacă îți dai seama ulterior că s-a strecurat vreo greșeală**. Atâta timp cât n-ai trimis factura spre client, o poți modifica fără niciun stres. Dă click pe **Modifică factura** din meniul vertical din dreapta. Odată factură emisă, consultă meniul vertical din dreapta facturii pentru alte opțiuni utile. ###### Alte link-uri care te vor ajuta: \* [Cum consult istoricul unei facturi](https://factureaza.ro/ajutor/cum-consult-istoricul-unei-facturi) \* [Ce sunt stările facturilor](https://factureaza.ro/ajutor/ce-sunt-starile-facturilor) \* [Cum stornez o factură](https://factureaza.ro/ajutor/cum-stornez-o-factura) \* [Cum anulez o factură](https://factureaza.ro/ajutor/cum-anulez-o-factura) \* [Pot schimba o factură deja emisă?](https://factureaza.ro/ajutor/pot-schimba-o-factura-deja-emisa) \* [Cum tipăresc o factură](https://factureaza.ro/ajutor/cum-tiparesc-o-factura) \* [Cum fac o factură și o chitanță pe aceeași foaie](https://factureaza.ro/ajutor/cum-fac-o-factura-si-o-chitanta-pe-aceeasi-foaie)

Generează și transmite e-Factura

 Dacă NU ai nevoie să generezi și să transmiți e-Factura (de exemplu, emiți doar facturi către persoane fizice și aceste facturi NU sunt achitate cu vouchere de vacanță) atunci ignoră acest pas. **Dacă ești PFA sau SRL și emiți facturi B2G (business to government), B2B (business to business) sau B2C (business to client, achitate cu vouchere de vacanță), începând cu 1 ianuarie 2024 trebuie să generezi e-Factura și o să transmiți la ANAF prin SPV.** Înainte de orice, noi îți sugerăm să activezi integrarea automată cu e-Factura pe factureaza.ro. Citește cum faci asta [aici](https://www.factureaza.ro/ajutor/Integrare-efactura-oauth2). După ce ai activat integrarea, atunci când creezi o factură așa cum am explicat mai sus, la pasul Adauga o factură, poți completa direct câmpurile din secțiunea **Setări e-Factura.** Treci prin cele 4 tab-uri și completează cu datele relevante câmpurile obligatorii și, dacă dorești, și pe cele opționale. După ce te-ai asigurat că ai completat corect, bifează căsuța **Confirm că factura poate fi trimisă la e-Factura cu datele de mai sus**. În acest moment, opțiunea implicită este să **Creezi factura ca emisă**, deoarece o ciornă nu poate fi transmisă în SPV ANAF. Dacă alegi manual să revii la ciornă, atunci aplicația va debifa automat căsuța e-Factura. Alege când vrei ca factureaza.ro să transmită factura pentru tine. Poți alege să transmiți e-Factura instant, atunci când apeși pe butonul **Creează factura ca emisă** (sau ca **închisă**). Sau poți alege să **programezi transmiterea e-Facturii**, la o anumită oră și într-o anumită zi. Dacă te-ai răzgândit și vrei să mai lucrezi pe factură înainte s-o transmiți în SPV ANAF, scoate bifa de la căsuța **Confirm că factura poate fi trimisă la e-Factura cu datele de mai sus**. **Atenție: dacă integrarea cu e-Factura este INACTIVĂ, această căsuță NU apare.** Asta înseamnă că, folosind factureaza.ro, poți doar să generezi fișierul XML UBL pentru e-Factura, dar nu poți să-l și transmiți automat din aplicația noastră. În această situație, mai întâi exporți fișierul XML UBL (vezi cum [aici](https://factureaza.ro/ajutor/generarea-fisierelor-xml-pentru-efactura)), și apoi îl transmiți chiar tu, manual, în SPV ANAF (vezi cum asta [aici](https://www.factureaza.ro/ajutor/transmitere-factura-in-spatiul-privat-virtual)).

Adaugă o plată

 Noi suntem de părere că acesta este, de departe, cel mai frumos pas :-). Și pentru ne place așa de mult, îți oferim două variante rapide prin care poți adăuga plăți pe facturi. Direct din lista de facturi: click pe **Facturare**, submeniul **Facturi**, apoi folosește butonul **+Plată**. De pe factură: intră pe factură și dă click pe **Adaugă o plată** din meniul vertical din stânga facturii. De reținut că, dacă ai activat încasările online, ori de câte ori un client achită o factură folosind link-ul de plată, plata respectivă se înregistrează automat pe factură. Pentru mai multe detalii, citește acest [articol](https://blog.factureaza.ro/de-ce-iti-recomandam-sa-inregistrezi-platile-pe-facturi/).

Cum găsești și accesezi facturile (sau orice alte documente) emise prin factureaza.ro

 Când intri în aplicație, prima pagină este un sumar al contului, unde, în partea de jos (dă scroll down pe mouse), găsești mereu cele mai noi cinci facturi, în funcție de starea lor: \* Facturi neîncasate la termen \* Ultimele facturi emise \* Ultimele facturi plătite (integral sau parțial) \* Ultimele facturi închise \* Ultimele facturi anulate Pe lângă facturi, folosind tab-urile, tot aici găsești și ultimele proforme, respective chitanțe. Ca să intri pe orice document, **dă click pe numărul documentului.** Dacă dai click pe **Facturare** și apoi accesezi oricare dintre cele cinci submeniuri (Facturi, Proforme, Chitanțe, Avize, Comenzi) ți se va deschide o listă cu ultimele 35 de documente create. La fel, ca să intri pe orice document, dă click pe numărul documentului. Dacă vrei să vezi următoarele 35 de documente, dă click pe numărul următoarei pagini. După ce vei acumula un istoric de utilizare a aplicație, o să fie mai ușor să apelezi la opțiunile de căutare și filtrare ca să găsești documente mai vechi. Ai la dispoziție două variante prin care poți găsi un document: \* Folosind căsuța de **Căutarea rapidă** care se află mereu în partea dreaptă sus în orice pagină din aplicație. \* Folosind filtrele de căutare din meniurile verticale aflate în fiecare secțiune de documente (facturi, proforme, chitanțe, avize sau comenzi) Citește aici despre [cum te ajută filtrele de căutare](https://factureaza.ro/ajutor/cum-folosesc-filtrele). Și aici despre [căutarea rapidă](https://factureaza.ro/ajutor/cautare-rapida). ##### În concluzie După cum probabil că ți-ai dat seama deja, factureaza.ro are o mulțime de opțiuni și facilități utile care te vor ajuta să gestionezi mai eficient toate documentele fiscale pe care le emite firma sau PFA-ul tău. Pe lângă tot ce am menționat mai sus, iată doar câteva din soluțiile pe care le vei găsi în aplicație: \* Poți emite facturi direct din proforme sau comenzi; sau direct din încasări asociate cu proforme sau comenzi. \* Poți seta abonamente pentru clienții tăi și să emiți facturi recurent, automat. \* Poți emite facturi din pontaj (ore lucrate). \* Poți folosi secțiunea Documente standard să generezi și să gestionezi contracte și alte tipuri documente pe care le folosești în activitatea zilnică. \* Ai acces la rapoarte utile despre clienți, produse, vânzări și încasări. Trebuie doar să-ți bagi nasul prin toate meniurile și sigur vei descoperi tot felul de setări și configurări prin care vei automatiza facturarea și vei economisi timp. ### Setare directă în documente a zecimalelor cantităţii Source: https://factureaza.ro/ajutor/setare-directa-in-documente-a-zecimalelor-cantitatii În funcție de nevoile tale, poți selecta ca formatul numeric al valorilor cantităţii din documente să aibă de la zero la patru zecimale. Setarea direct în documente a numărului de zecimale necesare cantității se face accesând secțiunea 'Setări avansate' în momentul creării acestuia: Setarea zecimalelor funcționează astfel: - de exemplu, dacă ai cantitatea 5 sau 5.16 și selectezi să nu se apendeze nimic, atunci va fi afișat 5 sau 5.16; - dacă ai cantitatea 5.16 și selectezi să se apendeze un zero, cantitatea afșată va fi 5.16 - dacă ai cantitatea 5.16 și selectezi 3 zecimale, cantitatea afișată va fi 5.160 - dacă ai cantitatea 5.16 și selectezi 4 zecimale, cantitatea afișată va fi 5.1600 Pentru instrucțiuni în vederea setării implicite a formatului numeric pentru valoarea cantității din documente, click [aici](https://www.factureaza.ro/ajutor/formatul-numeric-al-valorilor-cantitatii-din-documente). ### Formatul numeric al valorilor cantităţii din documente Source: https://factureaza.ro/ajutor/formatul-numeric-al-valorilor-cantitatii-din-documente În funcție de nevoile tale, poți selecta ca formatul numeric al valorilor cantităţii din documente să aibă de la zero la patru zecimale. Setarea implicită a numărului de zecimale necesare cantității pe factură se face urmând pașii: Apoi 'Valori implicite' Setezi numărul zecimalelor din secțiunea dedicată acestei funcții: - de exemplu, dacă ai cantitatea 5 sau 5.16 și selectezi să nu fie adaugi zecimale, atunci va fi afișat 5 sau 5.16; - dacă ai cantitatea 5.16 și selectezi să fie adăugată o zecimală, cantitatea afșată va fi 5.16 - dacă ai cantitatea 5.16 și selectezi 3 zecimale, cantitatea afișată va fi 5.160 - dacă ai cantitatea 5.16 și selectezi 4 zecimale, cantitatea afișată va fi 5.1600 Valoarea cantității poate fi setată și pentru fiecare document în parte. Pentru instrucțiuni click [aici](https://www.factureaza.ro/ajutor/setare-directa-in-documente-a-zecimalelor-cantitatii). Nu uita să salvezi! ### Ștergerea tuturor liniilor din factură Source: https://factureaza.ro/ajutor/stergerea-tuturor-liniilor-din-factura Pentru eficiență, economie de timp și click-uri, poți șterge toate pozițiile facturii dintr-un singur click. ‘X’-ul aflat deasupra liniilor de facturare, indicat în imagine, șterge toate liniile (pozițiile). ### Programează trimiterea facturii Source: https://factureaza.ro/ajutor/programeaza-trimiterea-facturii Dacă nu dorești să trimiți factura în momentul creării, poți programa trimiterea acesteia la orice dată sau oră dorești. Găsești funcția după ce dai click pe 'Trimite/Descarcă > Prin email' de pe coloana din stânga, apoi bifezi căsuța, setezi momentul trimiterii și salvezi, precum în exemplul de jos: Spor la facturat! ### Cum generezi facturi când adaugi o plată unei proforme Source: https://factureaza.ro/ajutor/facturi-automate-plati-proforme-avize Ca să economisești timp, **configurează comenzile şi proformele să genereze automat facturi ori de câte ori le asociezi o plată.** O factură emisă astfel va cuprinde toate pozițiile din comanda sau proforma din care a fost generată. Mai mult, toate plăţile asociate comenzii sau proformei vor fi automat asociate și facturii. Această configurare se face foarte simplu, din secțiunea în care adaugi sau modifici serii pentru proforme și comenzi. **Pas 1.** Click pe secțiunea **“Serii”**, din meniul **“Configurări”** și alege tab-ul relevant (**“Serii pentru proforme”** sau **“Serii pentru comenzi”**). **Pas 2.** Adaugă o **serie nouă** sau **modifică o serie veche**. Ca să adaugi o serie nouă, dai click pe butonul **“Adaugă serie nouă”**. **Atenție, poți modifica o serie veche, doar dacă pe seria respectivă nu ai emis documente**. Ca să modifici o serie veche, dai click pe iconița **“Modifică“**, din coloana **“Acțiuni“**. **Pas 3.** Bifează **“Generează factură la adăugarea unei plăți”**. **Alege seria de facturi pe care aplicația o va folosi ca să genereze facturi ori de câte ori adaugi o plată unei proforme sau unei comenzi.** Dacă aduci mouse-ul peste bulina galbenă din dreptul câmpurilor “prefix” sau “sufix”, aplicația te va informa care sunt seriile disponibile din care poți alege. Șterge textele “[fără prefix]” sau “[fără sufix]” și dă click în oricare dintre cele două câmpuri. Ți se ca deschide o mică listă cu toate seriile disponibile. Ca să selectezi seria din care se vor adăuga facturile, scrie sau alege din listă prefixul sau sufixul seriei. **Dă click pe butonul “Modifică serie”.** De acum încolo, ori de câte ori asociezi o plată unei proforme sau unei comenzi, aplicația va genera automat o factură, preluând datele din proformă sau comandă. ### Instrucțiuni generare raport excel extins Source: https://factureaza.ro/ajutor/instructiuni-generare-raport-excel-extins Aplicația noastră oferă posibilitatea de a genera un raport excel extins, care este util mai ales în cazul facturilor în mai multe monede. Valorile numerice ale facturilor (în raport) sunt disponibile în toate monedele. Poți calcula, de exemplu, TVA-ul în lei sau euro pe o anumită perioadă. Raportul include de asemenea și mai multe informații despre punctele de lucru, cursul de schimb, limba. Pentru generarea raportului accesează din meniu 'Facturi'' și dă click pe 'Descarcă/Exportă', unde selectezi 'Excel (varianta extinsă)' Vei putea deschide apoi fișierul excel care va cuprinde informațiile din imaginile următoare: În imaginea următoare poți observa coloanele care îți permit să vezi TVA-ul în lei/euro, suma restantă, total încasat. Pentru rapoarte cont si total facturat click [aici.](https://factureaza.ro/ajutor/cum-activez-rapoartele-activitate-cont-si-raportul-total-facturat) Pentru raport vânzări click [aici](https://factureaza.ro/ajutor/generare-raport-vanzari). ### Cum programez trimiterea unei facturi pe email Source: https://factureaza.ro/ajutor/programare-emailuri-facturi Sunt situații când ai nevoie să trimiți factura către client într-a anumită zi sau la o anumită oră. De exemplu, emiți factura în weekend și preferi s-o trimiți clientului într-o zi lucrătoare. Pentru astfel de cazuri, folosește opțiunea de programare a trimiterii facturii pe email, disponibilă pe factureaza.ro Indiferent de starea facturii (ciornă, emisă, închisă sau anulată) sau de tipul de document (factura, proformă, aviz, chitanță, comandă), programarea emailului se face la fel. **Pas 1.** Identifici documentul sau documentele. ###### Dacă vrei să trimiți un singur document Îl alegi dintr-o listă și **dai click pe iconița @**. Sau intri pe document și **dai click pe @ Prin email**. ###### Dacă vrei să trimiți mai multe documente odată Intră pe o listă de documente. Le selectezi pe toate cele pe care vrei să le trimiți. Poți selecta **toate documentele** din listă (**marchezi bifa din capul de tabel**) sau poți selecta **doar câteva dintre documentele** din listă (**marchezi bifa din dreptul fiecărui document** care te interesează). Click pe butonul **@Trimite** ###### Indiferent dacă ai ales un document sau mai multe, restul pașilor sunt la fel. **De reținut** că poți alege cui vrei să trimiți documentul/documentele. Implicit, este bifată adresa de email definită în factureaza.ro pentru clientul pe numele căruia este emis documentul. Mai poți bifa să trimiți factura către adresele firmei tale. Sau poți adăuga și alte adrese de email pe lângă cele pe care ți le sugerează aplicația. **Pas 2.** Click pe **Setări avansate**. **Pas 3.** Bifează **Programează trimiterea mesajului (trimite mai târziu)**. **Pas 4.** Alege **data, ora și modalitatea de trimitere** către adrese de email multiple. CC înseamnă *carbon copy* (destinatarii se văd între ei). BCC înseamnă *blind carbon copy* (destinatarii își văd doar adresa proprie de email, nu știu cine altcineva a mai primit documentul pe email) **Pas 5.** Click pe **Trimite pe email**. Asta-i tot. Documentul sau documentele vor fi trimise către destinatari în ziua și ora alese de tine. ### Cum activează contabilul integrarea automat e-Factura Source: https://factureaza.ro/ajutor/integrare-SPV-anaf-efactura-certificat-digital-contabil Ai cont pe factureaza.ro? Trebuie să generezi și să transmiți e-Facturi? **Nu ai certificat digital,** dar lucrezi cu un **contabil care are acces în SPV-ul afacerii tale cu propriul certificat digital**? Avem o veste bună pentru tine! Poți ruga **contabilul să activeze integrarea e-Factura în contul tău pe factureaza.ro**. E foarte simplu. Contabilul nici măcar nu trebuie să intre în contul tău pe factureaza.ro. Singurul lucru de care are nevoie este un link. După care, **cu doar un click** va activa integrarea pentru tine. #### Ce trebuie să faci tu **Pas 1.** Mergi la secțiunea **e-Factura**. **Pas 2.** Click pe butonul **Autorizează accesul** din chenarul **Fără permisiunea de autentificare în S.P.V. cu certificat digital:** **Pas 3.** Copiază link-ul și trimite-i-l contabilului pe mail sau pe Whatsapp. Sau dă click direct pe butonul **Trimite pe email** dacă ai un client de e-mail, de exemplu Outlook sau Thunderbird, instalat pe calculator. #### Ce trebuie să facă pentru tine contabilul **Pas 1.** Contabilul se asigură că token-ul certificatului digital este activ (fie că este vorba de un token digital sau de unul fizic care trebuie introdus în calculatorul de pe care lucrează). **Pas 2.** Contabilul dă click pe link-ul pe care l-a primit de la tine. Apoi apasă pe butonul **OK**. **Atenție:** dacă token-ul este activ și totuși primește eroare, recomandăm să acceseze link-ul din modul incognito al browser-ului. Sau să încerce cu Firefox, în loc de Google Chrome sau Microsoft Edge. Dacă activarea a fost făcută cu succes, după ce apasă butonul **OK**, contabilului îi va apărea acest ecran. #### Cum verifici că integrarea a fost activată Intri în contul tău pe factureaza.ro, mergi din nou, la fel ca mai sus, la secțiunea **e-Factura**. Dacă integrarea este activă, ar trebui să vezi acest ecran. De aici poți alege când vrei să transmiți e-Factura: fie imediat după ce salvezi o factură ca **emisă** sau **închisă**; fie programat, la un anumit interval de timp. Aceasta este o setare implicită. O poți schimba individual pentru fiecare factură în parte. Și nu te îngrijora: e-Facturile nu se vor transmite de capul lor. **Pentru fiecare factură adăugată manual** și salvată ca **emisă** sau **închisă**, înainte să plece spre e-Factura, ți se va mai cere o extra confirmare. Odată activată integrarea, vei genera și transmite e-facturile în SPV ANAF fără să te înregistrezi cu certificat digital, direct din contul tău pe factureaza.ro. Perfect! ### Cum adaug și adaptez o comandă Source: https://factureaza.ro/ajutor/comenzi-oferte-cereri Secțiunea **Comenzi** pe factureaza.ro este foarte versatilă. Nu doar că îți permite să generezi atât **documente de vânzare**, cât și **documente de achiziție**, dar îți pune la dispoziție și o listă variată de titluri sau denumiri. #### Astfel, pentru documente de vânzare, poți alegi oricare dintre următoarele titluri: – Comandă – Comandă client – Comandă de vânzare – Ofertă – Ofertă de preț – Cerere de ofertă – Înștiințare de plată – Notificare de plată ##### Caz în care pentru emitent, ai la dispoziție următoarele titulaturi: – Vânzător – Furnizor – Distribuitor – Producător – Ofertant – De la ##### Iar pentru destinatar: – Client – Cumpărător – Achizitor – Consumator – Investitor – Utilizator – Către #### Pentru documentele de achiziție ai ca titluri disponibile: – Comandă – Comandă client – Comandă cumpărare – Comandă de achiziție – Comandă de stoc – Cerere de ofertă – Cerere de achiziție ##### Caz în care pentru emitent, ai la dispoziție următoarele titulaturi: – De la – Investitor – Utilizator – Consumator ##### Iar pentru destinatar: – Către Te îndemnăm să testezi opțiunile din secțiunea **Comenzi**. Îți vor simplifica mult procedura de achiziții, dar și pe cea de ofertare. Comenzile te mai ajută dacă, spre exemplu, ești proprietar de imobile date spre închiriere și ai nevoie să emiți rapid notificări de plată. Le mai poți folosi ca să pui comenzi de stoc sau ca să generezi formulare de comandă pentru clienții tăi. Poți eficientiza și îmbunătăți comenzile sau ofertele pe care le emiți dacă le combini cu adăugarea de anexe ([citește aici cum adaugi anexe la documente](https://factureaza.ro/ajutor/adaugare-anexe-direct-din-formularul-de-comanda)). Asta înseamnă că, atunci când trimiți din aplicație o comandă sau o ofertă, mailul care va ajunge la destinatar poate să conțină și alte documente complementare, cum ar fi cataloage de produse, specificații tehnice, manuale de utilizare. Așadar, indiferent dacă ești în rol de client sau de furnizor, **folosește secțiunea Comenzi ca să emiți o varietate de documente**. #### Iată pașii **Pas 1.** Click pe **Adaugă comandă** **Pas 2.** Alege tipul de comandă **Pas 3.** Alege titlul documentului și titulaturile emitentului și ale destinatarului. **Pas 4.** Completează documentul cu detaliile relevante **Pas 5.** Dacă dorești, poți schimba designul documentului. **Pas 6.** Trece în revistă toate celelalte opțiuni de modificare a documentului și dă click pe numele unei opțiuni dacă vrei să o folosești. **Pas 7.** Salvează documentul ca **emis**. ##### Alte informații importante – datele firmei tale se completează automat – află aici [cum introduci un client nou](https://factureaza.ro/ajutor/cum-introduc-un-client-nou) sau cum [imporți o listă cu clienți din calculatorul tău](https://factureaza.ro/ajutor/cum-import-o-lista-de-clienti) – numărul documentului se va completa automat după ce definești o serie (află aici [cum definești o serie pentru facturi)](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-o-serie-de-facturi) – poți descrie produsul sau serviciul de mână sau poți adăuga un produs sau serviciu din lista de produse de pe factureaza.ro (află aici [cum introduci un produs / serviciu nou](https://factureaza.ro/ajutor/cum-introduc-un-produs-serviciu-nou) sau cum [imporți o listă cu produse / servicii din calculatorul tău](https://factureaza.ro/ajutor/cum-import-o-lista-de-produse-sau-servicii)) – dacă la descrierea produsului selectezi unul din lista de produse, atunci unitatea de măsură și prețul se vor completa automat – află aici [cum introduci o reducere](https://factureaza.ro/ajutor/cum-pot-introduce-reduceri). – la mențiuni poți trece, spre exemplu, ‘conform cerere nr. X din ZZ.LL.AN’ – află aici [cum stabilești valori implicite](https://factureaza.ro/ajutor/cum-stabilesc-valorile-implicite-pentru-facturi), ca să automatizezi și mai mult procesul de emitere a unui document (adică informații ca data la care expiră, cursul de schimb, emițătorul etc. să se genereze automat ori de câte ori adaugi un document). După ce ai verificat că toate informațiile sunt corecte, salvează documentul ca emis și trimite-l către client prin mail; sau îl [poți tipări](https://factureaza.ro/ajutor/cum-tiparesc-o-factura). ### Cum export mai multe facturi în Winmentor? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-export-multe-facturi-in-winmentor Dacă ții contabilitatea afacerii tale în Winmentor, folosește opțiunea de export documente pentru Winmentor și economisește timp. ##### Urmează pașii ca să exporți mai multe facturi pentru Winmentor \* clic pe secțiunea **Facturi** din meniul **Facturare** \* folosind [criteriile de căutare](https://factureaza.ro/ajutor/cum-folosesc-optiunile-de-cautare) din stânga, generează lista facturilor pe care vrei să le exporți (spre exemplu, toate facturile emise până în prezent) \* selectează facturile pe care dorești să le exporți: bifează bulina de lângă **Data facturii** ca să le selectezi pe toate sau bifează doar bulina din dreptul fiecărei facturi care te interesează \* dă clic pe butonul **Descarcă / Exportă** și alege **pentru Winmentor** \* alternativ, după ce ai aplicat filtrele și ai generat lista de facturi, dacă vrei să exporți toate facturile rezultate, nu le mai bifa, ci dă clic pe butonul **Descarcă / Exportă** din dreapta sus și alege **Export Winmentor** (se va exporta toată lista de facturi); util atunci când în lista sunt multe facturi, care se întind pe mai multe pagini \* se va descărca pe calculatorul tău o arhivă Zip \* dezarhivează această arhivă într-un director (folder) pe calculatorul tău \* nu schimba conținutul directorului (adică nu adăuga și nu șterge niciun fișier din director) \* intră în Winmentor și importă din acest director doar fișierul cu numele **Facturi_iesire.txt** \* **atenție:** dacă ai exportat facturi din serii diferite, directorul va conține câte un fișier separat care va grupa facturile pe fiecare serie în parte, cu o denumire de tipul **Facturi_iesire_numeleseriei.txt**. Vei importa în Winmentor fișierele pe rând, altfel e posibil să dea eroare. \* dacă ai nelămuriri intră în directorul dezarhivat, deschide fișierul Instructiuni.txt și citește acolo mai multe detalii Documentația oficială a importului în Winmentor este [aici](http://download.winmentor.ro/WinMentor/Documentatie/22_Structuri%20import%20din%20alte%20aplicatii/) Și aici este secțiunea de [întrebări frecvente a Winmentor](https://portal.winmentor.ro/forum/archive/index.php/f-14.html). ### Cum export o factură în Ciel? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-export-o-factura-in-ciel Dacă ții contabilitatea afacerii tale în Ciel, folosește opțiunea de export documente pentru Ciel și economisește timp. ##### Urmează pașii ca să exporți o factură pentru Ciel \* clic pe secțiunea **Facturi** din meniul **Facturare** (sau caută factura după număr folosind căsuța de **Căutare rapidă**) \* clic pe numărul facturii \* în meniul vertical din stânga facturii, clic pe **Exportă în Ciel** \* se va descărca pe calculatorul tău o arhivă Zip \* dezarhivează această arhivă într-un director (folder) pe calculatorul tău \* nu schimba conținutul directorului (adică nu adăuga și nu șterge niciun fișier din director) \* intră în Ciel și importă din acest director mai întâi fișierele **Articole.csv**, respectiv **Parteneri.csv**, iar la final fișierul **Vanzari.xlsx**. Pe fișierul **Vanzari** îl vei importa mereu ultimul - dacă încerci să-l imporți înainte de **Articole** și **Parteneri**, îți va da eroare la import \* dacă ai nelămuriri, intră în directorul dezarhivat, deschide fișierul **README_ro** și citește acolo mai multe detalii. Documentația oficială a importului în Ciel este [aici](https://ciel.ro/faq-ciel/intrebari-diverse/import-din-ciel-v6-in-ciel-v7/) Și aici este secțiunea de [întrebări frecvente a Ciel](https://ciel.ro/faq-ciel/intrebari-diverse). ### Cum export mai multe facturi în Ciel? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-export-multe-facturi-in-ciel Dacă ții contabilitatea afacerii tale în Ciel, folosește opțiunea de export documente pentru Ciel și economisește timp. ##### Urmează pașii ca să exporți mai multe facturi pentru Ciel \* clic pe secțiunea **Facturi** din meniul **Facturare** \* folosind [criteriile de căutare](https://factureaza.ro/ajutor/cum-folosesc-optiunile-de-cautare) din stânga, generează lista facturilor pe care vrei să le exporți (spre exemplu, toate facturile emise până în prezent) \* selectează facturile pe care dorești să le exporți: bifează bulina de lângă **Data facturii** ca să le selectezi pe toate sau bifează doar bulina din dreptul fiecărei facturi care te interesează \* dă clic pe butonul **Descarcă / Exportă** și alege **pentru Ciel** \* alternativ, după ce ai aplicat filtrele și ai generat lista de facturi, dacă vrei să exporți toate facturile rezultate, nu le mai bifa, ci dă clic pe butonul **Descarcă / Exportă** din dreapta sus și alege **Export Ciel** (se va exporta toată lista de facturi); util atunci când în lista sunt multe facturi, care se întind pe mai multe pagini \* se va descărca pe calculatorul tău o arhivă Zip \* dezarhivează această arhivă într-un director (folder) pe calculatorul tău \* nu schimba conținutul directorului (adică nu adăuga și nu șterge niciun fișier din director) \* intră în Ciel și importă din acest director mai întâi fișierele **Articole.csv**, respectiv **Parteneri.csv**, iar la final fișierul **Vanzari.xlsx**. Pe fișierul **Vanzari** îl vei importa mereu ultimul - dacă încerci să-l imporți înainte de **Articole** și **Parteneri**, îți va da eroare la import \* dacă ai nelămuriri, intră în directorul dezarhivat, deschide fișierul **README_ro** și citește acolo mai multe detalii. Documentația oficială a importului în Ciel este [aici](https://ciel.ro/faq-ciel/intrebari-diverse/import-din-ciel-v6-in-ciel-v7/) Și aici este secțiunea de [întrebări frecvente a Ciel](https://ciel.ro/faq-ciel/intrebari-diverse). ### Cum folosești filtrele de căutare? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-folosesc-filtrele-de-cautare Filtrele sunt versatile și utile nu doar ca să identifici documente, ci și ca să obții o imagine de ansamblu a afacerii tale. Spre exemplu, să zicem că vrei să vezi toate facturile anulate într-un anumit interval de timp, pe un anumit client, emise de un anumit utilizator. Sau poate te interesează toate facturile emise într-o anumită monedă pentru clienții dintr-o anumită țară. Sau, de ce nu, ești curios să afli cât ai încasat în prima lună a anului curent față de prima lună a anului anterior. Poți genera tot felul de combinații în funcție de ce tip de informație cauți. Folosind filtrele ai acces la detalii legate de facturi și încasări cu ajutorul cărora îți poți construi ulterior propriile rapoarte de BI (business intelligence). Pentru **rapoarte setate deja din aplicație** intră în meniul **Rapoarte.** Există filtre pentru toate categoriile de documente: facturi, proforme, chitanțe și avize. Dar și pentru: proiecte, pontaje și documente standard. În oricare dintre aceste categorii, filtrele, deși adaptate la categoria respectivă, funcționează la fel. Și sunt așezate mereu pe verticală, în stânga ecranului. Trebuie doar să intri în categoria care te interesează și să le folosești. ##### Pentru acest articol, vom folosi ca exemplu filtrele de la Facturi. **Pas 1.** Click pe **Facturi** din meniul **Facturare** **Pas 2.** Click pe filtrul sau filtrele care te interesează din lista verticală. **Pas 3.** Alege sau bifează criteriile de filtrare. Noi am ales să vedem toate facturile **Ciornă**, emise în **primele patru luni din anul 2020**, pe clientul **Compusib**, de către Utilizatorul **Popescu Dan**. **Pas 4.** Opțional. **Grupează informația.** Noi am ales ca lista de facturi să fie **grupată după serie**. **Pas 5.** Exportă lista rezultată în formatul dorit. Sau dă click pe oricare dintre documentele din listă, dacă nu ai nevoie de export. Filtrarea pe un interval de timp este foarte utilă atunci când ai nevoie să **exporți documentele pentru contabilitate**. Selectează luna și exportă documentele în format PDF sau pentru Saga (dacă folosești acest program de conta). Pentru comparații, trebuie să faci două sau mai multe exporturi, în funcție de câte criterii de comparație te interesează. De exemplu, dacă vrei să afli valoarea facturilor anulate pe 2022 comparat cu 2023, mai întâi exporți o listă de facturi filtrate după starea Anulat, pe intervalul 01.01.2022 - 31.12.2022. Apoi, faci același lucru pentru 2023. De reținut că filtrele rămân active și după ce ieși din categoria în care le-ai aplicat. Când revii în pagina de categorie, documentele vor fi filtrate după ultimele criterii alese de tine. Dacă nu mai ai nevoie de ele, șterge-le din partea de sus, de deasupra listei de documente. Filtrele se șterg singure doar dacă ieși din aplicație cu butonul de logout. ### Probleme la vizualizarea documentelor în Firefox Source: https://factureaza.ro/ajutor/probleme-vizualizare-documente-firefox Dacă intri pe factureaza.ro cu Firefox e posibil să întâmpini următoarea problemă: atunci când vrei să vizualizezi un document, aplicația, în loc să-ți arate documentul respectiv, îl descărca direct. ##### Problema se rezolvă schimbând o setare în Firefox. **Pas 1.** Deschide Firefox și intră la **Setări**. **Pas 2.** Selectează **Manage more settings**. **Pas 3.** Dă clic pe **General**. **Pas 4.** Mergi cu mouse-ul mai jos (scroll down) până ajungi la secțiunea **Applications**. **Pas 5.** Mergi la **Portable Document Format** și dă clic pe săgeata mică din dreapta rândului. Ți se va deschide o mică fereastră de tip drop down, cu trei opțiuni: \* Open in Firefox \* Always Ask \* Save file. Alege **open in Firefox** și documentul se va deschide în aplicație, fără să ți se descarce pe calculator. Asta-i tot. ### Notificări automate pentru scadenta facturilor furnizor Source: https://factureaza.ro/ajutor/notificari-automate-scadenta-facturi-furnizori Știai că poți folosi factureaza.ro pentru a gestiona facturile primite de la furnizorii tăi? Mai mult, dacă ai activat [integrarea cu e-Factura](https://factureaza.ro/ajutor/integrare-efactura-oauth2), poți prelua automat facturile furnizorilor din SPV direct în contul tău factureaza.ro. **Află mai multe detalii despre facturile de furnizor [aici](https://factureaza.ro/ajutor/gestiunea-efacturi-furnizori-PDF).** **Vezi cum activezi preluarea automată a facturilor din e-Factura [aici](https://factureaza.ro/ajutor/preluare-automata-efacturi-furnizori).** Dacă deja îți gestionezi facturile furnizorilor prin factureaza.ro, îți recomandăm să configurezi notificările automate pentru facturile scadente. Aceste notificări îți sunt trimise prin e-mail atunci când o factură se apropie de termenul de plată sau îl depășește. **Important**: Această funcționalitate va funcționa corect doar dacă înregistrezi plățile pentru facturile furnizorilor la timp. **Nu știi cum să adaugi o plată pe factură? [Urmează aceste instrucțiuni](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-plata-factura)**. #### Cum configurezi notificările automate pentru facturile scadente (Urmează aceiași pași și dacă vrei să anulezi notificările automate.) Dă click pe numele tău de utilizator (colțul din dreapta sus) și selectează **Configurări**. Accesează secțiunea **Configurare notificări**. Dă click pe tab-ul **Notificări documente furnizor.** Bifează **Activează notificarea automată**, alege intervalul de zile pentru notificare și introdu adresa de e-mail. **Salvează setările.** Asta e tot! De acum înainte, vei primi automat un e-mail de atenționare când o factură de furnizor se apropie de scadență sau o depășește, conform setărilor tale. ##### Cum anulezi notificările Dacă nu mai vrei să primești notificări, apasă butonul **Anulează** din aceeași secțiune. ##### Linkuri utile [Mai multe detalii despre facturile de furnizor](https://factureaza.ro/ajutor/gestiunea-efacturi-furnizori-PDF) [Activarea preluării automate a facturilor](https://factureaza.ro/ajutor/preluare-automata-efacturi-furnizori) [Cum adaugi o plată pe factură](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-plata-factura) ### Cum trimiți facturile de furnizori pe email Source: https://factureaza.ro/ajutor/facturile-de-furnizori-pe-email Ai activat preluarea automată a e-Facturilor de furnizori din SPV? Sau poate gestionezi manual facturile primite de la furnizorii tăi? Indiferent de caz, îți recomandăm funcția de trimitere a documentelor direct pe email, din aplicație. Fără descărcări, fără arhive zip, fără atașamente încurcate – doar câteva clicuri și ai rezolvat. Este ideală când trebuie să trimiți rapid facturile către contabilitate sau către colegii din echipă. #### Cum trimiți un singur document pe email Ai două opțiuni. ##### Din pagina de vizualizare a documentului Accesează meniul **Furnizori** → **Documente furnizori** și dă clic pe numărul facturii dorite. Se va deschide pagina de vizualizare a documentului. Apasă pe butonul **Trimite pe email**. Se va deschide o nouă pagină de trimitere. ###### Ce găsești în această pagină: **În stânga**: textul emailului. Variabile precum NUMAR_DOCUMENT_FURNIZOR, DATA_DOCUMENT_FURNIZOR, NUME_UTILIZATOR și NUME_FIRMA sunt completate automat cu informațiile corecte din factură și din contul tău. Dacă vrei să modifici mesajul, editează direct textul din formular. **În dreapta**: lista adreselor de email salvate în contul tău. De aici poți adăuga manual alte adrese, programa trimiterea documentului sau alege dacă destinatarii să fie vizibili între ei (CC) sau nu (BCC). La final, apasă pe butonul **Trimite documentul furnizor pe email** ##### Direct din lista de facturi, fără să intri pe document Accesează meniul **Furnizori** → **Documente furnizori.** Găsește factura dorită și dă clic pe simbolul **@** de pe linia documentului. Vei fi redirecționat către pagina de trimitere pe email, unde urmezi aceiași pași descriși mai sus, în secțiunea **Cum trimiți un singur document**. #### Cum trimiți mai multe documente Mergi la meniul **Furnizori** -> **Documente furnizori**. Bifează facturile pe care vrei să le trimiți, folosind cerculețul din stânga fiecărui document. Apasă pe butonul **Trimite**. Vei fi redirecționat către pagina de trimitere pe email, unde urmezi aceiași pași descriși mai sus, în secțiunea **Cum trimiți un singur document**. #### Vrei un alt mesaj standard pentru trimiterea documentelor pe email? Ai nevoie de un mesaj personalizat, diferit de cel propus de aplicație, pentru emailul care însoțește facturile de la furnizori? Nimic mai simplu! Dă clic pe numele tău de utilizator (dreapta sus) și accesează meniul **Configurări**. Intră în secțiunea **Notificări** -> **Trimitere pe email documente furnizori**. Aici poți edita mesajul standard care va fi trimis automat împreună cu factura. Poți personaliza mesajul în șase limbi străine: engleză, germană, italiană, spaniolă, franceză și maghiară. Folosește variabilele disponibile (NUMAR_DOCUMENT_FURNIZOR, DATA_DOCUMENT_FURNIZOR, NUME_UTILIZATOR, NUME_FIRMA) — acestea vor fi completate automat cu datele corecte din factură și din contul tău. La final, nu uita să apeși **Salvează** pentru ca noul mesaj să fie folosit la următoarele trimiteri. ### Cum adaug un aviz de însoțire a mărfii? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-un-aviz-de-insotire-a-marfii Oriunde te-ai afla în aplicație, dă click pe butonul **Adaugă** și alege **Aviz**. ##### Alege clientul Dacă ai introdus deja clienți în aplicație, alege direct clientul cu un click pe **Alege un client** și datele se vor completa automat. Nu ai adăugat încă niciun client? Apasă pe butonul **Adaugă client nou**. Se va deschide un scurt formular. - În câmpul CIF (CUI), scrie CUI-ul clientului tău fără RO (chiar dacă este plătitor de TVA) și aplicația va completa automat toate datele fiscale ale clientului respectiv, inclusiv adresa sediului social (verifică faptul că sunt corecte). - Opțional, completează și restul datelor despre client din secțiunile aferente. Odată întors pe aviz, câmpurile despre client vor fi precompletate. ##### Alege seria Nu ai creat încă o serie de avize? Apasă pe butonul **Adaugă serie nouă.** Se va deschide un scurt formular. - Singurul câmp obligatoriu este **Număr start**. - Poți să începi cu cifra 1, sau cu orice altă cifră dorești. - Atenție, dacă pui zero înainte de unu (001), aplicația va șterge zerourile. Celelalte câmpuri sunt opționale. - Dacă vrei să înțelegi ce reprezintă fiecare, citește acest [articol despre ce înseamnă seriile de facturi aici]( https://factureaza.ro/ajutor/ce-este-o-serie-de-facturi). Se aplică și la avize. - La final salvează seria cu un click pe butonul **Adaugă serie pentru avize**. Odată întors pe aviz, câmpurile **Serie și Număr** vor fi precompletate, fără intervenție din partea ta. #### Completează restul datelor de identificare a avizului Și anume: - Schimbă **moneda**, dacă vrei să faci avizul în valută. - Schimbă **limba**, dacă vrei să faci avizul în una dintre cele șase limbi străine disponibile (engleză, germană, italiană, spaniolă, franceză, maghiară). - Schimbă **data**, dacă vrei să faci un aviz cu altă dată decât cea curentă. ##### Completează detaliile despre produsele pe care le livrezi Acum treci la partea unde creezi liniile care vor apărea pe aviz, mai precis, produsele pe care le livrezi către client. - Treci numele produsului la **Denumire**. - Treci unitatea de măsură (bucăți, de exemplu) la **U.M**. - Treci cantitatea la **Cantitate**. - Treci prețul unitar la **Preț unitar**. - **Totalul avizului se va calcula automat.** Dacă vrei să adaugi o altă linie pe aviz, dă click pe butonul **Adaugă o linie** și reia procesul de mai sus. ###### Vrei un aviz fără prețuri? Din secțiunea **Șablon și design**, ultimele trei variante de template **sunt fără prețuri**. ##### Alte câmpuri Sub liniile din aviz ai varii câmpuri utile. De aici poți să: - Adaugi **mențiuni** pe aviz: informații pe care le consideri utile pentru clienții tăi. - Adaugi **note interne**: observații care nu vor apărea pe aviz, dar sunt utile pentru tine. - **Schimbi modelul** de aviz și alegi alt șablon, inclusiv variante fără prețuri. - Atașezi varii **anexe** la aviz. - **Setezi detaliile de transport.** - Alegi **conturile bancare** care dorești să apară în antetul documentului. ##### Creează avizul La final, apasă pe butonul **Creează aviz** și: - Alege **Ciornă**, dacă vrei să mai lucrezi pe aviz. - Sau alege **Emis**, dacă ai finalizat avizul și te-ai asigurat că toate datele sunt corecte. - Sau alege **Închis**, dacă marfa a fost livrată. ##### Acțiuni pe aviz După ce ai apăsat pe butonul **Creează aviz**, se va deschide o pagină în care **avizul poate fi vizualizat în format PDF**. Observă meniul vertical din stânga avizului (sau de sub aviz, pe mobil), unde vei găsi varii opțiuni utile. Inclusiv **opțiunea pentru e-Transport**. Odată ce ai creat avizul, îl vei găsi mereu în cont la meniul **Facturare**, submeniul **Avize**. Din lista de avize, ca să intri în pagina de vizualizare a unui anumit aviz, dai click pe numărul său. ##### Vrei să emiți un aviz de însoțire a mărfii dintr-o factură sau o proformă? Intră pe documentul din care vrei să generezi avizul. Mergi la meniu vertical din partea stângă a PDF-ului (sau de sub aviz, pe mobil), deschide secțiunea **Utile** și apasă pe **Generează aviz**. Aplicația va crea automat un aviz, preluând toate datele relevante din factură sau proformă. Pentru detalii despre e-Transport, vezi articolul [Cum transmiți notificarea e-Transport în SPV ca să obții codul UIT](https://factureaza.ro/ajutor/transmitere-notificare-etransport-in-spatiul-privat-virtual). ## Functii avansate ### Integrarea cu Stripe Source: https://factureaza.ro/ajutor/integrarea-cu-stripe Îţi oferim soluţii complet automatizate de plată online prin integrări cu procesatorii de plăţi online Stripe și [Netopia (Mobilpay)](https://factureaza.ro/ajutor/integrarea-cu-mobil-pay). Activează integrarea cu unul dintre procesatorii de plăți menționați mai sus și vei avea pentru fiecare factură sau proformă un link de plată online. Astfel, în email-urile și notificările trimise va fi inclus automat și link-ul de plată. Factura / proforma va putea fi achitată de către client cu card bancar sau alte modalităţi acceptate de procesatorii de plăţi. Integrarea Stripe are și avantajul înregistrării automate și imediate a plății, factura se închide și se trimit automat confirmări pe email. Pentru activarea încasării facturilor folosind serviciile Stripe este necesar să ne puneți la dispoziție următoarele: - publishable key (cheia publică) - secret key (cheia privată) - webhook signing secret poate fi adăugat și ulterior: poți salva integrarea doar cu cele două chei, iar aceasta rămâne în starea „Date de autentificare în așteptare" (fără încasări online) până când adaugi semnătura. Acestea vi se pun la dispoziție din interfața de administrare stripe. Pentru cheia privată, accesează meniul **Developers**, secțiunea **Api Keys**, ca în imaginea de mai jos: Pașii necesari pentru webhook signing: **1** În factureaza.ro, intră în **Integrări** → **Stripe**, completează cheia publică și cheia privată din contul tău Stripe (câmpul Semnătură/Webhook signing secret poate rămâne necompletat) și salvează integrarea. După salvare, pe ecranul integrării este afișat callback URL-ul dedicat acesteia (de forma https://factureaza.ro/stripe/confirm//) — copiază-l: **2** Accesezi https://dashboard.stripe.com/webhooks și creezi un webhook nou **3** Selectează evenimentele pentru care vei folosi acest webhook: - toate evenimentele de tip charge.* ("charge.failed", "charge.succeeded", etc...) - toate evenimentele de tip checkout.* ("checkout.session.completed", etc...) - toate evenimentele de tip payment_intent.* ("payment_intent.created", "payment_intent.succeeded", etc...) - toate evenimentele de tip payout.* ("payout.created", etc...) - toate evenimentele de tip invoice.* - toate evenimentele de tip dispute.* - toate evenimentele de tip refund.* **4** Revii în factureaza.ro, copiezi webhook-ul în câmpul Semnătură/Webhook signing secret și salvezi — integrarea devine activă imediat. URL-ul scurt la nivel de cont (fără ID-ul integrării) funcționează în continuare, dar redirecționează întotdeauna către integrarea implicită — folosește URL-ul dedicat, mai ales atunci când există mai multe integrări. După ce ai activat integrarea, poți seta ce **metode de plată** vrei să pui la dispoziția clienților tăi. **Implicit, pe facturile tale vor apărea toate metodele de plată active** în contul tău de Stripe. În această situație, atunci când un client dă click pe linkul de plată de pe factură, din toate metodele de plată active, Stripe va detecta și afișa doar metodele de plată considerate eligibile/disponibile pe dispozitivul clientului (calculator, telefon, tabletă). Dacă preferi ca din toate metodele de plată active în Stripe, doar unele să fie puse la dispoziția clientului prin factureaza.ro, va trebui să bifezi opțunile dorite din listă. În această situație, atunci când un client dă click pe linkul de plată de pe factură, Stripe va afișa toate metodele selectate de tine, chiar dacă ele nu sunt detectate ca fiind implicit disponibile pe dispozitivul clientului. Vrei să activezi/dezactivezi metode de plată în Stripe? Intră în cont și mergi la **Payment Methods**. Adaugă, modifică sau dezactivează direct din lista cu metodele disponibile. Vă urăm spor și multe facturi încasate! ### Modulul WooCommerce pentru magazine online Source: https://factureaza.ro/ajutor/modulul-woocommerce-pentru-magazine-online Folosind plugin-ul nostru pentru WooCommerce poţi emite şi trimite facturile pentru comenzile magazinului tău online. Descărcarea plugin-ului se face urmând pașii: Apoi accesezi 'Informații generale' și dai click pe 'WooCommerce magazin online' Se va deschide o nouă pagină unde dai click pe textul evidențiat cu albastru 'plugin-ul WooCommerce'. După instalarea **WordPress** și a modulului **WooCommerce** , se poate adăuga **plugin-ul F4** din interfața de admin WordPress, mai exact în Plugins \> Add New. Click pe ‘Upload Plugin’ apoi pe ‘Choose File’ unde selectezi fișierul cu extensia zip ca în următoarea imagine: Click ‘Install Now’ și apoi ‘Activate Plugin’. În cazul în care dorești să instalezi plugin-ul folosind un client FTP sau să-l testezi pe localhost, se poate instala urmând pașii: 1. Dezarhivezi fișierul cu extensia zip 2. Te conectezi la server folosind un client FTP 3. Navighezi în folderul unde ai instalat WordPress apoi în folderul wp-content/plugins (folderul modulelor) și încarci conținutul fișierului cu extensia zip 4. În interfața de admin WordPress dai click pe Plugins \> Installed Plugins și dai click pe ‘Activate’. 1. **Utilizarea plugin-ului (configurarea, autentificarea și emiterea facturilor)** După instalarea plugin-ului în partea dreaptă, în bara de navigație va apărea F4 numele plugin-ului. Dacă faci click pe acesta te vei putea autentifica cu o cheie API generată din aplicația facturează din ‘Contul meu’, tab-ul ‘Cheie API’ click pe butonul verde ‘Generează o cheie’. Acum poți copia cheia API generată și o poți folosi pentru autentificarea în plugin-ul de WooCommerce. În tab-ul Settings al plugin-ului F4 trebuie să specifici seria de facturi (existentă în aplicația facturează) prin prefix și sufix, iar pentru an se va lua implicit anul curent. Poți bifa sau debifa următoarele checkbox-uri în funcție de preferințe. Dacă de exemplu dorești generarea de facturi în facturează automat după fiecare comandă, bifezi prima căsuță, iar dacă dorești trimiterea facturii generate în facturează pe e-mail, bifezi a doua căsuță. **În cazul în care nu alegi ca facturile să fie generate automat ai două opțiuni:** 1. poți genera factura pentru fiecare comandă 2. poți selecta mai multe comenzi pentru care vom genera facturile din WooCommerce tab-ul orders. Pentru a genera facturile, pentru fiecare comandă trebuie să activezi din screen options coloana cu acțiuni ca în următoarea imagine, iar apoi vom avea vizibil butonul pentru generarea facturilor. Pentru a genera facturi pentru mai multe comenzi, poți selecta comenzile și te duci la Bulk Actions unde selectezi ‘Generate Invoices’, apoi click pe ‘Apply’. După generare, facturile vor fi vizibile în **tabul F4 \> F4 (unde la început ne-am autentificat)** ca link-uri către aplicația facturează. **!!! IMPORTANT !!!** Pentru funcționarea corespunzătoare a modulului WooCommerce, este important să îndeplinești următoarele condiții: - **versiunea minimă necesară de wordpress este 4.7.0** - **versiunea minimă necesară**** WooCommerce este 3.0.0.** **Cum includ TVA-ul pe factură?** Pentru a include TVA-ul pe factură trebuie să adaugi o taxă nouă pe woocommerce, iar aceasta va fi preluată în plugin-ul nostru ca și TVA. Pentru a adăuga o taxă nouă urmează pașii din documentația woocommerce [https://docs.woocommerce.com/document/setting-up-taxes-in-woocommerce/](https://docs.woocommerce.com/document/setting-up-taxes-in-woocommerce/). **Nota: ** Woocommerce nu preia în mod implicit date de firmă precum CUI, Nr. Reg. Com., Nume bancă, IBAN. Pentru a putea prelua comenzi pentru firme și emite facturile corect click [aici](https://factureaza.ro/ajutor/configurare-woocommerce-pentru-persoane-juridice) **Spor şi la multe comenzi facturate şi achitate!** ### Configurare woocommerce pentru persoane juridice Source: https://factureaza.ro/ajutor/configurare-woocommerce-pentru-persoane-juridice În ceea ce privește facturarea persoanelor juridice, woocommerce nu preia în mod implicit date precum: – CUI – Nr. Registru Comertului – Nume Bancă – IBAN Motiv pentru care aceste date sunt preluate printr-un plugin extern, mai precis Facturare Wocommerce, care poate fi descărcat de [aici](http://wordpress.org/plugins/facturare-persoana-fizica-sau-juridica/) Instalarea acestui plugin se poate face prin uploadarea fișierelor prin FTP sau Plugins > Add new și in field-ul “Search plugins...” cauți “Facturare WooCommerce”. Dai click pe butonul “Install Now”, aștepți instalarea, apoi dai click pe butonul albastru “Activate” precum în imaginea următoare: Vei fi redirecționat pe pagina cu plugin-urile instalate: De aici poți configura acest plugin accesând link-ul **“Settings”**. Vei fi redirecționat pe pagina **Settings** a WooCommerce într-un tab nou adăugat de acest plugin, tab-ul **“Facturare”**. Poți configura aici field-uri noi care îți dorești să apară pe factură. Field-urile CUI și Nr. Reg. Com vor fi preluate automat și afișate pe factura generată cu plugin-ul factureaza.ro dacă acestea sunt prezente. Numele companiei va fi preluat din field-ul company care deja există pe WooCommerce. Acestea sunt field-urile care apar la checkout după configurarea acestui plugin. Mai multe detalii legat de instalarea plugin-urilor pe WordPress poți citi [aici](http://wordpress.org/support/article/managing-plugins/). ### Generează facturi din încasările online prin Stripe Source: https://factureaza.ro/ajutor/genereaza-facturi-din-incasarile-online-prin-Stripe Dacă în contul tău pe factureaza.ro ai setat deja **[integrarea cu Stripe](https://factureaza.ro/ajutor/integrarea-cu-stripe)**, avem vești bune! Acum, ulterior unei încasări online, **poți genera automat facturi și tot automat le poți trimite clientului prin email.** Cu alte cuvinte, clientul tău mai întâi achită online serviciile sau produsele tale (cu card bancar sau prin alte modalităţi acceptate de procesatorii de plăţi), și abia după ce tu ai încasat banii, emiți și eventual îi trimiți factura clientului. **E foarte simplu să activezi această opțiune.** 1.După ce te loghezi în contul tău pe factureaza.ro, intră pe numele de utilizator (colțul din dreapta sus) și **dă click pe Integrări.** 2.Alege integrarea cu **Stripe**. 3.Click pe **Modificare setări Stripe** (dacă ai făcut deja integrarea cu Stripe; dacă nu, treci la pasul următor) 4.Click pe **Setări avansate** 5.Bifează **Generează facturi din încasările online prin Stripe** - Câmpul **Utilizator** se va completa automat cu numele tău de utilizator așa cum este definit el în contul tău pe factureaza.ro. Dacă vrei să alegi alt utilizator care să fie asociat cu emiterea automată a facturilor din încasările online prin Stripe, atunci dă click pe săgeata din câmpul care conține numele de utilizator și selectează altă persoană. - Dacă vrei, poți selecta **prefixul** seriei de facturi: șterge butonul “fără prefix” din câmpul respectiv și automat îți vor apărea prefixele disponibile - Dacă vrei, poți selecta **sufixul** seriei de facturi: șterge butonul “fără sufix” din câmpul respectiv și automat îți vor apărea sufixele disponibile - Dacă nu alegi nimic nici la prefix, nici la sufix, aceste facturi vor primi automat seria exlusiv numerică definită deja în contul tău pe factureaza.ro - Dacă vrei ca factureaza.ro să trimită automat factura clientului pe email, bifează **Trimite facturile emise în urma încasărilor online pe email-ul plătitorului** 6.Apasă pe butonul **Trimite Date** În cazul în care apare vreo eroare (de ex, din motive cum ar fi lipsa unor date), și nu putem emite o factură dintr-o încasare prin Stripe, îți vom trimite un mesaj de eroare atât pe email-ul firmei din contul factureaza.ro, cât și pe email-ul de utilizator asociat cu emiterea facturilor din încasările prin Stripe. Dacă primești un mesaj de eroare, te rugăm dă-i forward pe office@factureaza.ro și vom rezolva împreună problema. *[Află cum definești o serie de facturi aici](https://factureaza.ro/ajutor/ce-este-o-serie-de-facturi). #### Mai multe detalii tehnice ca să eviți erorile ##### 1. Când se generează factura automat în sistem? Factura se creează automat în Factureaza.ro doar după ce primim unul dintre următoarele webhook‑uri de la Stripe, cu condiţia ca plata să fie confirmată: - `checkout.session.completed` (cu `payment_status == 'paid'`) - `checkout.session.async_payment_succeeded` - `payment_intent.succeeded` - `payment_intent.created` (cu `status == 'succeeded'`) - `invoice.paid` - `invoice.finalized` - `charge.succeeded` ##### 2. De unde preluăm datele de facturare ale clientului? Luăm automat informaţiile din următoarele structuri/metadate ale request‑ului Stripe: - `metadata` - `address` - `billing_details` - `shipping` ##### 3. Cum arată un exemplu de obiect `metadata`? "metadata": { "address": { "city": "Brasov", "country": "RO", "line1": "Apollonia Hirscher,11", "line2": "Cod postal: 500015", "postal_code": "500015", "state": "Brasov", "cui": "123321" }, "email": "test@testmail.com", "name": "Client factureaza", "phone": null, "tax_exempt": "none", "tax_ids": [] } ##### 4. Din ce câmpuri extragem poziţiile (produsele/serviciile) din factură? Pentru a genera rândurile din factură, folosim o secvenţă de fallback pe următoarele câmpuri (în această ordine): - `description` - `lines` - `line_item` - `Order Item` (din `metadata`) - `quantity` - `product_name` ##### 5. Cum trebuie să arate formatul `metadata` pentru produsele din comenzi? Pentru a genera corect pozițiile din factură, avem nevoie de informații despre produse/servicii transmise prin câmpuri de tip `metadata` în Stripe. Parcurgem automat următoarele câmpuri (fallback): description, lines, line_item, Order Item, quantity, product_name. ###### Exemplu 1: "Order Item #1": "123id121, Nume produs, 3, 232.0" Structură: ID produs (opțional), Numele produsului, Cantitate, Preț total ###### Exemplu 2: "line_item_1": {"product_name": "produs 1", "quantity": "1", "item_total": "400"} "line_item_2": {"product_name": "produs 2", "quantity": "1", "item_total": "500"} ##### 6. Pot folosi un alt prefix sau sufix pentru serie? Da. În Factureaza.ro puteți adăuga o serie nouă folosind același prefix/sufix, iar numărul de start să îl setați egal cu ultimul număr folosit în Stripe, pentru a păstra sincronizarea seriilor. ##### 7. Ce se întâmplă dacă lipsește vreun câmp sau apare o eroare? Dacă apare o eroare la creare automată a facturii, veți primi un email cu detalii despre: - câmpurile care lipsesc - format incorect al datelor - alte probleme care au împiedicat generarea facturii ##### 8. Ce date nu preluăm din Stripe? Nu preluăm automat seria și numărul facturii. Acestea trebuie configurate în Factureaza.ro. Puteți seta o serie nouă cu același prefix și un număr de început sincronizat cu Stripe. ##### 9. Cum adaug `metadata` la un PaymentLink în Stripe? a) Din Dashboard-ul Stripe: 1. Mergeți la Payments → Payment Links. 2. Creați sau editați un PaymentLink. 3. În secțiunea „Advanced options” sau „Metadata”, adăugați câmpurile dorite: "Order Item #1": "123id121, Nume produs, 3, 232.0" Spor la încasat și facturat! ### Integrarea cu Mobilpay Source: https://factureaza.ro/ajutor/integrarea-cu-mobil-pay Îţi oferim soluţii complet automatizate de plată online prin integrări cu procesatorii de plăţi online mobilPay. Activează integrarea cu mobilPay și vei avea pentru fiecare factură sau proformă un link de plată online. Astfel, în email-urile și notificările trimise va fi inclus automat și link-ul de plată. Factura / proforma va putea fi achitată de către client cu card bancar sau alte modalităţi acceptate de procesatorii de plăţi. Integrarea mobilPay are și avantajul înregistrării automate și imediate a plății, factura se închide și se trimit automat confirmări pe email. Pentru a configura şi activa funcţia de încasare online a facturilor înainte de toate trebuie să ai un cont la mobilPay. În cadrul contului tău mobilPay va trebui să urmezi paşii pentru crearea unui cont comerciant, care trebuie testat şi activat de către mobilPay. Pentru activarea încasării facturilor folosind serviciile mobilpay este necesar să ne puneți la dispoziție următoarele: - Identificator cont comerciant - Certificat digital mobilPay (cheia publică) - Certificat cont comerciant (Cheia privată) Idenficatorul contului comerciant şi 2 fişiere conţinând cheile publice şi private le puteţi obţine din interfaţa de administrare mobilPay, accesând din meniu: Admin -> Conturi de comerciant -> Adaugă (sau editează unul existent) -> Setari securitate. După ce MobilPay este activ poți modifica oricând setările în formular. În imaginea de mai jos poate fi observat statusul activ, precum și informații despre setările pe care le poți efectua. În afară de statusul ACTIV, poți întâmpina alte trei statusuri în legătură cu MobilPay. În funcție de acesta, urmează acțiunile indicate. - În curs de activare (este necesar să așteptați, mobilpay nu a fost încă activat) - Nu a fost aprobat (în acest caz luăm noi legătura cu tine sau poți cere mai multe informații la adresa de email menționată în textul de atenționare) - Dezactivat (Poți oricând reaplica pentru mobilpay completând formularul) Vă urăm spor și multe facturi încasate! ### Modulul Prestashop pentru magazine online Source: https://factureaza.ro/ajutor/modulul-prestashop-pentru-magazine-online Folosind plugin-ul nostru pentru **Prestashop** poţi emite şi trimite facturile pentru comenzile **magazinului tău online**. După instalarea Prestashop , poți adăuga **plugin-ul F4** din interfața de admin, mai exact în **Modules \> Module Manager**. Click pe **‘Upload a module’** apoi pe **‘select file’** unde selectezi fișierul cu extensia zip ca în următoarea imagine: După uploadarea plugin-ului dai click pe butonul **‘configure’** , unde trebuie să specifici seria de facturi (existentă în aplicația facturează) prin prefix și sufix, iar pentru an se va lua implicit anul curent. Poți bifa sau debifa următoarele checkbox-uri în funcție de preferințe. De exemplu, dacă dorești generarea de facturi în facturează automat după fiecare comandă, bifezi prima căsuță, iar dacă dorești trimiterea facturii generate în facturează pe e-mail, bifezi a doua căsuță. După instalarea plugin-ului în partea stângă, în bara de navigație va apărea **F4\_prestashop** numele plugin-ului. Dacă faci click pe acesta te vei putea autentifica cu o cheie API generată din aplicația facturează din **‘Contul meu’** , tab-ul **‘Cheie API’** click pe butonul verde **‘Generează o cheie’**. Acum poți copia cheia API generată și o poți folosi pentru autentificarea în **plugin-ul de Prestashop**. În cazul în care nu alegi ca facturile să fie generate automat, poți genera factura pentru fiecare comandă. Pentru a genera facturile, pentru fiecare comandă trebuie să mergi în **tab-ul orders** , să dai click pe comanda pentru care vrei să generezi factura și să apeși pe butonul **‘Generate invoice with factureaza.ro’**. După generare, facturile vor fi vizibile în **tabul F4\_prestashop (unde la început ne-am autentificat)** cu link-uri către aplicația facturează. **!!! IMPORTANT !!!** Pentru funcționarea corespunzătoare a modulului Prestashop, este important ca **versiunea minimă instalată de prestashop să fie 1.7** **Spor şi la multe comenzi facturate şi achitate!** ### Calcul penalizări la facturile emise de abonamente? Source: https://factureaza.ro/ajutor/calcul-penalizari-la-facturile-emise-de-abonamente Doar facturile emise de abonamente cu calculul penalizărilor vor conţine în mod automat penalizările. La emiterea unei facturi dintr-un abonament cu calculul penalizărilor, următoarele facturi vor genera penalizări: **– toate facturile deschise** **– toate facturile închise pentru care s-a înregistrat o plată sau o chitanţă în intervalul pentru care se emite factura** **Celelalte facturi închise \*nu\* vor genera penalizări.** **Motivarea pentru 2. este dată de următorul exemplu:** \* presupunem existenţa abonamentului A \* abonamentul A a generat factura F1 în data de 1 ianuarie, scadentă în 15 ianuarie \* factura F1 a fost plătită integral şi închisă în 25 ianuarie \* abonamentul A va genera factura F2 în data de 1 februarie şi va include penalizări pentru factura F1 şi anume cele 10 zile de întârziere pentru intervalul 15-25 ianuarie ### Setări avansate la trimiterea documentelor pe email Source: https://factureaza.ro/ajutor/setari-avansate-la-trimiterea-documentelor-pe-email Aplicația noastră îți permite acum să oferi un plus de **personalizare afacerii tale** cu ajutorul funcției de setări avansate la trimiterea documentelor pe e-mail (A) și folosirea server-ului propriu de e-mail pentru trimiterea facturilor (B). **A. Personalizarea câmpurilor From și subject** **Pasul 1** este să accesezi secțiunea **‘Configurări’;** apoi **‘White label’** în meniul din stânga. De aici poți stabili numele expeditorului și prefixul subject-ului când trimiți un document pe e-mail. De exemplu, dacă setezi NUME\_FIRMA, acesta va fi înlocuit cu numele firmei tale. **B. Folosirea server-ului propriu de e-mail pentru trimiterea facturilor** **!!!Atenție!!!** **Nu efectuați nici o setare înainte de consultarea textului din imaginea de mai jos. Îl găsiți înainte de lista cu setările.** Pentru a folosi serverul propriu de email pentru trimiterea facturilor, trebuie mai întâi să bifezi căsuța marcată cu săgeată și să completezi câmpurile de mai jos, referitoare la adresa ta de email și serverul SMTP. **Câmpurile marcate cu \* sunt obligatorii** **După completare** , salvezi, iar imediat după asta îți va apărea următorul text pentru simplificarea testării adresei și server-ului SMTP: Succes și spor la facturat! ### Generare raport vânzări Source: https://factureaza.ro/ajutor/generare-raport-vanzari Raportul vânzări produse cuprinde următoarele date / indicatori pentru fiecare produs: Unităţi vândute, Total factură per produs, Total încasat per produs pentru perioada de raportare selectată. Utilitatea raportului este individuala fiecarui utilizator. Raportul se generează urmând pașii din imagini: **Pasul 1** **Pasul 2** În aceeași secțiune găsești și alte rapoarte speciale, precum Date statistice și indicatori metrici, Distribuția clienților în funcție de domeniile de activitate, Distribuția clienților în funcție de afaceri, Distribuția clienților în funcție de numărul de angajați și Rapoarte evoluție total facturat și încasări. ### Instrucțiuni instalare modul Salesforce Source: https://factureaza.ro/ajutor/modulul-salesforce Folosind plugin-ul nostru pentru Salesforce poţi exporta datele clienţilor sau date din facturi către contul tău de Salesforce. Pentru a realiza conexiunea dintre cele două aplicaţii, trebuie să creezi un "connected app" în Salesforce cu "Enable OAuth Settings". Un tutorial pentru crearea "connected apps" : https://soft-builder.com/how-to-create-a-connected-app-salesforce/ Callback URL trebuie setat https://factureaza.ro/partner_service/salesforce/session_callback/340138071 , unde "340138071" este id-ul contului tău de factureaza.ro. Acest URL poate fi găsit pe pagina https://factureaza.ro/partner_service/salesforce în partea de sus. După aceea, poți prelua API key-ul și Private key-ul din Salesforce pentru a le introduce în contul factureaza.ro. Pentru a introduce datele și pentru a configura modulul de Salesforce accesezi tab-ul “Servicii integrate”. Aici dai click pe “Salesforce Managementul relațiilor cu clienții”. Pe noua pagină setezi API key-ul și Private key-ul generate anterior pe Salesforce. Numele obiectului este numele unui obiect existent deja pe Salesforce. Pentru crearea obiectelor custom poți urma pașii din tutorialul: https://www.tutorialspoint.com/salesforce/salesforce_custom_objects.htm Este nevoie doar de un obiect custom; field-urile se vor genera automat prin API. Pe facturile existente va apărea un buton nou “Exportă în Salesforce”. La fel o să apară un buton pentru fiecare client. Pentru a putea vedea obiectele exportate aveți nevoie să adăugați un [Custom Tab]( https://help.salesforce.com/articleView?id=sf.creating_custom_object_tabs.htm&type=5), precum în următoarea imagine: Spor şi la multe comenzi facturate şi achitate! ### Cum activezi și configurezi integrarea cu Socrate ERP Source: https://factureaza.ro/ajutor/integrare-socrate-erp **[SocrateERP](https://www.bitsoftware.eu/software-erp-romania-2/)** este o soluție ERP în cloud, care oferă funcționalități complete de gestiune economică și raportare pentru companii din diverse domenii de activitate. Toate procesele esențiale ale unei organizații – de la finanțe și contabilitate, până la resurse umane, producție, lanț de aprovizionare și vânzări – sunt integrate într-o singură platformă unificată. Sistemul este conceput pentru a se adapta cerințelor specifice fiecărei companii și permite integrarea facilă cu alte aplicații software, echipamente și dispozitive utilizate în activitatea curentă. SocrateERP este disponibil pe bază de abonament, ca serviciu cloud (SaaS), oferind flexibilitate și acces permanent la datele companiei. #### SocrateERP și factureaza.ro Dacă utilizezi ambele aplicații, poți configura sincronizarea automată a datelor din factureaza.ro către SocrateERP. Astfel, vei avea în ERP, în timp real, următoarele informații: - Facturi emise - Facturi primite de la furnizori (inclusiv bonuri fiscale) - Clienți - Furnizori - Produse - Plăți și încasări (transferuri bancare, numerar sau plăți online cu cardul) - Extrase de cont (dacă folosești integrările SmartFintech, MobilPay sau Stripe) #### Cum activezi integrarea cu SocrateERP Înainte de toate, este important să stabilești dacă SocrateERP este soluția potrivită pentru afacerea ta. La început, platforma are o curbă de învățare relativ complexă, ceea ce înseamnă că necesită timp pentru configurare și utilizare eficientă. Pe de altă parte, pentru organizațiile cu nevoi specifice, aflate în creștere sau în proces de scalare, un ERP rapid, flexibil și complet poate deveni un instrument esențial pentru planificare, implementare și monitorizarea activităților. Dacă vrei să afli mai multe despre cum funcționează SocrateERP și dacă se potrivește business-ului tău, poți [programa un demo cu echipa lor](https://www.bitsoftware.eu/software-erp-romania-2/). Dacă ai deja cont pe Socrate, ia legătura cu un reprezentant SocrateERP p**entru a obține cheia API necesară conectării**. După care: - Autentifică-te în contul tău pe factureaza.ro. - Din colțul din dreapta sus, apasă pe numele tău și accesează secțiunea **Integrări**. - Selectează integrarea **SocrateERP** din listă. - Introdu **cheia API** în câmpul dedicat. - Apasă butonul **Salvează** pentru a finaliza configurarea. #### Cum configurezi integrarea cu SocrateERP După activarea integrării, în aceeași pagină vei găsi o serie de setări esențiale pentru funcționarea corectă a sincronizării. Configurarea este împărțită în **patru secțiuni principale**: general, parteneri, documente, automatizări. Parcurge fiecare secțiune și selectează opțiunile potrivite pentru modul în care îți desfășori activitatea. Alege cu atenție setările dorite, astfel încât datele să fie sincronizate corect între cele două aplicații și să reflecte procesele din compania ta. Pentru explicații suplimentare despre fiecare setare, poziționează cursorul peste iconița **Info**. La final, nu uita să **salvezi setările**. Iată câteva dintre cele mai utile opțiuni disponibile în configurarea integrării: - După sincronizare, documentele și extrasele de cont pot fi finalizate automat după un anumit număr de zile sau pot rămâne în starea **Draft**, pentru validare manuală în Socrate Cloud (spre exemplu, de către departamentul contabil). - Facturile emise pot fi sincronizate independent sau pe baza unei comenzi asociate. - Produsele noi pot fi create automat sau se alege unul dintre articolele din sistem. Un algoritm care stabilește asemănarea pe baza unor criterii de eligibilitate. Dacă aceste criterii nu sunt împlinite, trimitem o notificare de eroare și produsul noi poate fi creat manual. - Poți selecta categoriile de produse eligibile pentru documentele de la furnizori. **[SocrateERP](https://www.bitsoftware.eu/software-erp-romania-2/)** este o soluție potrivită pentru afacerile complexe, care au nevoie de un ERP flexibil, adaptat proceselor interne și capabil să se integreze cu alte sisteme software. Platforma permite o utilizare interconectată la nivelul întregii organizații – de la marketing și vânzări, până la finanțe, contabilitate, resurse umane, achiziții și management. Prin integrarea cu factureaza.ro, disponibilă pentru conturile Business și Premium, toate documentele și informațiile din contul tău sunt sincronizate automat cu SocrateERP, printr-o conexiune API rapidă și completă. ### Cum mă conectez la Claude.ai Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-ma-conectez-la-claude Prin conectorul MCP, Claude.ai lucrează direct cu datele din contul tău factureaza.ro: facturi, clienți, produse, plăți și rapoarte. Îi pui o întrebare în limbaj natural, iar el citește (și, dacă îi ceri, scrie) direct în cont — fără export, fără copy-paste. **Ai nevoie de:** * un abonament Claude.ai care permite adăugarea de conectori; * un abonament factureaza.ro care include integrarea. #### Pasul 1: copiază URL-ul MCP din factureaza.ro Intră în **Integrări → Claude.ai** și apasă iconița **Copiază**, lângă **URL MCP**. Nu ai nevoie de Client ID sau Client Secret: Claude se înregistrează singur. #### Pasul 2: deschide lista de conectori din Claude.ai În Claude.ai intră în **Settings → Customize → Connectors** și apasă **Add**, în dreapta sus. #### Pasul 3: completează numele și adresa serverului Scrie un nume (de exemplu *factureaza.ro*), trece la **MCP server URL** adresa copiată la pasul 1 și apasă **Continue**. #### Pasul 4: lasă Claude să detecteze singur autentificarea La al doilea pas nu ai nimic de completat: **Sign in now** și **Register automatically** apar deja bifate, cu eticheta *Detected*. Apasă **Add**. #### Pasul 5: autorizează accesul Apasă **Connect**. Se deschide o pagină factureaza.ro care îți arată cu ce cont ești conectat și ce anume urmează să acceseze Claude. Apasă **Autorizează**. #### Gata Conectorul apare ca fiind conectat, iar Claude îți arată uneltele pe care le poate folosi. Poți opri oricând accesul, fie din Claude (**Disconnect**), fie din factureaza.ro (**Dezactivează integrarea**). ### Cum mă conectez la ChatGPT Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-ma-conectez-la-chatgpt Prin conectorul MCP, ChatGPT poate răspunde la întrebări despre facturile, clienții și încasările tale, folosind datele din contul factureaza.ro. Funcționează și în Deep research, care primește două unelte suplimentare, doar de citire. **Ai nevoie de:** * un abonament ChatGPT care permite conectori personalizați (pe planul gratuit secțiunea nu există); * un abonament factureaza.ro care include integrarea. #### Pasul 1: copiază URL-ul MCP din factureaza.ro Intră în **Integrări → ChatGPT** și apasă **Copiază**, lângă **URL MCP**. Nu ai nevoie de Client ID sau Client Secret: ChatGPT își creează singur credențialele. #### Pasul 2: deschide Plugins în ChatGPT În meniul lateral din ChatGPT intră la **Plugins** și apasă **+**, în dreapta sus. (În versiunile mai vechi, aceeași secțiune se numea *Apps & Connectors* sau *Connectors*.) #### Pasul 3: completează fereastra New Plugin * **Name**: un nume la alegere, de exemplu *factureaza.ro*; * **Connection → Server URL**: adresa copiată la pasul 1; * **Authentication**: lasă **OAuth**; * bifează **I understand and want to continue** și apasă **Create**. #### Pasul 4: autorizează accesul ChatGPT te trimite pe o pagină factureaza.ro care îți arată cu ce cont ești conectat și ce anume urmează să acceseze. Apasă **Autorizează**. #### Gata Pluginul apare în lista celor instalate și îl poți folosi în conversații. Poți opri oricând accesul din factureaza.ro, cu **Dezactivează integrarea**. ### Cum mă conectez la Le Chat (Mistral) Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-ma-conectez-la-le-chat Prin conectorul MCP, Le Chat (Mistral) lucrează direct cu datele din contul tău factureaza.ro: facturi, clienți, produse și încasări. **Ai nevoie de:** * un cont Le Chat care permite adăugarea de conectori; * un abonament factureaza.ro care include integrarea. #### Pasul 1: copiază URL-ul MCP din factureaza.ro Intră în **Integrări → Le Chat (Mistral)** și apasă **Copiază**, lângă **URL MCP**. Nu ai nevoie de Client ID sau Client Secret: Le Chat își creează singur credențialele. #### Pasul 2: deschide conectorii din Le Chat În meniul lateral intră la **Context → Connectors**, apasă **Add connector**, iar în pagina care se deschide apasă **Add a custom connector**, în dreapta sus. #### Pasul 3: completează numele și adresa serverului Scrie un nume (de exemplu *factureaza.ro*) și lipește la **Server** adresa copiată la pasul 1. Autentificarea este detectată singură — nu schimba nimic la **Authentication**. Apasă **Add connector**. #### Pasul 4: autorizează accesul Se deschide o pagină factureaza.ro care îți arată cu ce cont ești conectat și ce anume urmează să acceseze Le Chat. Apasă **Autorizează**. #### Gata Conectorul apare în listă la **Connected**. Într-o conversație nouă, alege conectorul din meniul **+** (sau scrie **/**) ca Le Chat să îl poată folosi — altfel răspunde fără datele din cont. **Bine de știut:** Le Chat citește lista de unelte o singură dată, la conectare. Când adăugăm unelte noi, șterge conectorul și adaugă-l din nou ca să le vadă. ### Cum conectez un asistent AI (MCP) Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-conectez-un-asistent-ai Serverul nostru MCP este același pentru toți asistenții. Dacă folosești un client care nu are încă un tab al lui în Integrări — un agent propriu, un IDE sau un asistent pe care încă nu îl listăm — îl conectezi de aici. Ai două variante. Cheia API merge în orice client MCP și nu cere OAuth; fluxul OAuth 2.1 e pentru clienții care îl preferă. #### Pasul 1: copiază URL-ul MCP Intră în **Integrări → MCP generic** și apasă **Copiază**, lângă **URL MCP**. Adresa este aceeași indiferent de varianta pe care o alegi. #### Varianta simplă: cheia API Orice client MCP poate trimite cheia ta API ca *bearer token* — fără OAuth și fără credențialele de mai jos. Găsești cheia în **Contul meu → API**, iar în **Detalii tehnice** ai și un exemplu gata de rulat. #### Varianta OAuth 2.1 Dacă preferi OAuth, completează în **Integrări → MCP generic** adresa de callback a clientului tău — trebuie să fie `https`, sau `http://localhost` pentru un agent care rulează pe calculatorul tău — și apasă butonul de generare. Primești un **Client ID** și un **Client Secret**; secretul se afișează o singură dată. Clientul tău poate descoperi singur restul, de la URL-ul de descoperire (RFC 9728) din aceeași secțiune: endpointul de autorizare și cel de token. Susținem `authorization_code` cu PKCE (S256) și `client_secret_post`. #### Pasul final: autorizează accesul La prima conectare, clientul te trimite pe o pagină factureaza.ro care îți arată cu ce cont ești conectat și ce anume urmează să acceseze. Apasă **Autorizează**. **Bine de știut:** tokenul de acces expiră după 24 de ore, iar clientul reia fluxul singur. Poți opri oricând accesul din **Integrări → MCP generic**, cu **Dezactivează integrarea**. ### Cum utilizez API-ul? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-utilizez-api-ul Folosind API-ul, poți integra aplicația ta, sistemul tău informatic, magazinul tău online cu managementul facturilor oferit de factureaza.ro. Informații despre API găsiți aici : [https://factureaza.ro/documentatie/api](https://factureaza.ro/documentatie/api) ## Diverse ### Cum import o listă de clienți? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-import-o-lista-de-clienti Pe factureaza.ro poți importa direct din calculatorul tău o listă cu clienții firmei (valabil și pentru [import listă produse sau servicii](https://factureaza.ro/ajutor/cum-import-o-lista-de-produse-sau-servicii)) Urmează câțiva pași simpli: **1. Click pe meniul ‘Clienți’** **2. Click pe butonul albastru ‘Importă’** **3. Încarcă fișierul într-unul din formatele acceptate: Excel (xls, xlsx), CSV, XML, JSON** **4. Click pe ‘Încarcă fișierul’ ca să imporți lista ta de clienți în contul firmei de pe factureaza.ro** ### Cum import o listă de produse sau servicii? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-import-o-lista-de-produse-sau-servicii Pe factureaza.ro poți importa direct din calculatorul tău o listă cu produsele sau serviciile firmei (valabil și pentru [import listă clienți](https://factureaza.ro/ajutor/cum-import-o-lista-de-clienti)) Urmează câțiva pași simpli: **1. Click pe meniul ‘Altele’, apoi 'Produse'** **2. Click pe butonul albastru ‘Importă** **3. Încarcă fișierul într-unul din formatele acceptate: Excel (xls, xlsx), Open Office Calc (ods) sau .csv, JSON, XML.** **4. Click pe ‘Încarcă fișierul’ ca să imporți lista ta de produse sau servicii în contul firmei de pe factureaza.ro** ### Cum introduc un client nou? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-introduc-un-client-nou Ai trei opțiuni: fie din meniul ‘Clienți’, fie direct din pagina în care creezi un document nou (factură, proformă, chitanță sau aviz), dar cea mai simplă variantă este să dai click pe 'Adaugă', apoi selectezi 'Client'. **1. Introdu un client nou din meniul ‘Clienți’:** – click pe ‘Clienți’ din meniul orizontal principal; – click pe butonul ‘+Adaugă client’ – completează datele clientului și nu uita să salvezi . **\*Plus valoare:\*** după ce completezi CUI-ul, dă click pe următorul câmp și o parte din detaliile clientului se vor completa automat din baza de date de la Registrul Comerțului. **2. Introdu un client nou din pagina în care creezi un document nou (să luăm ca exemplu o factură):** – click pe ‘+Adaugă’ și apoi pe ‘Factură’ ; – click pe butonul ‘+adaugă client nou’ ; – completează datele clientului și nu uita să salvezi (la fel ca în imaginea de mai sus) . **3. Introdu un client nou din meniul 'Adaugă** Alternativ, află aici cum poți [importa o listă de clienți din calculatorul tău](https://factureaza.ro/ajutor/cum-import-o-lista-de-clienti). ### Cum introduc un produs / serviciu nou? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-introduc-un-produs-serviciu-nou Introducerea unui produs / serviciu nou în lista de produse din contul tău pe factureza.ro te ajută să faci facturi mai repede și să eviți mai ușor posibile greșeli. Sunt trei modalități de a adăuga un produs: **1.Din pagina de start a aplicației, urmând pașii:** – click pe ‘Altele’ din meniul orizontal principal; – click pe butonul ‘Produse’, apoi '+Adaugă un produs nou'; – completează datele despre produs sau serviciu și nu uita să salvezi. – de acum, ori de câte ori emiți o factură sau o proformă, poți selecta din listă produsul sau serviciul pe care îl vinzi; câmpurile preț și unitate de măsură se vor completa automat în factură. **2. Din pagina de editare a facturii, dând click pe butonul încercuit în imagine, ulterior completării câmpurilor din factură:** **3. Din pagina de start, accesezi butonul ‘+Adaugă’, apoi dai click pe ‘Produs’. Completează câmpurile, precum în imaginea prezentată la punctul 1. și salvează.** Alternativ, află aici cum poți [importa o listă de produse / servicii din calculatorul tău](https://factureaza.ro/ajutor/cum-import-o-lista-de-produse-sau-servicii). ### Cum export o listă de clienți? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-export-o-lista-de-clienti **1. Click pe meniul ‘Clienți’.** **2. Click pe butonul albastru ‘Exportă’ și alege formatul pe care îl preferi** **3. Aplicația va genera automat un fișier în formatul pe care l-ai ales la pasul 2), fișier care va conține lista tuturor clienților înregistrați în contul tău de pe factureaza.ro .** Pași similari sunt valabili și pentru [cum export o listă de produse](https://factureaza.ro/ajutor/cum-export-o-lista-de-produse). ### Cum export o listă de produse? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-export-o-lista-de-produse **1. Click pe meniul ‘Produse’ ;** **2. Click pe butonul albastrui ‘Exportă’ și alege formatul pe care îl preferi;** **3. Aplicația va genera automat un fișier în formatul pe care l-ai ales la pasul 2, fișier care va conține lista tuturor produselor înregistrate în contul tău de pe factureaza.ro .** Pași similari sunt valabili și pentru [cum export o listă de clienți](https://factureaza.ro/ajutor/cum-export-o-lista-de-clienti). ### Cum pot seta aplicația în limba engleză? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-pot-seta-aplicatia-in-limba-engleza Unul din cele mai mari plusuri ale aplicației noi, este posibilitatea folosirii aplicației în limba engleză, astfel, devine o aplicație pe înțelesul tuturor. **Cum poți face asta?** Dai click pe ‘Contul meu’, apoi ‘Setări interfață’. În această fereastră ai posibilitatea de a selecta limba engleză, cea implicită fiind limba română. Limba engleză rămâne setată și la o nouă logare. ### Cum schimb aspectul unei facturi? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-schimb-aspectul-unei-facturi Din contul tău pe factureaza.ro [poți să încarci un logo ](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-logo-ul-sigla-firmei-pe-facturi)care să apară în antetul facturii și de asemenea [poți alege dintre mai multe șabloane sau modele de facturi.](https://factureaza.ro/ajutor/cum-schimb-sablonul-facturii) Dar, mai mult decât atât, poți să schimbi design-ul facturii, precum și culorile și fonturile (valabil doar pentru [abonamentele plătite](https://factureaza.ro/ajutor/care-sunt-preturile-pentru-abonamentul-factureaza-ro)) Urmează pașii: **1. Click pe meniul ‘Configurări’** **2. Click pe submeniul ‘Culori & fonturi’** – selectează un profil (după ce alegi, vei vedea modificările pe factura demo de mai jos – adică o previzualizare în timp real); – Poți alege: culori (pentru titluri – inclusiv denumire firmă și client, link-uri, marginile tabelului, fundalul tabelului și textul din interior) și fonturi (tip și dimensiune); – ca să schimbi culorile, fă click în căsuța colorată care te interesează și se va deschide o fereastră de unde poți alege nuanța potrivită; – poți alege un font pentru textul din afara tabelului cu produse și servicii și alt font pentru textul din interiorul tabelului; – la fonturi există setări care îți permit să schimbi dimensiunea fonturilor în mai multe locuri pe factură; Vezi [aici](https://factureaza.ro/ajutor/setare-layout-documente) cum poti seta layout-ul documentelor tale. La final, nu uita să salvezi. Iar dacă nu îți place cum arată, te poți întoarce oricând la setările inițiale. ### Cum pot alege tema interfeţei? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-pot-alege-tema-interfetei Aplicația nouă, pe lângă alte noi facilități, oferă și posibilitatea schimbării interfeței, urmând pașii de mai jos. Dai click pe ‘Contul meu’, apoi ‘Setări interfață’: După ce dai click pe ‘Setări interfață’, apare opțiunea de schimbare a interfeței de utilizare. Aici ai patru tipuri de interfață disponibile: - **Compact (afișare compactă / mai înghesuită)** - **Tema standard a interfeței de utilizare** - **Minimal (care include minimul necesar)** - **Retro (interfață similară cu aplicația veche)** Tema va ramâne setată și la o nouă logare. După ce ai selectat opțiunea dorită, nu uita să salvezi informația dând click pe ‘Modificare utilizator’. ### Setare layout interfață de utilizare Source: https://factureaza.ro/ajutor/setare-layout-interfata-de-utilizare Îți oferim două opțiuni de layout, și anume: - **Standard** (cel implicit) - **Panou de control simplificat** (unde renunțăm la grafice, log-uri și statistici) Poți face setarea din ‘Contul meu’ Apoi ‘Setări interfață’, iar din ‘Layout-ul interfeței de utilizare’ setezi opțiunea dorită. Salvezi dând click pe ‘Modificare utilizator’ **Panoul de control simplificat** va arăta precum în imaginea de mai jos: ### Lipsă caractere în facturi pe Mac! Source: https://factureaza.ro/ajutor/lipsa-caractere-in-facturi-pe-mac În anumite situații rare, documentele (facturi, chitanțe, proforme, avize) nu se văd corect pe unele versiuni ale sistemului de operare Mac OS – mai specific, lipsesc caractere (litere). Acest lucru se întâmplă exclusiv când un document este deschis cu programul Preview de pe Mac – problema nu apare la niciun alt reader și pe niciun alt sistem de operare. În aceste cazuri, vă rugăm să descărcați un reader PDF gratuit de pe Internet (un reader este un program pentru vizualizarea documentelor în format PDF). Pentru MacOS exista următoarele alternative: [Adobe Reader](https://get.adobe.com/reader/) [Skim](https://skim-app.sourceforge.io/) sau [PDF View](http://pdfview.sourceforge.net/). Folosind reader-ul alternativ veți putea vizualiza fără niciun fel de probleme orice document emis prin factureaza.ro. ### Cum export fișa clientului? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-export-fisa-clientului Fișa client te ajută să vezi în ordine cronologică toate operațiile economice după documentele de evidență: facturi, chitanțe, etc. Funcția implementată de noi presupune exportul acesteia ca fișier pdf. Poți face asta dând click pe 'Clienți' Apoi, cauți clientul și dai click pe 'Exportă', unde selectezi 'Fișa clientului în pdf' Tot aici poți observa butonul 'Emite', care îți permite să adaugi documentele clientului respectiv direct de aici. Facturezi ușor, facturezi cu spor! ### Cum folosești opțiunile de căutare? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cautare-rapida Cu opțiunile de căutare e foarte ușor să găsești orice document emis pe contul tău, dar și alte detalii despre proiectele, clienții și produsele tale. #### Pe factureaza.ro ai două opțiuni de căutare **Căutare rapidă.** Ai la dispoziție un câmp de căutare generală prin care găsești orice document emis pe contul tău. Se generează o listă de rezultate în funcție de un singur criteriu de căutare. Nu poți exporta lista generată, poți doar intra pe fiecare document în parte. **Căutare specifică.** Un câmp de căutare specific, doar pentru Abonamente, Clienți și Produse. ##### Căutarea rapidă Opțiunea de **Căutarea rapidă** este general valabilă și cu ea poți obține rezultate din orice categorie de documente: facturi, proforme, chitanțe și avize. În orice pagină te-ai afla, **Căutarea rapidă** se află mereu în partea dreaptă sus. **Pas 1.** Completează un criteriu de căutare. Noi am ales un număr de factură, și anume HOS-8. **Pas 2.** Apasă tasta **Enter**. Se va deschide o fereastră nouă care va conține lista de rezultate în funcție de criteriul introdus de tine. Atenție, nu poți exporta această listă. Poți doar să dai click și să intri pe fiecare document în parte. ##### Căutarea specifică Pentru categoriile Abonamente, Clienți și Produse nu există filtre de căutare. Din acest motiv ai la dispoziție o **Căutare specifică.** În categoria **Abonamente** poți căuta după numele și tipul de abonament. În categoria **Produse** poți căuta după numele de produs. În categoria **Clienți** poți căuta după numele de client. ## Datele firmei mele ### Cum adaug conturi bancare? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-conturi-bancare Poți adăuga oricâte conturi bancare pe factură. Pentru aceasta urmează pașii din următoarele imagini: Toate conturile pe care le introduci pot apărea pe facturi selectând **‘afișat implicit în facturi’** sau bifând conturile dorite în momentul editării facturii. Conturile pentru care bifezi **‘afișat implicit în facturi’** vor apărea în mod implicit în antetul facturilor (şi al celorlalte documente) – fără a trebui să fie selectate explicit în momentul creării documentului. **\*Atenție!\*** Pe facturile emise deja, aceste modificări nu se vor prelua automat. Dacă vrei să apară și conturile nou adăugate pe facturile emise deja trebuie să intri din nou pe documentele respective și să selectezi conturile din colțul din dreapta-jos, precum în imaginea de mai jos: ### Cum activez opțiunea 'Plată TVA la încasare'? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-activez-optiunea-plata-tva-la-incasare Începând cu 1 ianuarie 2013 a intrat în vigoare noul sistem de TVA care pentru anumite firme presupune plata taxei la încasarea facturii și nu la emiterea ei. [Verifică aici dacă pentru firma ta se aplică plata TVA-ului la încasare](https://www.anaf.ro/IncasareTva/). Dacă intri în categoria de mai sus, ești obligat prin codul fiscal ca, de la 1 ianuarie 2013, pe toate facturile pe care le emiți, să apară mențiunea ‘TVA la încasare’. Ca să activezi această opțiune, urmează pașii: **1. Din contul tău pe factureaza.ro, dă click pe meniul ‘Firma Mea’.** **2. Bifează căsuța ‘Plată TVA la încasare’ din submeniul ‘Date fiscale’.** De acum, mențiunea ‘TVA la încasare’ va apărea pe toate facturile emise de tine, poziționată sub data scadenței. Dacă dintr-un anumit motiv vrei să emiți o factură pe care să nu apară mențiunea ‘TVA la încasare’, atunci în factura respectivă: – click pe ‘Regim special TVA | TVA la încasare’ ; – după care debifezi căsuța ‘TVA la încasare’ . Dacă ai nelămuriri referitoare la plata TVA-ului la încasare, întreabă contabilul. Mai poți citi informații pe această temă [aici](https://www.avocatnet.ro/articol_32658/Contribuabilii-pot-afla-in-trei-moduri-ce-firme-aplica-sistemul-TVA-la-incasare.html). ### Actualizarea datelor firmei mele în contract Source: https://factureaza.ro/ajutor/actualizarea-datelor-firmei-mele-in-contract Ți-ai schimbat datele firmei? Nu uita să le actualizezi și pe factureaza.ro! [Vezi aici pașii](https://factureaza.ro/ajutor/cum-schimb-datele-firmei). **Dacă ai un abonament plătit, te rugăm să actualizezi și contractul de adeziune**. Doar așa îți vom putea emite corect facturile, pe noile date fiscale ale firmei tale. ##### Urmează acești pași simpli: **Pas 1**. Click pe numele tău (dreapta sus) → **Datele firmei**. **Pas 2**. Accesează **Abonamentul factureaza.ro**. **Pas 3**. Apasă **Actualizare contract de adeziune**. **Pas 4**. Alege același tip de abonament și perioadă de plată. **Pas 5**. Acceptă termenii și gata! Simplu și rapid! Îți mulțumim! ### Cum adaug puncte de lucru? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-puncte-de-lucru **1. Click pe ‘Firma mea’ din partea dreaptă sus.** **2. Click pe ‘Puncte de lucru’** **3. În pagina nou deschisă, click pe butonul ‘+Adaugă un punct de lucru’.** **4. În pagina nou deschisă, completeză datele referitoare la punctul de lucru și nu uita să salvezi informația.** Poți să adaugi mai multe puncte de lucru. **5. Dacă dorești ca punctul de lucru să apară pe factură** **(fie că ai unul singur, fie că trebuie să alegi dintre mai multe), atunci când faci factura nu uita să selectezi explicit punctul de lucru:** **Atenție** însă: pe facturile deja generate, datele nu vor fi actualizate. Pentru a le actualiza, urmează [pașii de aici](https://factureaza.ro/ajutor/cum-pot-schimba-datele-de-pe-o-factura-salvata). ### Cum schimb datele firmei? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-schimb-datele-firmei Poți schimba oricând datele firmei tale. Fă click pe numele firmei tale din colțul stânga sus, sau selectează ‘Firma mea’ din meniul dreapta sus. De aici poți schimba toate datele firmei tale care apar pe facturi. **\*Atenție\*** însă: pe facturile deja generate, datele nu vor fi actualizate. Pentru a le actualiza, urmează [pașii de aici](https://factureaza.ro/ajutor/cum-pot-schimba-datele-de-pe-o-factura-salvata). ### Cum actualizezi automat cotele de TVA Source: https://factureaza.ro/ajutor/creste-tva-1-august-2025 De la 1 august 2025, intră în vigoare noile cote de TVA: - Cota **standard crește** de la 19% la **21%**. - Cotele **reduse** de 5% și 9% **se elimină**. Se introduce o **singură cotă redusă de 11%**. Pe factureaza.ro, cotele de TVA se actualizează automat conform noii legislații. **Totuși, este necesar acordul tău pentru aplicarea modificărilor**. #### Ce trebuie să faci Întră în contul tău pe factureaza.ro. Observă notificarea pe galben aflată imediat deasupra meniului orizontal. Apasă pe **Click aici pentru confirmare**. Se va deschide o casetă. Aici apar toate cotele de TVA pe care le folosești în contul tău. Bifele de actualizare automată sunt pre-selectate. Trebuie doar să apeși butonul **Actualizează cotele TVA**. Și apoi să dai o ultimă confirmare. După confirmare, facturile emise începând cu 1 august vor avea automat cota de 21%. Dacă ai produse, abonamente sau proiecte salvate în cont, cota de TVA se va actualiza automat și acolo: 19% devine 21% (sau dacă e cazul, 5% și 9% devin 11%) #### Important Dacă **după 01.08** adaugi **o factură cu data emiterii anterioară de 1 august**, se va aplica cota nouă. **Va trebui să modifici manual procentul în câmpul TVA** din pagina de creare a facturii. **Dacă din greșeală adaugi o factură cu data emiterii după 1 august, dar nu ai confirmat trecerea automată la noile cote** și nici nu ai schimbat manual cota din meniul **Configurări**, simpla apăsare pe **Click aici pentru confirmare** de pe banda galbenă nu va corecta automat factura emisă deja. **Va trebui să modifici manual procentul în câmpul TVA** din pagina de editare a facturii. Citește aici [cum modifici o factură](https://factureaza.ro/ajutor/cum-modific-factura). ## Facturi recurente abonamente ### Cum definesc un model de factură pentru un abonament? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-definesc-un-model-de-factura-pentru-un-abonament După ce [ai adăugat un abonament nou](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-un-abonament) ca să poți [emite facturi recurente](https://factureaza.ro/ajutor/emiterea-automata-de-facturi-la-rularea-abonamentelor), trebuie mai întâi să definești un model de factură pentru abonamentul respectiv. Să luăm un exemplu pentru un abonament de servicii hosting (găzduire site-uri): – La ‘Denumirea produselor’ am scris numele abonamentului și variabila DOMENIU\_GAZDUIT (ambele definite la pasul anterior, când [am creat abonamentul](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-un-abonament). – La unitatea de măsură am trecut ‘lună’. – La cantitate am trecut 3 luni (adică același număr de luni pe care l-am specificat atunci când [am creat abonamentul](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-un-abonament).) – Fiind vorba de un abonament cu preț standard, la ‘preț unitar’ am pus 30 de lei. (Dacă alegi un abonament cu preț variabil, valoarea prețului primei linii din modelul de factură va fi ignorată și va fi suprascrisă cu valoarea variabilei PRET\_1) – Mai poți adăuga reduceri, datele privind expediția etc., ca pentru orice altă factură (află aici mai multe despre [cum adaugi o factură](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-o-factura)). – La ‘Mențiuni’ am folosit variabila CONTRACT, astfel încât pentru fiecare abonat se va trece numărul de contract corespunzător pe factură. – Salvează modelul de factură. Acum poți trece la pasul următor și anume [cum adaugi abonați](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-un-abonat-2). ### Cum adaug un abonament? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-un-abonament Dacă oferi servicii care presupun emiterea periodică de facturi, atunci cel mai simplu este să folosești sistemul de abonamente care îți permite: – să definești abonamente (vezi cum mai jos) – [să adaugi abonați](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-un-abonat-2) – [să emiți / trimiți (pe email) automat facturi către toți abonații tăi](https://factureaza.ro/ajutor/emiterea-automata-de-facturi-la-rularea-abonamentelor) Ca să adaugi un abonament nou, urmează pașii: **1. Click pe ‘+Adaugă’ și selectează „Abonament’.** **2. Să luăm ca exemplu crearea unui abonament pentru servicii de hosting (găzduire site-uri web):** – am ales tipul de abonament standard, deoarece vreau ca prețul să fie același pentru fiecare abonat (Alege tipul de abonament cu prețul editabil, dacă vrei să poți configura prețul primei linii a facturii pentru fiecare abonat în parte) – am dat abonamentului un nume relevant, și anume ‘Servicii hosting 3 luni’ – am ales ca plata să se facă anticipat, odată la 3 luni (deci clientul va primi o factură odată la trei luni, și va plăti servicii de hosting anticipate pe următoarele 3 luni) – am ales ca facturile să se emită în ziua de 15 a fiecărei luni de facturare – am ales prefixul seriei de facturi din care acest abonament va emite facturi – am compus textul e-mail-ului care va fi trimis către client împreună cu factura – am definit adresa de e-mail unde doresc să primesc o copie a e-mailului care va fi trimis către client **Cum folosesc setările avansate** **1. Bifează ‘penalizări’, respectiv ‘soldul anterior’, dacă vrei ca facturile abonamentului să includă penalizări pentru neplată și soldul facturii anterioare** **2. Creează variabile care să apară pe factură** Variabilele sunt folositoare dacă vrei ca pe fiecare factură să apară o serie de informații specifice abonatului. Spre exemplu, vrei ca fiecare factură să conțină numărul contractului, data contractului (aceste variabile pot apărea pe factură la ‘Denumire’ sau la ‘Descriere’). Urmează pașii ca să creezi o variabilă: – la denumire trece demarcatorul (numele variabilei) care apoi va fi înlocuit cu informațiile pe care tu le definești atunci când [creezi un abonat nou](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-un-abonat-2) – la descriere, explică în câteva cuvinte ce înseamnă această variabilă. – dacă bifezi ‘obligatoriu’, nu vei putea adăuga un abonat nou fără să dai o valoare variabilei respective. – click pe ‘+Adaugă’, ca să creezi și alte variabile. \*Pentru informații suplimentare despre penalizări și soldul anterior, dă click pe butonul ‘i’ – Click pe ‘Creează abonament’ ca să definești [modelul de factură pentru abonamentul respectiv](https://factureaza.ro/ajutor/cum-definesc-un-model-de-factura-pentru-un-abonament). ### Cum adaug un abonat? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-un-abonat După ce [ai creat un abonament](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-un-abonament) ** ** și [ai definit un model de factură ](https://factureaza.ro/ajutor/cum-definesc-un-model-de-factura-pentru-un-abonament)poți trece la pasul următor, adică să adaugi clienți abonați pe abonamentul respectiv. Să continuăm exemplul început la [pasul 1](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-un-abonament) și continuat la [pasul 2](https://factureaza.ro/ajutor/cum-definesc-un-model-de-factura-pentru-un-abonament) și anume abonamentul de hosting: – Click pe ‘Altele’, apoi ‘Abonamente’, după care click pe numele abonamentului dorit, unde găsești butonul ‘+Abonat nou’ și dai click pe acesta; – În pagina nou deschisă, selectez mai întâi clientul care va deveni abonat; – Am completat data la care va începe abonamentul și data la care va lua sfârșit (dacă e un contract care nu are termen de finalizare, nu completăm căsuțele ‘Până la’); – Am lăsat ziua emiterii definită la [pasul 1 Cum adaug un abonament ](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-un-abonament)(poți schimba ziua emiterii dacă e nevoie pentru un anumit client); – Am specificat faptul că pentru acest client am facturat deja servicii de hosting până în ianuarie 2018, deci prima factură emisă pentru acest client va acoperi perioada februarie – aprilie 2018. (în mod normal nu e nevoie să completezi câmpul ‘Facturat până la’ , acesta se va actualiza automat la fiecare rulare a abonamentului); – La e-mail am trecut adresa la care clientul va primi facturile; – Deoarece la [pasul 1 Adaugă un abonament](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-un-abonament) am definit două variabile, CONTRACT și DOMENIU\_GAZDUIT, completez și câmpurile respective cu informațiile specifice (acestea vor apărea apoi pe factura emisă către client, în locul unde am trecut valorile pe [modelul de factură creat la pasul 2](https://factureaza.ro/ajutor/cum-definesc-un-model-de-factura-pentru-un-abonament) ; – După ce salvez, clientul va fi adăugat în lista de abonați. Acum pot rula abonamentul. [La rulare, abonamentul va emite facturi către toți abonații asociați acestuia](https://factureaza.ro/ajutor/emiterea-automata-de-facturi-la-rularea-abonamentelor). De acum, vei primi pe e-mail notificări ori de câte ori ai abonamente care trebuie rulate pentru a emite facturi abonaților. Factureaza.ro nu va emite automat facuturile, acest proces trebuie pornit de tine prin [rularea abonamentului](https://factureaza.ro/ajutor/emiterea-automata-de-facturi-la-rularea-abonamentelor). ### Emiterea automată de facturi la rularea abonamentelor Source: https://factureaza.ro/ajutor/emiterea-automata-de-facturi-la-rularea-abonamentelor După ce [ai definit unul sau mai multe tipuri de abonamente](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-un-abonament) și apoi [ai introdus clienți abonați pe abonamentele respective](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-un-abonat-2), poți rula abonamentele. La rularea unui abonament se vor emite automat facturi către clienții abonați. Urmează pașii: – Din lista de abonamente, click pe icoana ‘Rulează abonamentul’ ; – În pagina nou deschisă va apărea o listă de facturi către abonați, facturi care sunt programate să fie emise de abonament în momentul de față; – Click pe ‘Rulează abonament’ ; – Toate facturile selectate în pasul anterior vor fi emise și trimise pe e-mail abonaților. ### Abonamente care emit facturi automat Source: https://factureaza.ro/ajutor/abonamente-care-emit-facturi-automat Probabil ești familiarizat cu funcția de **rulare manuală** a abonamentelor create de tine, funcție care emite automat facturile către clienții incluși în acel abonament, dar printr-o confirmare prealabilă. Aplicația oferă acum posibilitatea **rulării automate** , adică emiterea facturilor **fără confirmare prealabilă.** **Pentru aceasta, după ce dai click pe ‘Adaugă’, apoi ‘Abonament’,** **Completezi toate setările de facturare:** - Perioada de facturare - Modul de facturare - Ziua în care dorești ca facturile să fie emise - Ora rulării (setezi ora la care dorești să fie emise facturile) - Prefixul seriei - Sufixul seriei (nu este obligatoriu) Pentru rularea automată a facturilor (fără să mai confirmi tu emiterea facturilor), bifează căsuța încercuită în imaginea de mai jos. După ce ai terminat de făcut toate setările, dă click pe butonul ‘Creează abonament’. ### Rularea mai multor abonamente deodată Source: https://factureaza.ro/ajutor/rularea-mai-multor-abonamente-deodata Factureaza.ro facilitează rularea abonamentelor cu ajutorul funcției de rulare a mai multor abonamente deodată. Pentru aceasta, urmează pașii: Apoi selectează abonamentele pe care dorești să le rulezi și dă click pe 'Rulează': Va apărea un mesaj de notificare cu privire la documentele ce urmează a fi create în urma rulării abonamentelor selectate și dai click pe 'Rulează abonamentele': În acest moment documentele au fost create și trimise către abonați. Poți vedea [aici](https://www.factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-un-abonament) cum se creează un abonament. Click [aici](https://www.factureaza.ro/ajutor/cum-definesc-un-model-de-factura-pentru-un-abonament) pentru a vedea cum definești un model de factură pentru un abonament. Click [aici ](https://www.factureaza.ro/ajutor/abonamente-care-emit-facturi-automat) pentru a afla cum setezi un abonament care emite automat facturi. Click [aici ](https://www.factureaza.ro/ajutor/emiterea-automata-de-facturi-la-rularea-abonamentelor) pentru a vedea cum procedezi pentru emiterea automată a facturilor la rularea abonamentelor. Spor la facturat! ## Notificari prin e mail ### Cum trimit o factură pe e-mail? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-trimit-o-factura-pe-email O factură poate fi trimisă foarte ușor clientului prin e-mail. Poți face acest lucru în mai multe feluri: 1. **din ‘Facturi’** 2. **din pagina de vizualizare a detaliilor unei facturi** 3. **descărcând factura în format PDF și trimițând-o folosind clientul tău preferat de e-mail (outlook, thunderbird, etc)** De asemenea, facturile scadente pot fi trimise automat pe e-mail. Mai multe detalii despre această funcție găsești aici: [cum-se-trimit-facturile-scadente-pe-email](https://factureaza.ro/ajutor/cum-se-trimit-facturile-scadente-prin-email). **1. Trimiterea facturii din ‘Facturi’** Din orice listă de facturi poți trimite rapid o factură pe e-mail. În ‘Facturi’, pe aceeași linie cu numărul facturii, la finalul acesteia, găsiți opțiunea de a trimite factura respectivă pe e-mail. Dacă factura e deja scadentă se va folosi mesajul de amintire a scadenței. Sau poți selecta factura dorită, după care dai click pe butonul ‘Trimite’, care va apărea deasupra listei de facturi ulterior selecției: **2. Trimiterea facturii din pagina de detalii** În meniul din stânga accesezi funcțiile de trimitere pe e-mail. În funcție de starea facturii, ai la dispoziție: - **un mesaj de reamintire a scadenței — dacă factura a depășit data scadenței** - **un mesaj de confirmare a încasării — dacă factura a fost achitată** - **mesaj simplu de trimitere a facturii** În toate cazurile, factura va fi atașată la e-mail în format PDF. **3. Descărcarea (salvarea) facturilor** Dacă vrei să folosești clientul tău de e-mail (de ex. Microsoft Outlook, Apple Mail etc) pentru trimiterea unei facturi, o poți descărca în format PDF pe calculatorul tău din pagina de detalii a unei facturi. **\*Trimiterea unui set de facturi pe e-mail\*** Pentru a trimite mai multe facturi deodată, poți selecta toate facturile bifând ‘Data facturii’ sau pe rând, după care le poți descărca folosind apoi clientul tău de e-mail sau le poți trimite direct din aplicație, după cum arată imaginea de mai jos: Folosește filtrul de facturi pentru a selecta facturile dorite (de ex. pe o anumită perioadă sau pentru un anumit client), după care generezi raportul și le poți descărca în formatele din imagine. Poți configura mesajele care se folosesc la trimiterea pe e-mail a facturii. Află mai multe [aici](https://factureaza.ro/ajutor/cum-definesc-mesajele-la-trimiterea-pe-email). ### Cum se trimit facturile scadente prin e-mail? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-se-trimit-facturile-scadente-prin-email Poți trimite manual un mesaj de amintire a scadenței unei facturi pe e-mail sau poți configura sistemul să trimită automat facturile scadente pe e-mail către clienți. Detalii pentru trimiterea manuală a mesajului găsești aici: [cum trimit o factură pe e-mail](https://factureaza.ro/ajutor/cum-trimit-o-factura-pe-email). **Trimiterea automată a facturilor scadente** Din secțiunea ‘Configurări’ poți configura trimiterea automată a facturilor scadente pe e-mail. Apoi Poți seta cu câte zile înainte / după data scadenței să se înceapă trimiterea și dacă / cât de des să se retrimită până la încasarea plății. Economisești astfel foarte mult timp pentru că nu mai trebuie să trimiți notificările manual, iar clienții tăi vor plăti mai repede pentru că le va fi imposibil sa treacă cu vederea facturile trimise de tine. Poți configura mesajul care se va trimite automat. Află [mai multe aici](https://factureaza.ro/ajutor/cum-definesc-mesajele-la-trimiterea-pe-email). ### Cum definesc mesajele la trimiterea pe e-mail? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-definesc-mesajele-la-trimiterea-pe-email Poți defini setări și mesaje implicite pentru mesajele la trimiterea documentelor pe e-mail: **– dacă factura e scadentă** **– confirmarea plății** **– trimiterea simplă a facturii** Poți accesa funcția din meniul principal ‘Configurări’, apoi din submeniu ‘Configurări notificări’: si Fiecare mesaj poate fi configurat în mai multe limbi și se va alege limba în funcție de țara de proveniență a clientului. În textul mesajului vor fi făcute anumite înlocuiri astfel încât poți personaliza mesajul cu datele tale și în funcție de factură, client. ### Rapoartele activitate cont şi raportul total facturat Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-activez-rapoartele-activitate-cont-si-raportul-total-facturat Aplicația factureaza.ro oferă posibilitatea activării raportului activității contului și raportul lunar al totalului facturat. Pentru activare, urmează pașii: **Click pe ‘Configurări’;** Apoi **‘Rapoarte periodice’;** De aici poți activa **raportul periodic** care conține **informații detaliate despre acțiunile relevante întreprinse de utilizatorii contului,** prin bifarea căsuței indicate în imagine. Setezi e-mail-ul și **frecvența raportului.** Urmezi apoi același procedeu cu **Raportul lunar ‘Total facturat** ‘, doar că, în acest caz, setăm **perioada de raportare și ziua generării raportului.** **Exemplul 1:** dacă perioada de raportare e 1 lună și ziua e 10, atunci în 10 februarie primești raportul pentru 01-31 ianuarie. **Exemplul 2:** dacă perioada e de 3 luni și ziua 15, atunci în 15 aprilie primești raportul pentru perioada 01 ianuarie – 31 martie. **Nu uita să salvezi!** ### Notificare abonat înainte de data emiterii facturilor Source: https://factureaza.ro/ajutor/notificare-abonat-inainte-de-data-emiterii-facturilor Pentru ca abonații tăi să nu mai fie luați prin surprindere în momentul în care emiți facturile către ei, am implementat o funcție prin care îi poți notifica înainte de data emiterii facturilor. În formularul de [creare sau editare abonament](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-un-abonament), click pe secțiunea **'Setări avansate',** apoi bifează căsuța **'Trimite notificări înainte de emiterea facturilor'** pentru activare. După bifare, completează câmpurile care se deschid, pentru a stabili detaliile notificărilor: **Nu uita să salvezi!** Click [aici](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-un-abonament) pentru a afla mai multe detalii despre crearea unui abonament nou. Click [aici](https://factureaza.ro/ajutor/emiterea-automata-de-facturi-la-rularea-abonamentelor) pentru mai multe detalii despre emiterea automata de facturi la rularea abonamentelor. ### Notificări cu schimbări în datele clienţilor Source: https://factureaza.ro/ajutor/activarea-mesajelor-cu-notificari-despre-schimbari-ale-datelor-clientilor-tai Se poate întâmpla ca datele clienților tăi (persoane juridice) sa se schimbe, iar pentru tine este foarte important să fii notificat despre acest lucru, pentru ca facturile către aceștia și contractele încheiate cu aceștia să fie corecte. În noua aplicație factureaza.ro ai această posibilitate, urmând pașii: Apoi După ce dai click pe ‘Configurări notificări’, în josul paginii care se deschide, bifează căsuța indicată în imagine pentru activarea trimiterii automate de notificări despre schimbări ale datelor clienților tăi. Nu uita să salvezi! Vei primi pe e-mail un mesaj precum în imaginea de mai jos. Sunt afișate atât datele vechi, cât și cele noi. Pentru o actualizare rapidă dă click pe textul evidențiat cu albastru deschis ‘Click aici’. **\*Atenție: verifică atent toate modificările înainte de salvare! ** După ce dai click pe ‘Click aici’, se va deschide în contul tău o fereastră cu datele neactualizate ale clientului tău. Pentru a nu edita datele manual, dă click pe ‘Preia datele pentru CIF (aici va apărea CIF-ul respectiv)’. După preluarea și verificarea datelor, dă click pe ‘Modifică clientul’. Dacă dorești dezactivarea acestei funcții, debifează căsuța bifată în imaginea de mai sus, urmând aceiași pași. ### Ce înseamnă că ai depășit limita de trimiteri pe email? Source: https://factureaza.ro/ajutor/limita-trimiteri-pe-email Pentru a preveni utilizarea abuzivă a serviciului, **conturile nou create au limitări specifice** privind **trimiterea emailurilor prin aplicație**. Dacă ai depășit aceste limite, înseamnă că ai atins numărul maxim de emailuri permis într-o anumită perioadă. Aceste măsuri ne ajută să menținem aplicația rapidă și sigură pentru toți utilizatorii. Dar sunt importante mai ales pentru prevenirea fraudelor. Limitele se resetează automat, iar odată ce contul tău devine activ și are un istoric de utilizare, ele vor fi semnificativ relaxate. #### Cum funcționează limitele pentru conturile noi În **primele 12 ore** de la activarea contului: - maxim 5 emailuri/oră; - maxim 15 emailuri/zi. Între **12 și 36 de ore** de la activarea contului: - maxim 10 emailuri/oră; - maxim 30 emailuri/zi. #### Ce se întâmplă după ce trec 36 de ore de la activarea contului? După 36 de ore, limitele de trimitere pe email prin aplicație se actualizează în funcție de tipul de cont **Conturi Free** (inclusiv cele aflate în perioada promoțională): - maxim 10 emailuri/oră; - maxim 30 emailuri/zi. **Conturi Basic:** - maxim 50 emailuri/oră; - maxim 100 emailuri/zi. **Conturi Standard:** - maxim 100 emailuri/oră; - maxim 300 emailuri/zi. **Conturi Business & Premium:** - maxim 125 emailuri/oră; - maxim 700 emailuri/zi. Pe măsură ce contul tău capătă vechime și activitate constantă, aceste limite cresc automat, în funcție de anumite formule interne care țin cont de utilizarea serviciului. #### Ce fac dacă am atins limita pe zi sau pe oră? Din păcate, odată limita atinsă, va trebui să aștepți resetarea automată. - Limita pe oră se resetează la începutul orei următoare (minutul 0). - Limita pe zi se resetează la ora 00:00 (începutul zilei următoare). Știm că aceste restricții pot fi frustrante, dar ele sunt esențiale pentru a preveni abuzurile (ex. trimiterea de spam) și pentru a proteja funcționarea corectă a aplicației pentru toți utilizatorii. Îți mulțumim pentru înțelegere! Dacă ai nevoie de asistență sau ai întrebări, nu ezita să ne contactezi. ### What does it mean that you’ve reached the email sending Source: https://factureaza.ro/ajutor/email-sending-limit To prevent misuse of the service, **newly created accounts have specific limitations on sending emails through the application**. If you’ve hit these limits, it means you’ve reached the maximum number of emails allowed within a given time period. These measures help us keep the app fast and secure for all users — and are especially important in preventing fraud. The limits reset automatically, and as your account becomes more active and builds a usage history, the limits will be significantly relaxed. #### How email limits work for new accounts In the **first 12 hours** after account activation: - Max. 5 emails/hour - Max. 15 emails/day Between **12 and 36 hours** after account activation: - Max. 10 emails/hour - Max. 30 emails/day #### What happens after 36 hours from account activation? After 36 hours, email sending limits are updated based on your account type: **Free accounts** (including those in the promotional trial period): - Max. 10 emails/hour - Max. 30 emails/day **Basic accounts**: - Max. 50 emails/hour - Max. 100 emails/day **Standard accounts**: - Max. 100 emails/hour - Max. 300 emails/day **Business & Premium accounts**: - Max. 125 emails/hour - Max. 700 emails/day As your account gains age and consistent activity, these limits can automatically increase, based on internal usage-based formulas. #### What should I do if I’ve hit the hourly or daily limit? Unfortunately, once a limit is reached, you'll need to wait for it to reset automatically. - Hourly limit resets at the start of the next hour (minute 0). - Daily limit resets at 00:00 (the beginning of the next day). We know these restrictions can be frustrating, but they are essential to protect the service from abuse (e.g., spam) and to ensure smooth operation for all users. Thank you for your understanding! If you need assistance or have any questions, feel free to contact us. ## Pontaj ### Cum pontez? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-pontez Această opțiune îți permite să introduci orele lucrate de tine și / sau de angajații tăi pe un anumit proiect. Poți apoi emite automat facturi sau proforme către clienții tăi pe baza orelor lucrate. Urmează pașii: **– Click pe ‘+Adaugă’, unde selectezi ‘Pontaj’** **– sau dai click pe butonul ‘+Pontează’ după ce deja ai intrat în ‘Pontaj’ din meniul principal** **– Completează câmpurile cu orele lucrate și descrierea lor.** **– Click pe butonul ‘Adaugă pontaj’ ca să salvezi informațiile.** – Acum ai toate informațiile ca să poți emite o factură din pontaj. **\*Important\*:** ca să poți introduce ore lucrate în sistemul de pontaj, trebuie mai întâi să definești un [proiect](https://factureaza.ro/ajutor/cum-introduc-un-proiect-pentru-pontaj). ### Cum introduc un proiect pentru pontaj? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-introduc-un-proiect-pentru-pontaj Ca să poți introduce ore de lucru în sistemul de pontaj, trebuie mai întâi să definești un proiect. Urmează pașii: – Selectează ‘Proiecte’ din meniul ‘Altele’ ; – Selectează ‘+Adaugă proiect’ din pagina nou deschisă; – Completează câmpurile cu informații despre proiectul tău. Și nu uita să alegi clientul pentru care faci proiectul respectiv (dacă e un client nou, care nu se regăsește în contul tău, atunci mai întâi introdu clientul în lista de clienți) ; După ce ai adăugat proiectul, poți trece la faza următoare, și anume la [pontajul propriu-zis](https://factureaza.ro/ajutor/cum-pontez). ### Cine poate ponta? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cine-poate-ponta Pe contul tău din factureaza.ro poți avea mai mulți utilizatori, fiecare cu drepturile și limitările sale. Și anume: – administratori (cu drepturi depline) – utilizatori restricționați (cărora li se poate restricționa accesul la un anumit tip de documente) – pontatori (care, după cum spune și numele, pot doar introduce orele lucrate pe un anumit proiect) Oricare dintre utilizatorii de mai sus poate introduce ore lucrate în sistemul de pontaj din contul firmei tale pe factureaza.ro. Astfel că, dacă la un anumit proiect lucrează mai multe persoane, tu poți la final genera automat o singură factură care să îi cuprindă pe toți. Cum adaug un pontator pe un proiect? **1. Mai întâi ,trebuie să-l adaugi pe pontatorul respectiv în lista de utilizatori:** – Din meniu ‘Firma mea’, click pe ‘Utilizatori și drepturi’ – Click pe butonul ‘+Adaugă un utilizator’ – Completează datele utilizatorului în câmpurile relevante și selectează opțiunea ‘Acces Pontaj (poate introduce doar timpii lucrați)’ – Persoana căreia tocmai i-ai creat un cont de pontator va primi pe e-mail datele de log in pentru factureaza.ro. – Va putea așadar intra în aplicație, fără a avea acces însa la niciun altfel de informații, decât cele legat de proiectul pe care are dreptul să ponteze. Tu ești cel care trebuie să îi acorzi acest drept, după cum se explică mai jos. **2. După ce ai completat pasul 1, poți să adaugi un pontator pe un proiect:** – Din meniu ‘Altele’, selectează ‘Pontaj’ și apoi dă click pe ‘Proiecte’. – Din lista de proiecte, selectează-l pe cel care te interesează și dă click pe icoana ‘Editează’. – Dacă nu ai definit încă niciun proiect, atunci află [aici cum creezi un proiect nou](https://factureaza.ro/ajutor/cum-introduc-un-proiect-pentru-pontaj) – Fie că editezi un proiect mai vechi sau creezi unul nou, click pe utilizatorul pontator căruia vrei să îi dai dreptul de a ponta ore pe proiectul respectiv. **Nu uita să salvezi informațiile!** ### Cum emit o factură pe baza pontajului? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-emit-o-factura-pe-baza-pontajului Acum că ai definit un [proiect nou](https://factureaza.ro/ajutor/cum-introduc-un-proiect-pentru-pontaj) și ai [introdus orele de lucru în sistemul de pontaj](https://factureaza.ro/ajutor/cum-pontez) ** ** poți trece la pasul următor, și anume să emiți factura: – Click ‘Altele’, apoi selectați ‘Pontaj’, după care, din sub-meniu, ‘Facturare ore lucrate’ ; – Selectează clientul, proiectul (dacă ai mai multe proiecte pe același client) și perioada pe care dorești să emiți factura sau proforma (‘detaliat’ și ‘rezumat’ se referă la descrierea serviciilor pe factură); – Click pe ‘Emite factura’. Automat, factura ta s-a generat pe clientul, proiectul și orele pontate. Poți s-o trimiți, ca de obicei, către client, pe e-mail sau pe fax. ### Ce este pontajul? Source: https://factureaza.ro/ajutor/ce-este-pontajul Pontare înseamnă înregistrarea orelor lucrate de către o persoană, într-un anumit interval de timp, în vederea calculării unei plăți. Pe factureaza.ro, această opțiune există ca să poți emite facturi sau proforme către clienții tăi pe baza orelor lucrate de tine și / sau de angajații tăi pe un anumit proiect. Este o opțiune utilă atunci când activitatea pe care o prestezi este de tipul care în general se bugetează cu ora (de exemplu: consiliere – legală, juridică, financiară, de management; dar și alte tipuri de servicii: programare, design web, design grafic etc.) Mai multe informații despre [cum pontezi aici](https://factureaza.ro/ajutor/cum-pontez). ### Cum generezi automat pontaje cu un import din Excel Source: https://factureaza.ro/ajutor/importa-pontaj-din-excel **Opțiunea Pontaj** pe factureaza.ro este utilă oricui emite facturi în baza orelor lucrate (de exemplu, îți facturezi clienții pentru ore de consultanță lucrate sau ore de mentenanță). Iar dacă administrezi o echipă mai mare sau dacă tu personal lucrezi simultan la mai multe proiecte, poți ponta mai ușor cu un import din Excel. În loc să tot dai click pe *Adaugă pontaj* pentru fiecare activitate pe care vrei s-o pontezi, e mult mai simplu să completezi un tabel cu toate activitățile și apoi, din câteva click-uri, să generezi automat pontajele în aplicație. **Află cum imporți pontaje din Excel în factureaza.ro** **Pas 1** - Din meniul **Adaugă**, click pe submeniul **Pontaj**. Ca să poți adăuga un pontaj nou trebuie mai întâi să **definești proiectul** cu care vei asocia acest pontaj. Dacă nu ai creat deja proiectul, **află cum faci asta [aici](https://factureaza.ro/ajutor/cum-introduc-un-proiect-pentru-pontaj)**. **Pas 2** - Click pe tab-ul **Pontaje**. Și apoi, click pe butonul **Importă**. **Pas 3** - Pregătește **fișierul** pentru import. *Atenție*: **nu poți introduce ore pontate pentru o persoană care nu are cont de utilizator pe factureaza.ro**. Așadar, fie că pontezi orele lucrate chiar de tine sau pe cele lucrate de un alt coleg, persoana pentru care introduci pontajul trebui să fie definită ca utilizator pe factureaza.ro. **Află cum faci asta [aici](https://factureaza.ro/ajutor/cine-poate-ponta)**. **Fișierul de import poate să conțină următoarele coloane**: **Proiect**: completezi numele proiectului, așa cum l-ai definit în submeniul Proiecte din contul tău pe factureaza.ro **Descriere**: completezi activitatea pe care ai desfășurat-o în cadrul proiectului **Data**: completezi ziua în care ai desfășurat activitatea respectivă **Email Persoană**: completezi mail-ul de utilizator factureaza.ro al persoanei pentru care introduci pontajul **Login Persoană**: completezi numele de utilizator factureaza.ro al persoanei pentru care introduci pontajul **Durata**: completezi timpul lucrat de persoana respectivă În același fișier de import poți completa activități pentru oricare dintre utilizatorii tăi pe factureaza.ro și pentru oricare dintre proiectele pe care le-ai definit. Și poți avea oricâte activități (linii în tabel) dorești. Poți folosi un fișier de import făcut de tine. Denumește fiecare cap de coloană cu termenul care descrie conținutul coloanei, apoi completează fiecare celulă cu informația relevantă. Programul va ști să identifice singur capetele de coloană și apoi să genereze pontajul. În cazul în care factureaza.ro nu recunoaște corect un cap de coloană, atunci după import poți corecta manual. Dacă vrei să nu ai niciun fel de dubii și să te asigură că toate capetele de tabel sunt recunoscute corect, atunci cel mai simplu este să folosești **modelul nostru de fișier de import.** Așa arată un **model de fișier** de import: După ce ai completat și salvat local (pe calculatorul, tableta sau telefonul tău) fișierul de import, ești gata să treci la importul propriu-zis. **Pas 4** - Click pe **Alege fișierul**. **Pas 5** - Numele pe care tu l-ai dat fișierului va apărea în căsuța gri. Click pe **Încarcă fișierul**. Acum îți vor apărea în aplicație toate liniile din fișierul de import. Dacă vrei să modifici ceva, editează direct în căsuțele respective. Dacă vrei să scoți o anumită linie din pontaj, **scoate bifa** din stânga. Dacă vrei să scoți o anumită coloană din pontaj, alege **Ignoră**. Dacă apar mai multe probleme și vrei să refaci fișierul de pontaj, dă click pe **Anulează**. **Pas 6** - Dacă ai verificat și toate informațiile sunt corecte, dă click pe **Importă liniile selectate**. Asta e tot. Acum poți emite **facturi din pontajele** importate. **Află cum faci asta [aici](https://factureaza.ro/ajutor/cum-emit-o-factura-pe-baza-pontajului)**. ### Cum te ajuta pagina de proiecte Source: https://factureaza.ro/ajutor/facturi-proiecte-pontaje-statistici Am extins secțiunea **Proiecte** să includă statistici și urmărirea documentelor și a pontajelor. #### Iată ce opțiuni ai la îndemână Accesează meniul **Proiecte**. Din lista de proiecte, apasă pe numele unui proiect. Se va deschide pagina proiectului respectiv. Aici găsești: - Detalii generale despre proiect. - Date statistice: ore lucrate, alocări pe proiecte, valori facturate. - O lista cu pontajele. - Și mai jos (cu scroll down), lista facturilor emise pe proiect și lista facturilor de la furnizori asociate proiectului. Tot din această pagină poți: - Genera facturi noi din proiecte - Adăuga pontaje noi - Asocia facturi de la furnizori #### Alte opțiuni utile Atunci când aplicația generează o factură din mai multe proiecte ale aceluiași client, poți observa ponderea în ore a proiectelor pe factură. Sau poți asocia manual proiecte și ponderi din pagina de editare a unei facturi (pentru facturile emise manual sau pentru cele emise din pontaje dar înainte de 15.06.26 — data la care am adăugat aceste facilități). De asemenea, dacă o factură conține proiecte, acestea apar acum într-o secțiune dedicată, în pagina de vizualizare a facturii. Am dezvoltat aceste funcționalități pentru a oferi o imagine mai clară asupra activității și costurilor asociate orelor lucrate. Astfel încât să poți urmări mai ușor atât veniturile, cât și cheltuielile aferente fiecărui proiect. ## Siguranta datelor ### Există copii de siguranță ale datelor? Source: https://factureaza.ro/ajutor/exista-copii-de-siguranta-ale-datelor Există copii multiple de siguranță a datelor tale. Și anume: – Copii de siguranță (backup) ale tuturor informațiilor pe două sisteme hardware diferite, localizate în centre de date diferite. Aceste copii se actualizează periodic. – Copii de siguranță (backup) ale documentelor pe email-ul tău: poţi primi săptămânal sau lunar arhive zip cu toate documentele create sau modificate de tine în ultimul interval de timp pe contul tău la factureaza.ro **\*Cum setezi backup pe e-mail\*** – Click pe meniul ‘Configurări’ din dreapta sus, și apoi click pe ‘Backup’. – În pagina nou deschisă completează adresa de e-mail la care dorești să primești arhiva zip și apoi selectează intervalul la care dorești să primești documentele (săptămânal sau lunar). – Nu uita să salvezi. ### Ce înseamnă SSL și HTTPS ? Source: https://factureaza.ro/ajutor/ce-inseamna-ssl-si-https SSL este un protocol criptografic care permite transferul în siguranță al datelor pe Internet. Mai multe detalii [aici](https://ro.wikipedia.org/wiki/Transport_Layer_Security). HTTPS este un protocol de comunicație securizată care folosește pentru transferul datelor un flux SSL. O conexiune HTTPS este folosită de obicei pentru efectuarea de plăți online, Internet banking și alte transferuri de date sensibile. Mai multe detalii [aici](https://ro.wikipedia.org/wiki/HTTPS). Factureaza.ro folosește conexiuni HTTPS astfel încât datele tale să fie transmise în condiții de maximă siguranță. Mai multe despre [siguranța datelor aici](https://factureaza.ro/politica-de-confidentialitate). ### Sunt datele mele în siguranță? Source: https://factureaza.ro/ajutor/sunt-datele-mele-in-siguranta Siguranţa şi confidenţialitatea datelor tale sunt o prioritate maximă pentru noi. Informații detaliate despre [securitatea datelor găsești aici](https://factureaza.ro/politica-de-confidentialitate). ## Documente standard ### Cum definesc un model de document standard? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-definesc-un-model-de-document-standard **Să luăm un exemplu pentru crearea unui contract:** **1. Pe calculatorul tău, scrie textul unui contract standard pentru un anumit tip de servicii (formate acceptate:DOCX, DOC (MS Word), ODT, RTF, TXT). La datele contractului, folosește următorii demarcatori\*:** ###NUMAR\_DOCUMENT### ###DATA\_DOCUMENT### ###PRET\_SERVICII### (dacă ai definit un preț standard pentru un anumit serviciu în contul tău pe factureaza.ro) La datele clientului, folosește următorii demarcatori\*: ###NUME\_CLIENT### ###ADRESA\_COMPLETA\_CLIENT### ###CIF\_CLIENT### ###NR\_REG\_COMERT\_CLIENT### ###BANCA\_CLIENT### ###CONT\_CLIENT### ###TELEFON\_CLIENT### ###FAX\_CLIENT### ###EMAIL\_CLIENT### ###WWW\_CLIENT### ###PERSOANA\_CONTACT\_CLIENT### \*Ulterior, factureaza.ro va înlocui acești demarcatori cu datele clientului pe care tu îl vei selecta din factureaza.ro atunci [când vei crea un document nou](https://factureaza.ro/ajutor/generare-document-dintrun-model-de-document-standard). Poți folosi orice demarcator de forma ###DEMARCATOR\_CUSTOM### – nu doar cele predefinite care se vor înlocui automat. Demarcatoarele ‘custom’ le vei putea completa manual în momentul în care faci un document dintr-un model de document standard. De exemplu, la un contract de chirie ar fi adresa imobilului sau la un contract de găzduire ar putea fi domeniul sau adresa site-ului. **2. Click pe ‘Altele’, de unde selectezi sub-meniul ‘Documente standard’.** **3. Click pe butonul ‘Șabloane documente standard’, apoi ‘+Adaugă un șablon document standard’ (adică vei încărca pe factureaza.ro contractul pe care l-ai scris la pasul 1.)** – ‘Denumire’: denumește contractul în aplicație, ca să îl poți găsi ușor mai târziu – Selectează fișierul din calculatorul tău (contractul) și încarcă-l în aplicație – Click pe ‘Creează document standard’ **4. După ce încarci fișierul, poți seta și valori implicite pentru demarcatori. În imaginea următoare sunt doar câteva exemple.** **5. Odată documentul standard încărcat (în cazul nostru un contract standard), poți să treci direct la pasul următor, și anume [creezi un document nou, dintr-un document standard](https://factureaza.ro/ajutor/generare-document-dintrun-model-de-document-standard).** Poți descărca șablonul accesând ‘Altele’, apoi ‘Documente standard’, de unde accesezi ‘Șabloane documente standard’. Vei vizualiza lista de șabloane și dai click pe Denumirea șablonului și descarci precum în imaginea de mai jos. ### Cum funcționează documentele standard? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-functioneaza-documentele-standard Această facilitate este foarte utilă atunci când activitatea ta presupune emiterea de documente sau contracte către clienți diverși într-unul din formatele docx, doc (MS Word), PDF, RTF, TXT sau ODT (spre exemplu contracte, garanții, foi de parcurs etc). Astfel, în loc să scrii de mână datele clientului de fiecare dată, e mai simplu să faci un document standard și apoi, din acest document poți crea automat documente noi, specifice fiecărui client (factureaza.ro va introduce automat datele clientului și apoi va genera un contract într-unul din formatele enumerate mai sus). Așadar, ca să te folosești de această facilitate trebuie mai întâi să [creezi un model de document standard](https://factureaza.ro/ajutor/cum-definesc-un-model-de-document-standard) și abia apoi, [pe baza documentului standard poți să creezi documente noi](https://factureaza.ro/ajutor/generare-document-dintrun-model-de-document-standard). ### Generare document dintr-un model de document standard Source: https://factureaza.ro/ajutor/generare-document-dintrun-model-de-document-standard 1. După ce [ai creat un document standard](https://factureaza.ro/ajutor/cum-definesc-un-model-de-document-standard), poți crea un document nou. Urmează pașii: 1. Click pe ‘Altele’, de unde selectezi sub-meniul ‘Documente standard’. 2. Click pe butonul ‘+Adaugă un document standard’ – alege documentul standard – alege clientul pentru care vei crea documentul nou – dă un număr documentului nou în funcție de gestiunea ta internă – alege data În documentul nou pe care factureaza.ro îl va crea aici, toți demarcatorii introduși de tine în documentul șablon (###NUME\_CLIENT###, ###ADRESA\_COMPLETA\_CLIENT### ș.a.m.d.) vor fi înlocuiți cu date specifice legat de client (preluate din datele pe care le-ai introdus despre clientul respectiv pe factureaza.ro). După ce definești ‘Număr/Nume document’ și ‘Data’ acestea vor înlocui demarcatorii ###NUMAR\_DOCUMENT### și ###DATA\_DOCUMENT### din contract. – click pe butonul ‘Creează document standard’ – poți vizualiza apoi documentul standard urmând Pasul 1 de mai sus, unde vei putea exporta documentul în format ZIP, edita sau șterge. Pentru a-l descărca, dă click pe numărul documentului, unde se va deschide o nouă pagină. Din această pagină ai și posibilitatea de a-l trimite pe e-mail, precum în imaginea de mai jos. ## Managementul incasarilor ### Activare colectare automată debite prin STRAETUS? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-activez-serviciul-de-colectare-automata-debite-prin-straetus În cazul în care facturile pe care le emiți clienților tăi depășesc termenul scadent, poți folosi funcția de colectarea automată a debitelor. Pentru serviciile de colectare debite colaborăm cu firma STRAETUS. Pentru a te abona la STRAETUS, dă click pe iconița de utilizator, apoi ‘Servicii integrate’ și alege ‘Informații generale’ sau ‘Colectare debite’, ca în imaginile de mai jos: După ce ai dat click pe butonul mare ‘Straetus Colectare debite’, ți se va deschide o pagină în care trebuie să completezi date de contact pentru colaborarea cu colectorul de debite. Dacă dai click pe ‘Colectare debite’, se va deschide direct pagina de completare a datelor de contact pentru colaborarea cu colectorul de debite. Odată ce ai confirmat activarea serviciului de colectare debite, un membru al echipei STRAETUS te va contacta. ### Colectare debite facturi prin STRAETUS Source: https://factureaza.ro/ajutor/colectare-debite-facturi-prin-straetus Pentru a trimite o factură la agentul de colectare debite (STRAETUS), există două modalități prin care poți face acest lucru. **1. Din ‘‘Facturi’, în dreapta facturii pe care dorești să o trimiți spre colectare debite dă click pe butonul care reprezintă un ciocănel.** **SAU** **2. Tot din ‘Facturi’ dai click pe numărul facturii dorite, iar de pe coloana din stânga dai click pe ‘Recuperare debit’ .** După ce selectezi această opțiune, va apărea formularul de înregistrare a datelor de contact ce aparțin clientului tău debitor. Le completezi , dai click pe ‘Trimite factura la agentul de colectare debite’ și factura ajunge la echipa STRAETUS. ### Cum conectezi o bancă pentru asocierea tranzacțiilor Source: https://factureaza.ro/ajutor/activare-conexiune-sincronizare-conturi-bancare Pentru conturile **Premium** și cele **Business**, factureaza.ro oferă serviciul de reconciliere bancară Smart Accounts de la Smart Fintech S.R.L. ##### Cât costă? Serviciul este **gratuit** în limita de: - **40 de verificări** pe săptămână pentru conturile **Premium**. - **20 de verificări** pe săptămână pentru conturile **Business**. O verificare importă automat toate tranzacțiile bancare din ultimele 30 de zile pentru un anumit cont. Le vei găsi în meniul **Facturare → Tranzacții bancare**. Dacă ai nevoie de mai multe verificări săptămânale pe lângă cele disponibile gratuit pentru tipul tău de abonament, poți achiziționa credite. Un credit egal o verificare. Găsești mai jos detalii despre cum funcționează creditele. ##### Disponibil pentru: - BRD Societe Generale - ING Bank - Banca Transilvania (BT - BT Neo și BT24) - BCR Bank - Revolut Ltd. - Raiffeisen Bank - CEC Bank - First Bank - UniCredit Bank - Alpha Bank - Libra Bank - Garanti Bank - ProCredit Bank **Vom adăuga treptat și alte bănci**. Prin această funcție, încasările și plățile din conturile tale bancare se asociază automat cu facturile din factureaza.ro — atât cele emise (inclusiv proforme și comenzi), cât și cele primite de la furnizori. #### Cum conectezi o bancă Click pe săgeata mică de lângă meniul **Integrări**. Selectează **Conexiuni bancare**. În pagina care se deschide, apasă **Conectează o bancă**. Poți alege orice bancă disponibilă la care firma ta are cont, indiferent ce conturi apar pe facturile tale. Conectarea unei bănci nu modifică datele firmei afișate pe facturile sau documentele emise în factureaza.ro. Citește și acceptă **Termenii și Condițiile Smart Fintech**. Pentru majoritatea băncilor, vei fi redirecționat către platforma de online banking a băncii selectate și vei urma pașii acesteia pentru a finaliza conexiunea. **Pentru unele bănci (de exemplu, BRD), procesul diferă**: te vei autentifica în online banking direct din factureaza.ro, apoi vei primi un email la adresa ta de utilizator online banking. Urmează pașii din acel email pentru finalizarea conexiunii. **Dacă întâmpini probleme după redirecționarea pe platforma de online banking, contactează direct banca**. După activare, conexiunea va apărea în pagina integrării **Smart Accounts**. Aici poți vedea: băncile și conturile conectate, data și ora activării conexiunii, data ultimului import de tranzacții. Tot de aici poți **reautoriza** conexiunea sau o poți **șterge**. Din motive de securitate, **o conexiune este autorizată pentru maximum 180 de zile**. În funcție de bancă, pot apărea excepții, unde termenul limită este fie mai scurt, fie mai lung. După expirare, conexiunea trebuie reautorizată - te vom notifica pe email în prealabil. #### Cum configurezi o conexiune bancară După activare, poți configura conexiunile bancare în funcție de nevoile tale. În mod implicit, aplicația verifică fiecare cont bancar conectat de două ori pe zi, de luni până vineri. În total, fiecare cont este verificat de 10 ori pe săptămână. O verificare importă automat tranzacțiile din ultimele 30 de zile de pe un anumit cont. Programul și frecvența verificărilor sunt însă flexibile. Ai nevoie de mai multe verificări pentru un cont și mai puține pentru altul? Nicio problemă! Pentru fiecare cont bancar, poți alege dintr-o listă detaliată de programe de verificare. ##### Iată pașii pentru configurare: Dă click pe numele tău de utilizator, în dreapta sus, și accesează **Integrări**. Selectează **Smart Accounts**, ca în prima imagine din acest articol. Se va deschide o pagină cu toate conexiunile bancare active. Apasă pe **Detalii și setări** lângă banca dorită. Vei vedea toate conturile disponibile pentru acea bancă. În secțiunea **Alege alt program de verificare**, dă click pe câmpul de lângă contul bancar și selectează programul preferat din lista drop-down. **Nu uita să salvezi** modificările. ##### Cum funcționează creditele Dacă ai nevoie de extra verificări pe lângă cele disponibile gratuit pentru tipul tău de abonament, poți cumpăra credite. Un credit egal o verificare. Ca să cumperi credite, accesează integrarea **Smart Accounts** din meniul **Integrări** – o poți găsi ușor dând click pe numele tău de utilizator, în colțul din dreapta sus al paginii. Apasă pe butonul **Cumpără credite acum**. Vei fi redirecționat către pagina cu detalii despre abonamentul tău, unde vei găsi și opțiunea de achiziție credite. ###### Alege pachetul care ți se potrivește: - 100 de credite pentru 19.99 RON + TVA - 500 de credite pentru 94.99 RON + TVA - 2000 de credite pentru 384.99 RON + TVA La final apasă butonul **Cumpără credite acum**. #### Ce se întâmplă după conectarea unei bănci După conectare, factureaza.ro importă automat tranzacțiile din ultimele **30 de zile** de pe conturile selectate. Sunt incluse toate tipurile de tranzacții: încasări, plăți, depuneri de numerar, plăți cu cardul, comisioane etc. Aplicația încearcă apoi să le asocieze automat cu documentele din contul tău: - **Încasări** → facturi, proforme și comenzi. - **Plăți** → facturi de la furnizori, atât cele preluate automat din SPV, cât și cele adăugate manual. Pentru a găsi cea mai apropiată potrivire cu documentele din contul tău, aplicația verifică detaliile fiecărei tranzacții — plătitor, beneficiar, IBAN, CUI, sumă și descrierea plății. Atunci când potrivirea este aproape sigură (peste 99%), asocierea rezultată va genera o plată care va marca factura ca încasată (respectiv achitată) integral sau parțial. Dacă încasarea sau plata sunt integrale, factura va fi automat marcată ca plătită și va fi închisă. Dacă nu identificăm o asociere automată: - Poți alege din lista noastră de sugestii, dacă există. - Poți asocia tranzacția manual. - Sau poți elimina tranzacția din listă dacă nu este relevantă (ex.: comision bancar). Lista de tranzacții și asocierile automate se află în pagina **Tranzacții Bancare** din cadrul meniului **Integrări**. Citește aici ghidul complet despre [gestionarea tranzacțiilor bancare și a asocierilor](https://factureaza.ro/ajutor/asociere-automata-tranzactii-banca-facturi-plati). ### Asocierea automată a tranzacțiilor bancare cu facturile Source: https://factureaza.ro/ajutor/asociere-automata-tranzactii-banca-facturi-plati Pentru conturile **Premium** și cele **Business**, factureaza.ro oferă serviciul de reconciliere bancară Smart Accounts de la Smart Fintech S.R.L. ##### Cât costă? Serviciul este **gratuit** în limita de: - **40 de verificări** pe săptămână pentru conturile **Premium**. - **20 de verificări** pe săptămână pentru conturile **Business**. O verificare importă automat toate tranzacțiile bancare din ultimele 30 de zile pentru un anumit cont. Le vei găsi în meniul **Facturare → Tranzacții bancare**. Dacă ai nevoie de mai multe verificări săptămânale pe lângă cele disponibile gratuit pentru tipul tău de abonament, poți achiziționa credite. Un credit egal o verificare. Găsești mai jos detalii despre cum funcționează creditele. ##### Disponibil pentru: - BRD Societe Generale - ING Bank - Banca Transilvania (BT - BT Neo și BT24) - BCR Bank - Revolut Ltd. - Raiffeisen Bank - CEC Bank - First Bank - UniCredit Bank - Alpha Bank - Libra Bank - Garanti Bank - ProCredit Bank **Vom adăuga treptat și alte bănci**. Prin această funcție, încasările și plățile din conturile tale bancare se asociază automat cu facturile din factureaza.ro — atât cele emise (inclusiv proforme și comenzi), cât și cele primite de la furnizori. ###### Vei începe prin a conecta o bancă. Citește aici [instrucțiunile](https://factureaza.ro/ajutor/activare-conexiune-sincronizare-conturi-bancare). #### Cum gestionezi tranzacțiile După conectarea uneia sau mai multor bănci, lista de tranzacții și asocierile automate vor apărea în pagina **Tranzacții Bancare** din cadrul meniului **Integrări**. În funcție de programul de verificări configurat în aplicație, la fiecare verificare factureaza.ro **importă automat tranzacțiile din ultimele 30 de zile** de pe conturile conectate. Sunt incluse toate tipurile de tranzacții: încasări, plăți, depuneri de numerar, plăți cu cardul, comisioane și altele. Pe lângă verificările automate, poți efectua și verificări manuale apăsând butonul **Verifică tranzacțiile acum**. **Atenție însă:** aceste verificări manuale se adaugă celor programate și consumă din totalul disponibil prin abonament sau credite. Pagina **Tranzacții bancare** afișează toate **tranzacțiile active** din băncile conectate, grupate pe bancă și cont. Tranzacțiile active = tranzacții care nu au fost arhivate manual de către tine. Pentru a vedea tranzacțiile arhivate, folosește filtrul din colțul stânga-jos. Poți oricând dezarhiva o tranzacție apăsând pe butonul **Reactivează**. ###### Secțiunea verticală din stânga îți permite și alte filtrări, după: - Bancă - Cont - Data tranzacției - Tipul documentului: factură emisă sau factură primită - Sumă - Monedă - Cuvânt cheie (detalii tranzacție) - Status ###### Pentru fiecare tranzacție, ai următoarele informații: - Data - Suma și moneda (plățile apar cu semnul minus) - Detalii tranzacție (click pe **Mai multe detalii** pentru descrierea completă, dar și ca să adaugi observații utile) - Facturi/Documente asociate - Acțiuni (aici poți arhiva sau reactiva tranzacțiile). #### Facturi/Documente asociate: ce opțiuni ai Câmpul **Facturi/Documente asociate** este locul de unde gestionezi asocierile dintre tranzacții și documente. ##### **Dacă aplicația este foarte sigură (peste 99%)** - Vei găsi o listă de asocieri (de cele mai multe ori, lista va conține o singură asociere), cu următoarele detalii: număr document, nume client sau furnizor, suma. - Asocierea automată **va genera, tot automat, o plată**. - Această plată va marca factura ca încasată (respectiv achitată) integral sau parțial. - Dacă încasarea sau plata sunt integrale, factura va fi automat marcată ca plătită și va fi **închisă** (nu se vor mai trimite notificări de scadență, dacă ai activat această opțiune). - Poți oricând să ștergi o plată automată, apăsând pe iconița de editare din dreptul plății respective. - Poți elimina orice asociere automată, apăsând pe **butonul roșu**. - La final, **arhivează tranzacția** pentru a marca procesul ca rezolvat. ##### **Acolo unde aplicația este mai puțin sigură** - Vei găsi o listă cu sugestii de asociere: număr document, nume client sau furnizor, suma. - Poți elimina sugestiile noastre apăsând pe **Ignoră**. - Le poți accepta apăsând pe **Asociază**. - Sau poți căuta manual documentul potrivit. - După care poți adăuga o plată pe documentele astfel asociate. - Această plată adăugată de tine va marca factura ca încasată (respectiv achitată) integral sau parțial. - Dacă încasarea sau plata sunt integrale, factura va fi automat marcată ca plătită și va fi **închisă** (nu se vor mai trimite notificări de scadență, dacă ai activat această opțiune). - La final, **arhivează tranzacția** pentru a marca procesul ca rezolvat. ##### **Acolo unde aplicația nu identifică niciun document** - Folosește **căsuța de căutare** ca să găsești manual unul sau mai multe documente, folosind numărul documentului sau numele clientului, respectiv al furnizorului. - Dă click pe butonul **Asociază**. - După care poți adăuga o plată pe documentele astfel asociate. - Această plată adăugată de tine va marca factura ca încasată (respectiv achitată) integral sau parțial. - Dacă încasarea sau plata sunt integrale, factura va fi automat marcată ca plătită și va fi **închisă** (nu se vor mai trimite notificări de scadență, dacă ai activat această opțiune). - La final, **arhivează tranzacția** pentru a marca procesul ca rezolvat. ##### **Dacă nu există niciun document de asociat cu o tranzacție** - Dacă tranzacția este, de exemplu, un comision bancar pentru care nu există niciun document de asociat, poți adăuga o observație în acest sens. - Click pe **Mai multe detalii** și scrie un text în câmpul **Comentarii**. - La final, **arhivează tranzacția** pentru a marca procesul ca rezolvat. ##### Cum funcționează creditele Dacă ai nevoie de extra verificări pe lângă cele disponibile gratuit pentru tipul tău de abonament, poți cumpăra credite. Un credit egal o verificare. Ca să cumperi credite, accesează integrarea **Smart Accounts** din meniul **Integrări** – o poți găsi ușor dând click pe numele tău de utilizator, în colțul din dreapta sus al paginii. Apasă pe butonul **Cumpără credite acum**. Vei fi redirecționat către pagina cu detalii despre abonamentul tău, unde vei găsi și opțiunea de achiziție credite. ###### Alege pachetul care ți se potrivește: - 100 de credite pentru 19.99 RON + TVA - 500 de credite pentru 94.99 RON + TVA - 2000 de credite pentru 384.99 RON + TVA La final apasă butonul **Cumpără credite acum**. În concluzie, cu integrare **Smart Accounts**, elimini munca manuală, economisești timp și ai mereu control asupra finanțelor tale. Sperăm să-ți fie de ajutor. ## Utilizatori și permisii ### Cum folosesc sistemul de permisii? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-folosesc-sistemul-de-permisii #### Sistemul de permisii și configurarea utilizatorilor O facilitate utilă pe factureaza.ro este flexibilitatea pe care o ai în definirea și configurarea utilizatorilor. În funcție de echipa și nevoile afacerii tale, poți defini și configura drepturile și accesul utilizatorilor. Mai mult, ai acces oricând la istoricul tuturor acțiunilor efectuate de utilizatori pe un document. Citește [aici](https://factureaza.ro/ajutor/cum-consult-istoricul-unei-facturi) despre cum consulți istoricul unei facturi. Nu în ultimul rând, folosind opțiunile de filtrare, poți grupa liste de documente în funcție de utilizatorul (autorul) care a creat documentele respective. Citește despre filtre [aici](https://factureaza.ro/ajutor/cum-folosesc-filtrele). Așadar, dacă ai unul dintre abonamentele Standard, Business sau Premium, poți restricționa inclusiv accesul utilizatorilor la anumite documente și serii de documente. Pentru toate abonamentele cu mai mai mult de un utilizator disponibil, poți seta drepturi și permisii pentru utilizatori. ##### Cum setezi drepturi și permisii pentru un utilizator Din momentul în care creezi un nou utilizator poți seta ce anume poate să facă acest utilizator în contul firmei tale pe factureaza.ro **Iată pașii** \* Dă click pe numele tău de utilizator din dreapta sus și selectează **Datele firmei**. \* Mergi la secțiunea **Utilizatori și drepturi**. \* Dă click pe numele utilizatorului pe care vrei să-l modifici sau, dacă vrei să creezi un utilizator nou, dă click pe butonul **Adaugă un utilizator**. Citește [aici](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-utilizatori-noi) cum adaugi utilizatori noi. \* Mergi la secțiunea **Drepturi și permisii**. \* Dacă vrei ca utilizatorul să aibă drepturi depline, bifează bulina **Administrator cont**. \* Dacă vrei să limitezi accesul utilizatorului, **nu bifa bulina Administrator cont** și, în funcție de ce ai nevoie, bifează oricare dintre celelalte buline disponibile. \* La final, dă click pe **Modificare utilizator**. ##### Cum restricționezi accesul utilizatorilor la anumite documente și serii de documente Dacă vrei să restricționezi accesul unui utilizator trebuie să: \* activezi sistemul de permisii \* te asiguri că utilizatorul nu este definit ca administrator ###### Activează sistemul de permisii \* Dă click pe numele tău de utilizator din dreapta sus și selectează **Datele firmei**. \* Mergi la secțiunea **Utilizatori și drepturi.** \* Dă click pe butonul **Activează** ###### Revocă dreptul de administrator al utilizatorului Doar utilizatorii care **nu sunt administratori pot fi restricționați**. Așadar: \* Dă click pe numele tău de utilizator din dreapta sus și selectează **Datele firmei**. \* Mergi la secțiunea **Utilizatori și drepturi**. \* Dă click pe numele utilizatorului pe care vrei să-l restricționezi sau, dacă vrei să creezi un utilizator nou cu drepturi restricționate, da click pe butonul **Adaugă un utilizator**. Citește [aici](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-utilizatori-noi) cum adaugi utilizatori noi. \* Mergi la secțiunea Drepturi și permisii. \* Scoate bifa de la bulina **Administrator cont (poate face orice modificări)** Acum, ori de câte ori adaugi un document sau o serie nouă, poți restricționa accesul acestui utilizator la documentul sau seria respectivă. Restricționarea funcționează și pentru documente și serii deja existente. ###### Restricționează accesul la un document Ca să restricționezi accesul unui utilizator la un document, în pagina în care completezi detaliile documentului respectiv: \* mergi în partea de jos a documentului \* dă click pe **Limitează accesul la acest document** \* dă click pe numele utilizatorului Citește [aici](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-o-factura) cum adaugi o factură nouă. Dacă vrei să restricționezi accesul la un document existent, trebuie să intri pe documentul respectiv și să dai click pe **Modifică**. Urmează apoi aceiași pași ca mai sus. ###### Restricționează accesul la o serie de documente Ca să restricționezi accesul unui utilizator la o serie de documente, în pagina în care completezi detaliile seriei respective: \* bifează Această serie va fi accesibilă doar pentru următorii utilizatori \* bifează numele utilizatorului Citește [aici](https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-o-serie-de-facturi) cum adaugi o serie nouă. Dacă vrei să restricționezi accesul la o serie existentă, trebuie să dai click pe iconița **Modifică** din dreptul seriei respective. Urmează apoi aceiași pași ca mai sus. **Atenție:** Nu poți restricționa accesul utilizatorului la documente sau serii create de utilizatorul respectiv. Sistemul de permisii este disponibil doar pentru conturile Standard, Business și Premium. ### Cum adaug utilizatori noi? Source: https://factureaza.ro/ajutor/cum-adaug-utilizatori-noi Pe contul tău la factureaza.ro poți avea trei tipuri de utilizatori: – administratori (cu drepturi depline); – [pontatori](https://factureaza.ro/ajutor/cine-poate-ponta) (care, după cum spune și numele, pot doar introduce orele lucrate pe un anumit proiect) - Dezactivat (nu poate utiliza serviciul) Dacă [folosești sistemul de permisii](https://factureaza.ro/ajutor/cum-folosesc-sistemul-de-permisii), mai poți avea încă un tip de utilizatori, și anume: – utilizatori restricționați (cărora li se poate restricționa accesul la unul sau mai multe documente sau la una sau mai multe serii de documente). **\*Important:** sistemul de permisii există doar pentru Standard, Business și Premium. [Află aici cum poți schimba abonamentul](https://factureaza.ro/ajutor/cum-schimb-tipul-de-abonament-si-perioada-de-plata). **Cum adaugi un utilizator nou:** – Din meniul ‘Firma mea’, click pe ‘Utilizatori și drepturi’ ; – Click pe butonul ‘+Adaugă un utilizator’ ; – Completează datele utilizatorului în câmpurile relevante; – Selectează opțiunea ‘Acces pontaj (poate introduce doar timpii lucrați)’, ca utilizatorul să aibă exclusiv [drept de pontaj](https://factureaza.ro/ajutor/cine-poate-ponta) – Lasă liberă opțiunea ‘Administrator cont’, ca utilizatorul să aibă accesul restricționat (acțiune posibilă doar dacă [ai activat sistemul de permisii](https://factureaza.ro/ajutor/cum-folosesc-sistemul-de-permisii)) ## Codul UIT pentru e-Transport ### Cum transmiți notificarea e-Transport Source: https://factureaza.ro/ajutor/transmitere-notificare-etransport-in-spatiul-privat-virtual După ce [ai activat integrarea automată cu e-Transport pe factureaza.ro](https://factureaza.ro/ajutor/integrare-etransport-oauth2), poți trece la pasul următor și anume, generarea și transmiterea notificării e-Transport în vederea obținerii codului UIT. Totul se rezolvă în câțiva pași simpli. **Pas 1.** Dă click pe butonul **Adaugă**, aflat oriunde în aplicație în partea dreaptă sus. Și selectează **Notificare e-Transport**. **Pas. 2** Se va deschide o pagină nouă, în care vei completa detaliile transportului pentru care vrei să obții codul UIT. ##### Completează detaliile din caseta Informații ###### La **Tipul Acțiunii**, vei alege **Notificare** (NOT). Există și alte tipuri de acțiuni pe care le poți folosi, dacă e necesar, ulterior obținerii codului UIT. Și anume: * **Corecție** (COR), ca să corectezi o notificare e-Transport transmisă deja. * **Confirmare** (CON), dacă e nevoie să confirmi o notificare e-Transport primită de la un partener. * **Ștergere** (DEL), dacă e nevoie să ștergi din SPV o notificare e-Transport, pentru că, de exemplu, transportul a fost anulat. * **Modificare de vehicul** (MHV), dacă se schimbă mașina care transportă marfa. ###### La **Codul tipului de operațiune** vei alege tipul de transport pentru care urmează să obții codul UIT. Și anume: * 10 Achiziție intracomunitară * 12 Operațiuni în sistem lohn UE - intrare * 14 Stocuri la dispoziția clientului (Call-off stock) - intrare * 20 Livrare intracomunitară * 22 Operațiuni în sistem lohn UE - ieșire * 24 Stocuri la dispoziția clientului (Call-off stock) - ieșire * 30 Transport pe teritoriul național * 40 Import * 50 Export * 60 Tranzacție intracomunitară - Intrare pentru depozitare / formare nou transport * 70 Tranzacție intracomunitară - Ieșire după depozitare / formare nou transport ###### Mai trebuie apoi să completezi **Data de început a transportului** Se referă la data la care se pune mașina în mișcare. ###### Și tot aici, alegi **Partenerul comercial**. Acesta poate fi unul dintre clienții sau furnizorii adăugați în listele de clienți sau furnizori din contul tău. Sau poți adăuga un partener nou (client sau furnizor), pentru care completezi datele de identificare (introdu CIF-ul fără RO și aplicația va autocompleta o parte dintre câmpurile necesare), după care salvezi. ##### Completează detaliile din casetele** Informații transportator** și **Itinerariu** În prima casetă alegi **firma care efectuează transportul**. Sau poți adăuga o firmă nouă, pentru care completezi datele de identificare (denumire, țară, CUI), după care salvezi. Și tot aici selectezi **vehiculul**. Sau poți adăuga un vehicul nou, pentru care completezi datele de identificare (denumire, tip, număr de înmatriculare), după care salvezi. În a doua casetă, alegi **punctul de plecare și punctul de sosire (destinație)**. Sau poți adăuga puncte noi de transport, pentru care completezi datele necesare (tipul punctului de transport, denumire, adresă), după care salvezi. ##### Completează detaliile din casetele **Documentele notificării** și **Produse / Bunuri** Aici poți alege unul sau mai multe documente create deja cu factureaza.ro (facturi sau avize). Ca să alegi un document existent, scrie numărul documentului în căsuța de căutare și apoi dă click pe **Adaugă**. În această situație, secțiunea de **Produse / Bunuri** se poate popula automat cu liniile din documentele atașate. Pentru asta, dă click pe butonul **Preia produsele** din dreptul fiecărui document adăugat. Dacă documentele care însoțesc transportul nu există în contul tău pe factureaza.ro, vei completa manual secțiunile **Documentele notificării** și **Produse / Bunuri**. Pentru documente, dă click pe butonul **Introdu date document manual**. Pentru produse, dă click pe butonul **Adaugă produs**. Atunci când adaugi un produs (manual sau preluat automat dintr-un document sau din lista de produse salvate deja în cont), va trebui să treci prin toate câmpurile din formular: * Completezi descrierea produsului (denumirea) * Selectezi scopul operațiunii din lista de operațiuni disponibile * Selectezi codul tarifar din lista de coduri tarifare disponibile * Completezi cantitatea * Selectezi unitatea de măsură (UM) din lista de unități de măsură disponibile * Completezi greutatea netă, greutatea brută și valoarea în lei fără TVA. **Pas. 3** Dă click pe butonul **Creează notificarea e-Transport**. **Pas. 4** Verifică datele din notificare. Și dacă totul este corect, mergi la meniul vertical din stânga și dă click pe **Trimite la e-Transport**. **Pas 5.** După ce notificare este transmisă în SPV, este treaba celor de la ANAF să o valideze și să genereze codul UIT. **Pas 6.** Ca să **verifici dacă ai primit codul UIT**: Dă click pe oricare dintre meniurile **Clienți** sau **Furnizori** (nu contează care) și alege **e-Transport**. Dacă e nevoie, folosește **filtrele** ca să identifici rapid notificarea de care ai nevoie. Odată identificată, ca să intri pe notificare, dă click fie pe numele ei din coloana Itinerariu, fie pe iconița de vizualizare. Mergi la meniul vertical din stânga și dă click pe **Vezi status e-Transport**. ##### Cum gestionezi informațiile legate de e-Transport. Toate detaliile se află la meniul e-Transport, la care ajungi, așa cum explicam mai sus (click pe oricare dintre meniurile **Clienți** sau **Furnizori**, apoi alegi **e-Transport**). Selectează secțiunea care te interesează și folosește opțiunile disponibile: filtrare, adăugare, modificare, ștergere. Exemplul de mai jos se referă la **Firme transport**, dar aceleași opțiuni sunt disponibile și pentru **Stații itinerariu** și **Vehicule**. **Atenție**: Integrarea e-Transport este **disponibilă pentru conturile Standard, Business și Premium, precum și pe durata perioadei promoționale**. După expirarea perioadei, integrarea va deveni inactivă dacă optezi pentru un abonament Free sau Basic. ### Cum activezi integrarea automată cu e-Transport Source: https://factureaza.ro/ajutor/integrare-etransport-oauth2 Cu integrarea e-Transport, notificările e-Transport sunt transmise automat din contul firmei tale de pe factureaza.ro către contul firmei tale din SPV. După validarea notificării de către ANAF, codul UIT generat va fi disponibil în contul tău de pe factureaza.ro. Odată ce ai activat integrarea, nu va mai fi necesar să te autentifici în SPV. **Atenție**: Integrarea e-Transport este **disponibilă pentru conturile Standard, Business și Premium, precum și pe durata perioadei promoționale**. După expirarea perioadei, integrarea va deveni inactivă dacă optezi pentru un abonament Free sau Basic. #### Urmează pașii **Click pe numele tău de utilizator** din dreapta sus și apoi click pe **Setări e-Transport**. ##### Dacă ai certificat digital înrolat în SPV Introdu token-ul în calculator sau, dacă ai token virtual, deschide aplicația aferentă certificatului. Cel mai probabil, va trebui să știi parola certificatului digital. Apoi, din contul tău pe factureaza.ro, **dă click pe butonul din stânga**. Se va iniția o procedura de autorizare in browser, care necesită prezența certificatului digital și a token-ului pentru generarea unei chei de confirmare. **Dă click pe OK**. Asta e tot. ##### Dacă are contabilul certificat digital înrolat în SPV pentru firma ta Dacă nu ai tu certificat digital, dar are contabilul, atunci, din meniul **Setări e-Transport**, dă click pe **butonul din dreapta**. Se va genera un link. **Copiază link-ul (copy, paste) și trimite-i-l contabilului pe email**. Contabilul va introduce token-ul în calculator sau, dacă are token virtual, va deschide aplicația aferentă certificatului. Va da apoi click pe link-ul primit de la tine. **Și, la final, click pe ok**. Dacă tu sau contabilul ați urmat pașii cu succes și integrarea este activă, atunci când te vei întoarce la meniul **Setări e-Transport**, vei vedea variile opțiuni de configurare. ##### Eroare de tip access denied? Dacă ai urmat pașii, dar primești **eroare de tipul acces denied**, recomandăm folosirea modului incognito al browser-ului (sau poți încerca prin Firefox). Un alt motiv pentru eroarea de tip acces denied poate să țină de faptul că ai înrolat recent certificatul digital în SPV și ANAF nu a procesat încă cererea. Reia integrarea după câteva ore. Acum că ai activat integrarea automată cu e-Transport pe factureaza.ro, poți trece la pasul următor și anume, [generarea și transmiterea notificării e-Transport în vederea obținerii codului UIT](https://factureaza.ro/ajutor/transmitere-notificare-etransport-in-spatiul-privat-virtual).